Paragraphe 2 : Recommandations
Pour remédier aux différentes insuffisances
relevées au cours de nos travaux de commissariat aux comptes ;
insuffisances relatives aux
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procédures d'acquisition et de comptabilisations des
biens durables (immobilisations), nous faisons les recommandations suivantes
:
w' Rédiger et diffuser un code de déontologie
à l'ensemble des agents intervenant dans le processus achat ;
w' Etablir une cartographie des risques pour visualiser les
zones à risque élevé, de celles à risque moyen ou
faible ;
w' Demander aux fournisseurs incontournables d'adresser une
demande d'agrément qui leur permettra d'avoir leur nom sur la liste des
fournisseurs agrées ;
w' De bien renseigner la fiche de demande de besoin et le bon
de commande ;
w' D'éviter d'éparpiller les justificatifs des
achats ;
w' De codifier les immobilisations ;
w' De bien calculer le coût d'acquisition des
immobilisations en intégrant tous les coûts relatifs à
l'acquisition du bien ;
La charte de déontologie de la fonction
achat
Les pratiques de corruption étant le plus souvent
observées lors des achats, il est important qu'une charte
déontologique de la fonction achat soit élaborée,
validée puis diffusée auprès du personnel intervenant dans
ledit processus. Tout au long de celui-ci, la charte déontologique de la
fonction achat, destinée aux chargés d'achat, doit décrire
les attitudes et comportements de ces derniers dans l'accomplissement de leur
fonction. Elle définit :
Les règles de comportement à respecter lors de
tout contact avec les fournisseurs,
L'interdiction de rétribution de tierces personnes,
Les règles à suivre au sujet des pratiques
concurrentielles.
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La cartographie des risques
Pour bien maitriser le fonctionnement du processus achat, la
société X doit élaborer un
mécanisme de gestion des risques applicable à cette tâche.
Il s'agit d'identifier les risques susceptibles d'avoir un impact sur la
réalisation des opérations d'achat, les hiérarchiser en
fonction de leur gravité et de leur probabilité de survenance
(« fort » ; «moyen» ;« faible »). Ensuite les
responsables intervenant dans le processus achat doivent procéder
à leur analyse qui consiste à évaluer la
probabilité de survenance et les effets possibles des risques
identifiés.
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