Memoire Online - Mise en place du manuel de procédures comptables d'une entreprise commerciale. Cas de MCN

INTRODUCTION.....................................................................................................4

PARTIE 1 : CADRE CONCEPTUEL ET ORGANISATIONNEL................................................8

CHAPITRE 1 : CADRE CONCEPTUEL................................................................................9

SECTION 1 : L'ORGANISATION COMPTABLE AU REGARD DU DROIT OHAD .......................9

SECTION 2 : LE MANUEL DE PROCEDURE.......................................................................20

CHAPITRE 2 : CADRE ORGANISATIONNEL.....................................................................27

SECTION 1 : LE GROUPE YESHI GROUP...........................................................................27

SECTION 2 : MONDIAL CYCLES NOUVELLE (MCN)..........................................................30

PARTIE 2 :PROPOSITION D'UN MANUEL DE PROCEDURES .................................................41

CHAPITRE 1 :ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURE ............................................41

CHAPITRE2 : MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES DE MCN...................................43

CONCLUSION GENERALE..........................................................................................81

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION

I- CONTEXTE GENERALE

L'environnement économique actuel est caractérisé par une instabilité évolutive des moyens de productions et du comportement des ménages dans la consommation. Cette instabilité est renforcée par les phénomènes de la mondialisation et de l'intégration économique qui en éliminant les barrières géographiques et créant des zones d'union économique et monétaire, accroissent le niveau de la concurrence partout dans le monde. Pour être compétitive, toute entreprise se doit d'être performante, c'est-à-dire meilleure que ses concurrents tant sur le plan stratégique que dans son organisation.

La notion de performance fait appel inéluctablement à la notion de contrôle qui ne peut s'exercer que sur un minimum d'organisation. Ainsi naît la nécessité pour chaque entreprise de mettre en place des procédures efficaces et efficientes surtout au niveau de l'information comptable qui constitue la matière première essentielle du contrôle de la performance.

II- PROBLEMATIQUE

Sous l'influence de l'évolution technologique et démographique, l'environnement économique a subi plusieurs métamorphoses à tel point que certaines lois et théories énoncées par d'éminents économistes se sont révélées caduques.

En effet, à l'époque, on ne dénombrait que quelques entreprises de petite taille au sein desquelles un opérateur pouvait exécuter plusieurs tâches stratégiques voir même gérer tout un département. En ce 21^ieme, on en dénombre plusieurs de grande taille en perpétuelle relation de concurrence amplifiée par la présence d'une grande population de consommateurs qui dicte des besoins auxquels doivent s'adapter les entreprises au jour le jour.

Ainsi, l'entreprise, en plus de la veille de l'information qu'elle doit assurer, se doit également de se donner les moyens du traitement rapide, efficace et efficient de l'information entrant dans le circuit de son système d'information et de communication interne. D'où la nécessité de la mise en place d'une documentation adéquate retraçant les différentes étapes de traitement de toutes les informations en général et singulièrement de l'information de base de la comptabilité à travers un manuel des procédures.

Certes les entreprises tiennent une organisation comptable selon le type d'entreprise et selon les objectifs que l'entreprise s'est fixé pour atteindre les résultats favorables à l'épanouissement de ses affaires ; mais il est à déplorer que dans la majeure partie des cas, les observations ou constatations ont démontré le ou les insuffisances dans les procédures mises en place de ces entreprises.

Etant donné l'intérêt que suscite ce sujet, il est nécessaire de mieux l'étudier. Nous nous proposons donc de répondre aux questions suivantes : qu'est-ce qu'un manuel de procédure comptable ? Quelle la nécessité de la mise en place d'un manuel de procédures opérationnelles et comptables au sein d'une entreprise au regard du droit comptable OHADA ? Quels sont les risques liés à l'absence d'un manuel de procédure comptable dans la gestion de l'entreprise ? Quelle est le fonctionnement actuel de la comptabilité de MCN ? Et enfin Quelles sont les améliorations à apporter ?

III- OBJECTIFS DE L'ETUDE

L'existence d'un manuel des procédures dans une entreprise est le premier signe extérieur d'une gestion saine et efficace. La rédaction de ce manuel, obéit à un objectif général dont découle des objectifs spécifiques :

Mise en place d'un outil d'orientation et d'appui au contrôle interne et externe.

En effet, l'existence de procédures formalisées évite pour les opérations de même nature de subir des traitements différents suivant les agents ou même quelque fois pour un même agent.

L'agent ne perdra plus son temps inutilement à la recherche du type de traitement à effectuer sur une opération donnée.

La fiabilité des informations produites naît du fait que la subjectivité de l'agent est délimitée par le cadre défini par le manuel.

En entreprise, aucune ressource humaine ne doit être indispensable. Ceci est très difficile dans un environnement ou chaque agent défini le mode de traitement des opérations dont il a la charge.

IV- HYPOTHESES DE RECHERCHE

Les procédures comptables ou leur mise en place, pose problème du fait souvent de l'ignorance, de l'inobservance des exigences de lois comptables, de la volonté malveillante des dirigeants qui confondent le patrimoine social à leur patrimoine privé ou encore du fait des faits pourtant infractionnels : abus des biens sociaux, fraude fiscale, présentation d'un faux bilan, distribution de dividendes fictifs et bien d'autres usages frauduleux des états financiers.

Toutes ces faiblesses susmentionnées, s'érigent en une véritable problématique à laquelle nous proposons des hypothèses reprises dans les développements qui suivent :

Les procédures comptables mises en places à M C N, ne sont pas conformes aux actes uniformes relatifs au droit comptable OHADA et ne répondent pas aux exigences édictées par ce dernier, telle : la régularité et la sincérité des comptes produites par l'entreprise.

H1 : le manuel des procédures favorise un traitement efficace et efficient des opérations.

H2 : le manuel des procédures désamorce les conflits de leadership et améliore la communication au sein de l'organisation.

V- INTERET DE L'ETUDE

La réalisation de cette étude est motivée d'abord, par notre volonté d'apporter notre modeste contribution à l'amélioration de la gestion de M C N, ensuite produire un outil d'organisations à toute autre structure en phase de mise en place d'une organisation et enfin contribuer à la vulgarisation des normes comptables OHADA.

L'analyse de la performance d'une entreprise est toujours basée sur ses extrants « out put ». A partir d'un ensemble de tableaux, l'on détermine des valeurs, des ratios qui sont sensés donnés des indices fiables et de bonne sources de décisions stratégiques. Cependant l'on oublie très souvent le cadre d'exécution de ces décisions. Lequel cadre devrait aussi constituer un domaine pertinent de l'analyse de la performance des entreprises.

VI- METHODOLOGIE

Dans le cadre de notre stage de soutenance du B T S, nous avons assisté à la phase finale de l'élaboration du manuel des procédures administratives et comptables du groupe écoles d'ingénieurs AGITEL FORMATION. Cette expérience a suscitée en nous un intérêt particulier pour l'organisation au sein des entreprises. Ainsi, dès notre arrivée à M C N, nous nous sommes attelés à côtoyer toutes les personnes dont les fonctions sont liées à la comptabilité. Ce qui fut pour nous une collecte verbale d'information pour notre étude. Ensuite, nous nous sommes inscrits dans une logique de recherche documentaire en consultant des livres d'éminents auteurs tels que BERNARD DANSOU GOVOEI et aussi sur internet. Finalement nous avons élaboré un questionnaire afin de confirmer notre collecte verbale d'information ; procéder à une série d'entretient avec des professionnels exerçant dans le domaine de la comptabilité puis à l'analyse et au traitement des informations collectées.

VII- ANNONCE DU PLAN

Le développement de ce thème, sera structuré en deux parties : la première présentera le cadre conceptuel de l'étude tandis que la deuxième statuera sur la présentation et l'évaluation du manuel de procédure comptable de MCN. Aussi cette dernière partie nous permettra telle de faire des critiques et des propositions en vu de l'amélioration du fonctionnement de MCN.

PARTIE 1 : CADRE CONCEPTUEL ET ORGANISATIONNEL

CHAPITRE 1 : CADRE CONCEPTUEL

SECTION 1 : L'ORGANISATION COMPTABLE AU REGARD DU DROIT OHADA

I- DEFINITIONS

I-1- ORGANISATION

Le concept « organisation » revêt plusieurs sens selon le contexte dans lequel il est utilisé :

· l'organisation d'une entreprise ou d'un service désigne la conception et la dispositionde différents éléments ou structures nécessaires à son fonctionnement ;

· le service d'organisation est un service fonctionnel de l'entreprise dont la mission estd'élaborer les méthodes de procédures relatives à l'organisation de l'entreprise, dutravail.

L'organisation est une notion pouvant désigner une entreprise ou toute communauté humainestructurée. On parle de théorie des organisations.

I-2- COMPTABLE

Comme substantif, le terme comptable désigne celui qui tient la comptabilité d'une organisation et, comme adjectif, tout ce qui est lié, qui a trait ou qui se rapporte à la comptabilité. De ce qui précède nous pouvons retenir que l'organisation comptable d'une entreprise c'est la mise en place d'une structure nécessaire au fonctionnement de la comptabilité dans cette entreprise.

I-3- L'ENTREPRISE

Dans le sens général, l'entreprise est une organisation qui se procure des moyens de production et les utilise pour l'élaboration des biens et des services destinés à être vendus à une clientèle.

On peut définir autrement une entreprise comme étant une structure économique et socialecomprenant une ou plusieurs personnes et travaillant de manière organisée pour fournir des biens ou des services à des clients dans un environnement concurrentiel ou non concurrentiel.

Etymologiquement le terme entreprise dérive de « entreprendre » dont le sens original est « prendre entre ses mains ». Il a, par la suite, pris l'acceptation actuelle de « prendre un risque, relever un défi, oser un objectif. C'est ainsi qu'on peut utiliser le mot entreprise pour des projets uniques mais d'apparence risquée ou difficile (par exemple : un grand voyage, une recherche scientifique, ...) car, il y a un effort entrepris.

I-4- MANUEL COMPTABLE DE L'ENTREPRISE

Le manuel comptable de l'entreprise décrit particulièrement l'organisation comptable de l'entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utilisés. Il comprend notamment les informations ayant trait :

· au plan des comptes, à la description des contenus des comptes et au guide des imputations comptables ;

· à la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle desinformations;

· aux livres comptables obligatoires et aux liens entre ces livres et autres documents et pièces comptables ;

· au guide de justification des comptes et des travaux d'inventaire avec des modèles derapprochement et d'état de justification pour les travaux récurrents ;

· l'organisation des travaux d'élaboration et de présentation des états financiers.

II- L'ORGANISATION COMPTABLE

II-1- LES OBLIGATIONS LEGALES DU SYSTEME COMPTABLE OHADA

Toute entreprise opérant dans l'espace OHADA, est tenue de souscrire au plan institué par le

La fiabilité de l'information comptable et financière et donc, des états financiers, est fonction du cadre dans lequel est traitée l'information de base. Ce cadre est défini par les articles 1 et15 du Système comptable OHADA.

«Toute entreprise qui entre dans le périmètre du système OHADA doit mettre en place unecomptabilité destinée à l'information externe comme à son propre usage.

A cet effet, elle classe, saisit, enregistre dans sa comptabilité toutes les opérations entraînant les mouvements de valeur qui sont traitées avec des tiers ou qui sont contractées ou effectuées dans le cadre de sa gestion interne.

Elle fournit, après traitement approprié de ces opérations, les redditions de comptes auxquels elle est assujettie légalement ou de par ses statuts ainsi que les informations nécessaires aux besoins de divers utilisateurs».

« Que l'organisation comptable doit assurer un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des informations de base, le traitement en temps opportun des données enregistrées, la mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux fixés pour leur délivrance ».

L'examen de l'article 15, ressort que le Législateur met en exergue la célérité ou larapidité (le non retard) de traitement des données comptables en respectant une certaineponctualité périodique, gage d'une régularité et d'une sincérité dans l'établissement des étatsfinanciers.

II-2- CONDITIONS IMPERATIVES DE L'ORGANISATION COMPTABLE

L'organisation comptable mise en place par l'entreprise doit respecter une somme des conditions impératives. Ces conditions sont jugées impératives parce que l'entreprise ne peut pas y déroger et sont les suivantes :

· la tenue de la comptabilité en langue officielle du pays et en unité monétaire légale (Le F CFA pour les pays membres de l'UEMOA et ceux de la CEMAC par exemple, la RD Congo ne devra pas changer sa monnaie nationale qui est le FrancCongolais. Il n'est pas d'obligation que l'Etat qui adhère à l'OHADA adopte le FrancCFA) ;

· la justification des écritures comptables par des datées, pouvant servir de preuve etportant les références de leur enregistrement en comptabilité ;

· le respect de l'enregistrement chronologique des opérations ainsi que la mise placed'une procédure destinée à garantir le caractère définitif de l'enregistrement ;

· le contrôle par inventaire de l'existence et de la valeur des biens, créances et dettesde l'entreprise ;

· le recours à un plan de comptes normalisé pour la tenue de la comptabilité : le plande comptes OHADA;

· la tenue obligatoire de livres ou autres autorisés ainsi que la mise en oeuvre deprocédures de traitement agréées, permettant d'établir des états financiers annuels ;

· la mise en place de procédures de contrôle interne et externe, le contrôle descomptes et la publicité légale des comptes.

Il est à préciser à l'article 19, que les livres et autres supports dont la tenue est obligatoire sont : le livre - journal ; le grand - livre; la balance générale des comptes ; le livre d'inventaire.

C'est un document comptable rendu obligatoire par la loi. Il est constitué d'articles, un article étant considéré comme une opération réalisée au sein de l'entreprise. L'entreprise peut procéder au regroupement au même lieu au cours d'une même journée et ce, sur la base d'une pièce justificative unique. Un article composé de :

· la référence de la pièce justificative ou de la pièce qui sous-tend l'opération (facture, chèque, pièce de caisse, avis de crédit ou de débit...).

A la fin de chaque page du journal apparaissent le total débit et le total crédit dont les montants sont égaux. Les totaux précédents sont reportés au début de la page suivante. Les comptabilités automatisées utilisent des feuilles ou grilles d'imputation tenant lieu de l'analyse comptable préalable.

Enfin, le livre - journal tenu sans blanc ni altération d'aucune sorte est côté paraphé par les autorités compétentes, c'est-à-dire que chaque page est numérotée et signée par le greffier du Tribunal de commerce sauf pour les comptabilités informatisées. Le livre - journal est conservé 10 ans après la dernière opération inscrite avec toutes les pièces justificatives correspondantes.

Le grand -livre est un document comptable regroupant l'ensemble des comptes de l'entreprise avec les différents mouvements. Il se présente sous plusieurs formes : listing pour les entreprises informatisées, bac à fiches, feuilles mobiles classées et registres à feuilles. C'est un document rendu obligatoire par la loi.

L'établissement du livre - journal et du grand - livre peut être facilité par la tenue des journaux et livres auxiliaires, ou supports en tenant lieu, en fonction de l'importance et des besoins de l'entreprise. Dans ce cas, les totaux sont périodiquement et au moins respectivement centralisés dans le livre -journal et dans le grand -journal.

Dans les entreprises qui ont recours à la technique de l'informatique pour la tenue de leur comptabilité , des documents informatiques écrits peuvent tenir lieu de journal et de livre d'inventaire ; dans ce cas ils doivent être identifiés, numérotés et datés, dès leur établissement, par des moyens légaux, offrant toute garantie de respect de la chronologie des opérations, de l'irréversibilité des entreprises et de la durabilité des enregistrements comptables.

Tous les comptes du grand -livre général sont présentés, après sommation de chacun, dans un document comptable récapitulatif appelé balance générale des comptes. Il existe des balances à plusieurs colonnes (2, 4, 6 ou plus).

Dans ce document, les comptes et leurs numéros sont présentés dans l'ordre du plan comptable OHADA (classe 1 à 8). Cependant la balance à 8 colonnes reste la plus recommandée par les professionnels.

L'article 17, alinéa 6 du droit comptable OHADA définit l'inventaire comme l'opération qui consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature, la qualité et la valeur de chacun d'eux à la date ou cette opération a lieu. Autrement, c'est un recensement exhaustif des biens (actifs) et des dettes (passif) de l'entreprise, généralement à la clôture de l'exercice

Les données d'inventaire sont regroupées dans le livre d'inventaire et distinguées selon la nature et le mode d'évaluation des éléments qu'elles représentent. Le livre d'inventaire est suffisamment détaillé pour justifier le contenu de chacun des postes du bilan.

Par ailleurs, il existe trois niveaux de présentation des états financiers avec respect des principes comptables relatifs à la présentation : le système normal, le système allégé et le système minimal de trésorerie. Nous en examinons l'essentiel dans la présente section.

III- PRESENTATION DES ETATS FINANCIERS

La présentation des états financiers visés à l'article 8, se fait selon trois systèmes: le système normal (articles 11 et 26), le système allégé (articles 11et 27) et le système minimal de trésorerie (articles 28).

III-1- SYSTEME NORMAL (confer annexes)

Sauf exception liée à la taille, toute entreprise est soumise au système normal de présentation des états financiers et de tenue des comptes : bilan, comptes de résultat, TAFIRE et état annexée.

Toutefois si le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas f CFA cent millions (100 000 000), l'entreprise peut opter pour le système allégé.

III-2- SYSTEME ALLEGE (confer annexes)

Il est facultatif et s'applique aux entreprises de taille moyenne : celles dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur ou égale à F CFA cent millions (100 000 000). Les états comprennent le bilan, le compte de résultat et l'état annexé. Tous ces trois documents sont allégés aussi bien dans la forme que dans le fond.

III-3- SYSTEME MINIMAL DE TRESORERIE

C'est un système de caractère dérogatoire aux dispositions générales. Il s'applique aux entreprises de très petite taille dont les recettes annuelles ne sont pas supérieurs à :

Ses états financiers comprennent le bilan de fin d'exercice, le compte de résultat et la variation de l'avoir net au cours de l'exercice. Tous ces documents sont très succincts.

IV- TRAITEMENT COMPTABLE DE L'INFORMATION

Le traitement comptable de l'information au sein d'une entreprise est fonction du choix opéré par l'entreprise et ses dirigeants.

Deux systèmes sont connus et ont fait leur preuve dans le temps et dans l'espace. Il s'agit du système classique et du système centralisateur.

IV-1- SYSTEME CLASSIQUE

C'est un système qui s'adapte aux entreprises de petite taille et dans lesquelles les informations à traiter ne sont pas nombreuses. Il se caractérise par :

Le schéma qui suit représente les différentes étapes du traitement comptables de ce système.

Source : Précis de comptabilité générale ; Bernard D. Govoei ; 2^èmeédition

IV-2- SYSTEME CENTRALISATEUR

C'est le système utilisé par M C N, il remédie aux limites du système classique précédemment décrit, à savoir :

· L'unité du journal ne permet d'envisager la division du travail : il n'est possible que deux personnes y travaillent en même temps ;

· L'impossibilité d'avoir une idée succincte et rapide de chaque catégorie d'opérations ou d'affaires enregistrées durant une période déterminée.

En effet dans ce système, les opérations sont triées, classées, regroupées par nature et enregistrées dans des journaux dits auxiliaires ou divisionnaires. Périodiquement, l'entreprise procède à la centralisation, c'est-à-dire au versement des écritures figurant dans les journaux auxiliaires dans un journal appelé journal général, avant le report dans le grand livre journal.

Le schéma qui suit représente les différentes étapes du traitement comptables de ce système.

Source : Précis de comptabilité générale ; Bernard D. Govoei ; 2^èmeédition

La description de ces deux systèmes de traitement, ressort la nécessité d'avoir recours à un moyen d'automatisation du traitement de l'information, à savoir l'informatisation des opérations comptables. A cet effet, le droit OHADA, afin d'obéir à son objectif d'harmonisation, a définit des balises en ce qui concerne l'utilisation de l'outil informatique.

V- LE TRAITEMENT INFORMATIQUE DES OPERATIONS COMPTABLES

L'article 22 apporte des précisions sur le traitement informatique des opérations comptables.

Lorsqu'elle repose sur un traitement informatique, l'organisation comptable doit recourir à des procédures qui permettent de satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité requise en la matière de telle sorte que:

· Les données relatives à toute opération donnant lieu à enregistrement comptable comprennent, lors de leur entrée dans le système de traitement comptable, l'indication de l'origine, du contenu et de l'imputation de ladite opération et puissent être restituées sur papier ou sous forme directement intelligible ;

· L'irréversibilité des traitements effectués interdise toute suppression, addition ou modification ultérieure à l'enregistrement ; toute donnée entrée doit faire l'objet d'une validation, afin de garantir le caractère définitif de l'enregistrement comptable correspondant ; cette procédure de validation doit être mise en oeuvre au terme de chaque période qui ne peut excéder trois mois ;

· La chronologie des opérations écarte toute possibilité d'insertion intercalaire ou d'addition ultérieure ; pour figer cette chronologie le système de traitement comptable doit prévoir une procédure périodique (dite « clôture informatique ») au moins trimestrielle et mise en oeuvre au plus tard à la fin du trimestre qui suit la fin de chaque période considérée ;

· Les enregistrements comptables d'une période clôturée soient classés dans l'ordre chronologique de la date de valeur comptable des opérations auxquelles ils se rapportent ; toutefois lorsque la date de valeur correspond à une période déjà clôturée, l'opération concernée est enregistrée au premier jour de la période non encore clôturée ; dans ce cas, la date de valeur comptable de l'opération est mentionnée distinctement ;

· La durabilité des données enregistrées offre des conditions de garanties et conservation conformes à la réglementation en vigueur. Sera notamment réputée durable toute transcription indélébile des données qui entraîne une modification irréversible du support ;

· L'organisation comptable garantisse toutes les possibilités d'un contrôle éventuel en permettant la reconstitution ou la restitution du chemin de révision et donnant droit d'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et aux procédures de traitement, en vue notamment de procéder aux testes nécessaires à l'exécution d'un tel contrôle ;

· Les états périodiques fournis par le système de traitement soient numérotés et datés. Chaque enregistrement doit s'appuyer sur une pièce justificative établie sur papier ou un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en clair de son contenu pendant les délais requis.

Chaque donnée, entrée dans le système de traitement par transmission d'un autre système de traitement, doit être appuyée d'une pièce justificative probante.

La première section de cette deuxième partie de notre étude nous apermit d'enrichir notre appréhension des notions de comptabilité et de prendre connaissance des normes légales qui régissent l'organisation opérationnelle et comptable au sein d'une entreprise.

SECTION 2 :LE MANUEL DE PROCEDURE

Le manuel des procédures constitue pour l'entreprise le concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire individuels et collectifs. , c'est le référentiel sur la base duquel est réalisé les missions de vérification et de contrôle interne, particulièrement en matière de conformité et de régularité.

I- DEFINITION

Le manuel des procédures peut être défini comme étant un référentiel à usage commun pour tous les acteurs au sein de l'entreprise:

II- OBJECTIFS

· Expliquer les modalités d'application des différentes procédures suivant les activités ou cycles de l'entreprise :

· Assurer l'uniformité des modalités d'exécution en les formalisant. Ce qui exclut les disparités dans la manière de traiter les opérations qui, en l'absence de manuel, dépendent le plus souvent :

· Sauvegarder les actifs de l'entreprise par des procédures de contrôle interne performantes.

· Favoriser l'assimilation rapide des techniques spécifiques de l'entreprise pour le personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain de temps considérable notamment lors des passations de service ou lors de la phase d'intérim pour le commissariat aux comptes ou les Audits Externes.

III- IMPORTANCE DU MANUEL DES PROCEDURES

L'importance du manuel de procédures s'appréhende en fonction du destinataire :

Le manuel des procédures est la forme la plus achevée de la normalisation et de l'uniformisation. En plus de son aspect descriptif, il intègre les points de contrôle couvrant tous les espaces de risques potentiels et offre ainsi une sécurité dans le dispositif de contrôle interne de l'entreprise.

L'utilisateur, en s'appropriant le manuel de procédures, s'affranchit des interprétations possibles sur telle ou telle procédure. Il trouve en effet dans le manuel un bréviaire, un guide pratique qu'il entretient lui-même en l'enrichissant, le cas échéant, pour l'adapter à ses besoins.

A ce niveau, l'existence d'un manuel des procédures permet une rapide et meilleure prise de connaissance du système de contrôle interne. Un manuel des procédures régulièrement mis à jour et appliqué constitue une présomption favorable de l'existence d'un dispositif de contrôle efficace et donc une garantie que les opérations ou transactions qu'elle sous-tend sont fiables.

IV- ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES

L'auditeur interne en est l'acteur principal. Il se situe à toutes les phases du processus d'élaboration et de mise en oeuvre du manuel des procédures.

IV-1- CONDITIONS D'ELABORATION

IV-2- PHASE D'ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES

Elle commence par la description par les opérationnels eux-mêmes, de la manière dont ils traitent leurs transactions. Les auditeurs internes définissent le cadre et l'architecture selon lesquels les opérationnels formalisent les opérations qu'ils traitent. Le cadre se présente sous la forme d'ateliers sectoriels (par service) regroupant tous les agents d'un même service où sont discutés les « avant-projets de procédures ».

L'auditeur ne décrit pas les procédures, son rôle se limite à mettre en évidence les zones de risques qui doivent être couverts par des points de contrôle que les opérationnels définissent eux-mêmes.

Le rôle de l'auditeur est un rôle de conseiller vis-à-vis des opérationnels.

IV-3- PHASE DE RECENSEMENT DES SUPPORTS

Parallèlement à la définition des procédures, un important travail de recensement, d'identification et de codification des supports doit être entrepris par les opérationnels avec l'aide des auditeurs.

Cette phase importante a pour objet d'éliminer les redondances et double-emploi de supports de manière à rationaliser leur utilisation.

IV-4- SYNTHESE ET VALIDATION DES AVANT-PROJETS DISCUTES EN ATELIERS

Chaque service envoie, après discussion en atelier, son avant- projet à l'Audit Interne qui centralise tous les avant-projets. L'Audit Interne s'assure à ce niveau du respect de l'architecture déjà définie (cycle, procédures, sous-procédures, opérations), mais aussi de l'exhaustivité des supports énoncés dans la narration faite par les opérationnels.

Une réunion de synthèse regroupant l'ensemble des services opérationnels est convoquée à l'initiative de l'Audit pour l'examen des avant-projets. L'avantage est une mise à niveau des opérationnels qui, de ce fait, vont prendre connaissance de l'ensemble des procédures de l'entreprise. Ils acquièrent également une polyvalence ce qui peut leur être utile au cas où ils seraient affectés à un autre service opérationnel.

IV-5- LA REDACTION ET LA MISE EN FORME DU MANUEL

La rédaction du document de synthèse qui sera le projet de manuel des procédures est souvent confiée à un comité de rédaction composé des opérationnels et de l'Audit Interne.

La mise en forme est du ressort exclusif de l'Audit Interne, mais compte tenu de la dimension esthétique qu'elle renferme, cette tâche peut être sous-traitée à des cabinets d'étude externes qui disposent souvent de logiciels performants. Ce qui peut constituer un gain de temps pour l'audit.

Une fois rédigé et mis en forme, le manuel est approuvé par la Direction Générale.

IV-6- LA VULGARISATION ET LA MISE EN OEUVRE DU MANUEL DES PROCEDURES

Cette phase est la plus importante dans l'utilisation du manuel des procédures.

En effet, il ne suffit pas d'élaborer un manuel des procédures, fut-il le plus adapté, il faut le diffuser à grande échelle pour assurer sa mise en oeuvre correcte dans tous les services.

Une fois le manuel des procédures en sa possession, le responsable doit en accuser réception officiellement et procéder à une diffusion très large au sein du service.Pour ce faire, il doit lui-même animer des séminaires internes de formation des exécutants sur la mise en oeuvre effective des procédures qu'ils sont chargés d'appliquer.Dans la phase de diffusion et de mise en oeuvre des procédures, l'Audit Interne peut être sollicité pour l'animation des séminaires internes de formation (rôle d'assistance et de consultance interne).

V- L'EVALUATION DES PROCEDURES ET LES PROCEDURES DE MISE A JOUR

L'évaluation des procédures est du ressort exclusif de l'Audit Interne. L'auditeur interne, dans ses missions, s'assure notamment que :

· les procédures sont efficaces et répondent aux objectifs de contrôle interne qui sont :

- le respect des lois, des règlements en vigueur et les directives de la Direction Générale.

Si les procédures comportent des points faibles, l'auditeur les relève et propose des solutions dans ses recommandations. Ces dernières sont discutées avec les opérationnels.

Si les recommandations sont approuvées par la Direction Générale, elles aboutissent à une mise à jour du manuel.

Les procédures ne sont pas statiques, elles sont dynamiques et doivent toujours s'adapter à l'organisation mise en place et aux besoins évolutifs de l'entreprise. C'est pourquoi, il est prévu une procédure spéciale de mise à jour :

La cellule d'Audit Interne sur l'initiative d'un auditeur ou sur proposition d'un agent extérieur à l'unité concernée.

En préparant une note explicative claire et une note de procédure conforme au style du manuel.

Nous ne saurions parler du manuel des procédures, sans évoquer le contrôle interne qui est mis en oeuvre par son biais et soutenue par l'Organigramme, les Fiches de poste et la Séparation des fonctions.

VI- LE CONTROLE INTERNE

« Le contrôle interne est un processus mis en oeuvre par le conseil d'administration, les dirigeants et le personnel d'une organisation, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants : la réalisation et l'optimisation des opérations;la fiabilité des informations financières; et la conformité aux lois et aux réglementations en vigueur. » (COOPERS&LYBRAND 2000 : 24)

VI-1 OBJECTIFS

Construire et conserver une image favorable au sein du secteur et auprès des parties prenantes, présenter des états financiers fiables aux partenaires, et agir en conformité avec les lois et règlements.

VI-2 LES PRINCIPES

Pour que le contrôle soit satisfaisant, il est nécessaire de mettre en place une organisation répondant à des caractéristiques propres à l'entité et aux exigences de son environnement. Cette organisation doit être préalable, adaptée et adaptable, vérifiable, formalisée (organigramme clair, fiches de postes) et doit comporter une séparation des fonctions.

Le contrôle interne est inhérent à la structure de l'entité. Pour être particulièrement efficaces, les procédures de contrôle interne doivent être intégrées (et non rajoutées) à l'infrastructure et faire partie de la culture de l'entité. Le contrôle interne ne constitue pas un surcroît. Ce principe est lié à celui de l'autocontrôle qui est mis en oeuvre par des recoupements, des contrôles réciproques ou des moyens techniques appropriés.

Il concerne le champ d'action du contrôle interne. Le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l'entité, en tout temps et en tout lieu (pas d'exclusion, pas de privilège, pas de domaine réservé).

Ce principe implique que les objectifs de contrôle interne sont à atteindre indépendamment des méthodes, procédés et moyens de l'entreprise.

La qualité de l'information fait partie des objectifs de contrôle interne. Ce principe commande que la direction dispose d'un système d'information adéquat lui permettant de piloter convenablement l'entité.

C'est l'adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l'entité et de son environnement. Les procédures doivent être adaptées à l'entité et non à l'Homme, les Hommes passent, mais les fonctions restent.

Ce principe préconise la planification et approche volontariste du changement plutôt que déterministe.

La culture de l'entité doit être basée sur la Compétence et la bonne moralité.

CHAPITRE 2 : CADRE ORGANISATIONNEL

SECTION 1 : LE GROUPE YESHI GROUP

I-1- HISTORIQUES

Créé en 1979 à Abidjan, YESHI GROUP, est composé d'une quinzaine de sociétés autonomes essentiellement impliquées dans la vente au détail, la distribution, l'import-export, la fabrication des deux roues et des pièces détachées, l'étude en design industriel et une centrale d'achat basée à SHANGAI.

Présente dans 10 pays, les 15 sociétés ont chacune pour mission première, la satisfaction de leurs clientèles respectives en leur proposant une panoplie de fournitures et de services adaptés à leurs besoins et à leur pouvoir d'achat.

Le groupe détient une gamme variée de plus de 15 000 articles et emploie× plus de 1 500 personnes réparties entre ses différentes sociétés. Il a connu sa véritable expansion avec MONDIAL CYCLES NOUVELLE, le cadre de notre étude et qui est une société essentiellement orientée sur la vente, la distribution des véhicules à deux roues et sur l'importation de produits agricoles destinés au marché ouest africain.

I-2- LES MISSIONS

Les missions de YECHI GROUP, sont étroitement liées aux objectifs de ses différents composants. Il s'agit de :

· Fournir aux différentes structures les moyens et les produits nécessaires pour la réalisation des projets ;

· Mettre en place des politiques pour la détermination et le suivi des objectifs au sein du groupe ;

· S'assurer de la satisfaction des clients tant au niveau de la qualité qu'au niveau de l'appui technique et du service après ventes ;

· Assurer la veille de l'information pour faire face aux nouveaux marchés en offrant des gammes complètes de produits répondant aux besoins des ménages.

II- ACTIVITES

Ses activités sont confinées dans une multitude d'objectifs adaptés aux environnements multiculturels tout en respectant une logique de contribution à l'amélioration des conditions de vies des populations du tiers monde à travers la vulgarisation des moyens de transport. Ainsi il se présente comme un pool de fabrication et de distributions diversifiées :

III- LES SOCIETES

· MONDIALCYCLESNOUVELLE
Distributeur et détaillant des deux-roues, de diverses marchandises et d'outillage en Afrique de l'Ouest.

· MONDIAL MOPED MAROC INDUSTRY
Mondial MopedMaroco Industry est l'un des principaux fabricants de deux roues motorisés sur le marché de l'Afrique du Nord et de l'Afrique Sub-saharienne.

· RIMCO
Distributeur de pneus et batteries ainsi que d'autres services spécifiques à l'automobile en Côte d'Ivoire.

· BERNABÉ ALLIANCE
Spécialiste des fournitures industrielles, techniques, des aciers, des matériaux de construction, de l'outillage.

· UNIVERSELLE INDUSTRIE
Production de tôles, fer à béton, pointes, brouettes et de l'assemblage des vélos.

· SCIYOHANNES
Développement et administration des biens immobiliers dans le monde entier.

SECTION 2 : MONDIAL CYCLES NOUVELLE (MCN)

Autrefois considéré comme secteur informel, le secteur des deux roues et de l'outillage, se présente aujourd'hui comme un secteur de pointe. Et MCN a le mérite d'avoir révolutionné cette industrie en offrant une grande sélection de produits à ses clients.

Dans ce chapitre, nous commencerons par la présentation de l'historique de MCN, de son évolution et sa situation géographique. Ensuite nous procéderons à la description de ses activités et de son environnement socio-économique pour enfin déboucher sur son organisation structurelle afin d'élaborer un organigramme de synthèse.

I- HISTORIQUE, EVOLUTION ET SITUATION GEOGRAPHIQUE

I-1- HISTORIQUE, EVOLUTION

La société Mondial Cycles Nouvelles a été fondée en 1979 à Abidjan (Côte d'Ivoire). Dans le chapitre précédent, nous avons relevé que MCN était et demeure depuis sa création l'un des leviers stratégiques de l'expansion de YESHI GROUP. Cette place, elle la doit à une stratégie d'implantation efficace et à une diversification du contenu de ses entrepôts qui s'évalue à plus de 6 000 articles allant des vélos aux mobylettes en passant par les motos et les pièces détachées.

Bien qu'ayant des antennes de distribution dans 5 pays voisins, MCN opère exclusivement en Côte d'Ivoire. Ainsi sa capacité de distribution, sa disponibilité et sa présence sur les marchés restent les points forts et les attributs qui consolident sa place au sein de YESHI GROUP.

I-2- SITUATION GEOGRAPHIQUE

Le siège social de Mondial Cycle Nouvelle est situé, au : 9 rue du canal dans la zone industrielle 3 de Treichville. Sur ce site, sont aussi installés la Direction Générale, la Direction Administrative et Financière et l'entrepôt principal des stocks de marchandises.

Pour mieux vendre ses produits sur le territoire national, M C N, dispose de 15 succursales de distribution disséminées à travers le pays. Elles sont confinées dans le tableau suivant :

II- ACTIVITES ET ENVIRONNEMENT DE M C N

II-1- ACTIVITES

Bien que M C N soit reconnu principalement dans le secteur de la distribution des deux roues, elle commercialise plusieurs produits et marques spéciales comme les tôles alu zinc ondulées. Elle est également fournisseur de marchandises divers telles que les articles agricoles et de quincaillerie. Ses centres de distribution sont concentrés autour des villages, des villes et cités agricoles de même qu'à proximité des frontières des pays limitrophes. Par ailleurs, M C N participe aux efforts de distribution avec d'autres sociétés du groupe.

II-2- L'ENVIRONNEMENT DE M C N

L'environnement d'une entreprise, peut être définit comme l'ensemble des éléments qui influencent de façon direct ou indirect l'activité de celle-ci.

Celui de M C N, est composé de l'Etat, les institutions financières, ses clients, ses fournisseurs de marchandises (locaux et étrangers) et les organismes sociaux.

II-2-1- L'ETAT

II-2-2- LES INSTITUTIONS FINANCIERES

M C N entretient des relations avec des institutions financières pour assurer la sécurité de ses fonds et faciliter ses transactions avec ses partenaires. Ces institutions financières sont exclusivement des banques. M C N possède un premier compte à la SGBCI et le second à la BIAO CI. Elle y trouve des fonds pour le financement de son activité et effectue des placements sûrs, liquides et rentables pour ses excédents de trésorerie.

II-2-3- LES CLIENTS

La clientèle de M C N est constituée de personnes morales et surtout de particuliers et sont essentiellement de nationalité ivoirienne. Au niveau national, de source interne, nous pouvons dire qu'elle occupe plus de 40% du marché. Cependant elle approvisionne souvent certains pays voisins par biais de ses antennes de distribution étrangères.

II-2-4- LES FOURNISSEURS

Etant une entreprise commerciale exportatrice, les fournisseurs occupent une place capitale dans l'activité de M C N, les principaux fournisseurs sont confinés dans le tableau qui suit :

II-2-5- LES ORGANISMES SOCIAUX

La Caisse National de Prévoyance Social (C N P S) est le principal partenaire comme organisme sociale des entreprises privées en COTE D'IVOIRE. M C N contribue pour la retraite de ses employés en reversant mensuellement les cotisations sociales.

La partie suivante sera consacrée à la présentation de l'organisation structurelle de M C N. Cette organisation lui assure une bonne maitrise de ses activités et lui permet de saisir pleinement les opportunités qui s'offrent à elle pour l'atteinte de ses objectifs.

III- ORGANISATION STRUCTURELLE DE M.C.N.

La structure est l'ossature formelle sur laquelle repose l'ensemble des activités d'une organisation. L'organisation structurelle de M.C.N. est perceptible à travers son organigramme qui présente schématiquement les liens hiérarchiques et les niveaux de responsabilités des postes.

Cette organisation est un excellent moyen d'information qui met en relief les tâches et fonctions à remplir par les différents services et les responsabilités de chacun dans l'entreprise.

L'organe de fonctionnement est l'Assemblée Générale des actionnaires. Ces derniers apportent les capitaux nécessaires au fonctionnement de l'Entreprise et reçoivent en retour des pouvoirs décisionnels. L'organe de gestion constitue le groupe des dirigeants de l'Entreprise.

Il s'agira dans cette partie, d'une description de son organe de fonctionnement et de ses organes de gestion.

III-1- L'ORGANE DE FONCTIONNEMENT

L'organe suprême de la Société, l'Assemblée Générale des Actionnaires (A.G.A) se réunit une fois par an en Assemblée Générale Ordinaire (A.G.O.), pour l'adoption des décisions relatives au fonctionnement de la Société. Et de façon circonstancielle en Assemblée Générale Extraordinaire (A.G.E.) pour les décisions liées aux modifications de statuts, à l'augmentation du Capital, le changement de Nationalité de la Société,......etc.

III-2- LES ORGANES DE GESTION

Ces organes sont liés par des liens hiérarchiques à trois niveaux : (confer annexes)

La Direction Générale de M.C.N. est basée à Abidjan et a pour mission principale, de coordonner et de superviser l'ensemble des activités de la Société, plus précisément son organisation et de son développement.

Le D.G. fixe les objectifs généraux de l'entreprise et les axes de développement. Les missions, ce dernier les remplit avec la collaboration de son Assistante de Direction.

L'assistante de Direction assure la communication entre le Directeur Général, les autres services et l'extérieur. En plus elle s'occupe de :

- la gestion des programmes d'activité du Directeur Général : réunion, prise de rendez-vous.

- L'organisation et la participation aux réunions ainsi que la rédaction des comptes rendus.

Ce service, placé sous la responsabilité du responsable des Ressources Humaine s'occupe de la Gestion des effectifs de l'Entreprise à savoir :

- La gestion des dossiers du personnel (état civil, diplômes, carrières....) ;

- La relation avec l'inspection du travail, la Caisse de Prévoyance Sociale (C.N.P.S.).

Ce service est chargé de l'approvisionnement (importation ; achat local)en marchandises et du suivi des stocks. Il se compose des sections suivantes :

Elle a pour mission d'assurer la disponibilité des marchandises afin d'assurer la continuité de l'exploitation. Cette section s'occupe également de l'inventaire et de la valorisation des stocks en fin de mois.

Elle s'occupe de la rédaction des lettres d'accompagnement des commandes ainsi que de leur suivi.

Quant à elle, elle s'assure de la bonne réalisation des formalités d'importation et d'exportation de M C N (facture fournisseurs ; certificat d'origine ;...etc.).

Réceptionne et vérifie les marchandises, établit le bon d'entrée et le transmet à la section ordonnancement qui vérifie la conformité de la livraison par rapport à la commande.

III-2-3- LE SERVICE EXPLOITATION

Considéré comme étant le `'moteur'' de la Société Mondial Cycles Nouvelles (M.C.N.), il est chargé de coordonner et superviser l'activité des Magasins de distributions sur toutes l'étendu du territoire National et des antennes de distribution situées dans les pays voisins.

III-2-4- LE SERVICE INFORMATIQUE

La présence d'un service informatique est très importante en cette ère des Technologies de l'information et de la communication (TIC).Celui de Mondial Cycles Nouvelles a pour mission :

- L'entretien et la maintenance du parc informatique et aussi l'entretien auprès des utilisateurs de l'outil informatique afin d'assurer une utilisation optimale des différents logiciels.

III-2-5- LE SERVICE COMPTABILITE

Il a pour feuille de route, la gestion permanente des comptes de la Société. Pour ce faire, les tâches sont organisées comme suite :

L'enregistrement courant des opérations sur la base des pièces justificatifs (factures, pièces de banque, pièces de caisse et autres .....) ;

L'établissement des états de rapprochement bancaire, la détermination de la TVA à payer, la préparation des règlements, l'arrêt et la vérification de la caisse ;

Etablissement du bilan, du compte de résultat, du TAFIRE et des états annexés, ainsi que l'inventaire des stocks et des immobilisations.

L'organigramme du service comptabilité de MCN présente trois niveaux hiérarchiques.

Le directeur financier
Le directeur financiersupervise les services qui assurent l'ensemble des fonctions financière, comptable, trésorerie et administrative de l'entreprise, parfois l'informatique et formule des propositions sur les stratégies à suivre.

-Il établir les propositions de plan à moyen terme de financement des investissements ;

-Définit les conditions de gestion administrative et met en place les tableaux de bord à partir des stratégies de l'entreprise et des informations comptables ;

- Assure les relations avec les banques et la négociation des lignes de découverts, des emprunts, et des placements ;Supervise la comptabilité générale et analytique et veille aux échéances ;

-Négocie avec les partenaires extérieurs pour le compte de la direction (clients ; fournisseurs ; administrations ; expert-comptable...).

- Etablissement du plan comptable de l'entreprise conformément aux normes comptables et son actualisation au fur et à mesure des besoins de l'entreprise.

- Supervision de l'imputation comptable conformément au plan comptable général de l'entreprise.

- Etablissement des situations comptables périodiques, y compris les états de synthèse.

- Etablissement et supervision des documents fiscaux et contrôle du respect des dates de dépôt de ces documents.

- Gestion des dossiers de crédit et contrôle du respect des conditions bancaires convenues avec les organismes financiers.

- Liaison permanente et étroite avec les autres départements de l'entreprise pour la miseen place d'une procédure permettant une meilleure information comptable.

- Tenue à jours des soldes clients en vue d'un meilleur recouvrement des créances.

- Apporter assistance et conseil aux responsables de départements pour les problèmes depaies, facturation....

- Etablir et maintenir des relations internes et externes permettant l'échange d'informations comptables.

- Assumer la responsabilité de l'archivage des documents comptables et financiers.

- Contrôle des factures d'achats en les confrontant avec les documents internes et externes de l'entreprise (bons de commande, bons de livraisons, bon de réception...)

- Passation des écritures dans les journaux centralisateurs après que le chef comptable ait approuvé la conformité de la pièce à comptabiliser.

- Classement des documents se rapportant aux fournisseurs (factures, avoirs, bons de commandes, bons de livraisons, bons de réception, bons de retours, relevés et balances fournisseurs).

- Etablissement des déclarations fiscales et sociales et respect des échéances.

- Il contrôle les factures de ventes en les confrontant avec les bons de commandes et les conditions contractuelles.

- Contrôle des factures d'avoirs et des remises, rabais et ristournes en conformité de l'accord obligatoire de la direction générale.

- Classement des documents se rapportant aux clients (factures, avoirs, bons de commandes, relevés et balances clients)

- Etablissement des déclarations fiscales et sociales et respect des échéances.

CONCLUSION PARTIELLE

Au terme de cette première partie, consacrée à une approche conceptuel et organisationnelle de notre étude, nous avons pu développerune appréhension claire des concepts fondamentaux liés à la comptabilité et au manuel de procédures. Assi avons-nous présenter l'environnement dans lequel nous avons mené cette étude. La seconde partie sera consacrée à une phase plus pratique qui nous permettra de transposer le traitement des opérations débouchant sur une écriture comptable sous forme de procédures pouvant servir de base au contrôle interne.

PARTIE2 : PROPOSITION D'UN MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES

CHAPITRE 1 : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURE

Jusqu' à ce jour aucune procédure formelle n'avait été instaurée, même si MCN arrivait à gérer convenablement ses actifs et supporter ses charges d'exploitation et les autres charges. Ce manuel est la formalisation des procédures de gestion mises en place. Il est un arbitrage entre l'efficacité et la sécurité. Comme outil de gestion, il ne saurait remplacer l'intelligence humaine mais stimule cette intelligence. Les utilisateurs du manuel à tous les niveaux doivent donc constamment avoir à l'esprit, qu'ils doivent se servir du manuel pour mieux servir l'entreprise.

I- OBJECTIF DU MANUEL

Le présent manuel formalise les principales procédures de gestion comptable de MCN. Il a pour objectifs :

Fournir un cadre formel d'exécution des opérations comptables ;Décrire l'organisation comptable ; Décrire les procédures d'exécution dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace ;Définir les responsabilités des intervenants à chaque étape du circuit des documents ;Améliorer la productivité du personnel impliqué dans la gestion comptable.

II- LE RECUEIL DES INFORMATIONS

La mise en place de procédures, implique un recueil maximum d'informations, c'est-à-dire acquérir une connaissance impartiale et approfondie de l'organisation de l'entreprise. Pour cela, il nous faut faire en sorte de ne rien oublier, ni négliger et éviter de déformer la réalité par nos propres interprétations. Il s'agira pour nous de répondre aux questions suivantes :

III- CHAMP D'ACTION

Par procédures comptable, il faut comprendre, tout traitement d'information qui aboutit à l'enregistrement d'une écriture en comptabilité générale.

IV- TECHNIQUES DE DESCRIPTION

Le manuel est articulé en volets et chaque volet représente un cycle d'exploitation dont la description est clairement établit selon le questionnaire susmentionné. Il est facile à mettre à jour. Chaque volet est classé à l'intérieur d'un classeur à feuillets mobiles, afin que puisse êtres insérées les modifications à venir et que les pages résiliées soient portées dans une annexe prévue à ce effet. La numérotation des pages est faite que les éventuelles insertions ne modifient pas la codification d'ensemble.

CHAPITRE 2 : MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLESDE MCN

Dans cette section, les procédures suivantes seront respectivement développées :

c-ach 01

FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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I- PROCEDURES D'ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

REDACTEUR

VERIFICATEUR

APPROBATEUR

Chef comptable

Directeur Financier

Directeur General

..................

...............

.............................

Date

Visa

Date

Visa

Date

Visa

LISTE DE DIFUSION

N° d'exemplaire

Fonction du destinataire

01-original

Directeur General

02-

Directeur Financier

03-

Chef comptable

1. Objet :

2. Documents de référence :

3. Abréviations :

DIADemande interne d'achatRSGResponsable des services générauxBCBon de commandeBRBon de réceptionBLBon de livraison

4. Responsable et autorités :

5. DEROULEMENT

La réalisation de ce type d'achat, incombe au responsable des services généraux(RSG). Elle est l'aboutissement d'une série d'étapes : l'expression du besoin, la sélection des fournisseurs, le lancement de la commande, la réception de la marchandise, la réception de la facture, la comptabilisation et le règlement des factures.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

5.1- L'EXPRESSION DU BESOIN

L'expression du besoin est matérialisé par une demande interne d'achat (DIA), à l'initiative de tout agent ayant constaté le besoin quelque soit son service. Ce dernier remplit la DIA qui doit ensuite être visée par le responsable de son service avant sa transmission au RSG.

La Demande interne d'Achat porte les informations suivantes :

N° de la demande

Date d'émission

Nature et description du bien demandé

Délai de livraison proposé par le service demandeur

Coût unitaire et coût total (à renseigner par le RSG ).

Par ailleurs le RSG, après avoir constaté le faible niveau d'un stock d'article fréquemment utilisé, peut enclencher la procédure en passant directement à la sélection des fournisseurs.

5.2- LA SELECTION DES FOURNISSEURS

A la réception de la DIA visée par le responsable du service concerné, le RSG se réfère à la base de données fournisseurs composée d'une dizaine d'entreprise. Après réception et analyse des FACTURES PRO FORMA le fournisseur le mieux disant sera sélectionné après une consultation restreinte avec le RSG.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

5.3- LE LANCEMENT DE LA COMMANDE

La commande est faite par fax sur la base d'un bon de commande (BC) pré numéroté et signé par le RSG.

Le BC est établit en trois (3) exemplaires qui seront dispatchés comme suit :

Une copie pour le RSG ;

Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/Bon de Réception/Facture ;

Une copie pour le fournisseur lors de la livraison.

5.4- LA RECEPTION DES FOURNITURES

La réception est faite par RSG et d'un technicien au cas où les fournitures livrées ont des spécificités techniques. Un rapprochement est fait entre le BC et le bon de livraison du fournisseur (BL). En cas d'accord, le RSG établit un bon de réception(BR) en pré numéroté

et signé en trois exemplaires :

Une copie pour le RSG ;

Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/BR/Facture ;

Une copie pour le fournisseur lors de la livraison.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE

CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

5.5- RECEPTION DE LA FACTURE

La facture du fournisseur est reçue par courrier par le réceptionniste contre décharge d'un cahier de réception. Il affecte à la facture un numéro interne d'ordre et transmet la facture reçue, le BL et le BC au service comptabilité.

5.6- COMPTABILISATION

Le comptable fournisseurs reçoit la facture du fournisseur accompagnée d'une copie du BC, reporte les références de la facture ( avec numéro d'ordre ) dans un registre pour le suivi de la comptabilisation exhaustive des pièces.

Procède aux vérifications concernant les points suivants:

· La prestation, la livraison, objet du contrat.

· La périodicité du règlement de la facture.

· La conformité du montant de la facture.

· La présentation formelle de la facture.

· La régularité des prestations du fournisseur

Les factures doivent être comptabilisées dès leurs réceptions par le service comptabilité après vérification des conditions de prix et de règlement. Une copie est faite, pré comptabilisée et enregistrée dans le programme de comptabilité afin de respecter les délais fiscaux.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

L'originale est conservée dans un bac (factures à régler) avec un cachet « comptabilisé ».

Schéma d'écritures

DEBITCompte de charge concernéCompte de TVA correspondantCREDITCompte du fournisseur concerné

5.7- LE REGLEMENT DES FACTURES

Les règlements sont effectués par le comptable fournisseurs. Après un rapprochement entre le BC, le BR et LA FACTURE, Il élabore un état des factures échues par fournisseur qu'il soumet au CHEF COMPTABLE pour approbation selon les échéances et les disponibilités de trésorerie. Après approbation, il certifie la facture en y apposant un cachet " Bon à payer" visé et daté si tous les points cités ci-dessus sont conformes. les chèques sont alors établis et envoyés à la signature chez le DG.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS DE FOURNITURES DE BUREAU

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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II- PROCEDURES D'ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

1. Objet :

2. Documents de référence :

3. Abréviations :

RSCResponsable du service commercialRAResponsable des approvisionnementsRSPResponsable du stock principal

4. Responsable et autorités :

5. DEROULEMENT

La conclusion d'un contrat d'achat avec les fournisseurs locaux concernant des marchandises destinées à la vente, obéit aux mêmes procédures que lors des achats de fournitures. Mais se distingue par ses acteurs

5.1-L'EXPRESSION DU BESOIN

L'expression du besoin est faite par le responsable du stock principal (RSP) et/ou par le responsable du service commercial (RSC).

· L'expression faite par le RSP

Elle est faite à partir de la situation du stock. Dès l'atteinte du stock minimum, le RSP transmet l'état du stock au responsable des achats (RA) avec une copie des fiches de stock (entrées, sorties, stock final).

En effet le stock est géré dans une base de données sous le logiciel SAARI. Il est fixé un stock minimum pour chaque article appelé « seuil critique ». Cette étape est matérialisée par une demande d'achat émise par le RSP et visée par le RA.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

· L'expression faite par le RSC

Elle peut être due au RSC lui-même après avoir consulté le niveau d'un stock d'articles donnés.

Cette demande est faite verbalement au RA qui après vérification auprès du RSP, entame la procédure normale venant du RSP.

5.2- LA SELECTION DES FOURNISSEURS

Une fois la DIA remplie, une consultation est faite en se référant à la base de donnée fournisseurs par le RA. Après réception et analyse des FACTURE PRO FORMA, le fournisseur le moins disant et respectant nos normes de qualité sera sélectionné.Les modes et délai de règlement sont négociés lorsd'une consultation restreinte avec le RA.

5.3- LE LANCEMENT DE LA COMMANDE

Toute commande doit être autorisée par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de commande (BC) valorisé et établit en quatre (4) exemplaires. chaque BC est vérifié par le responsable des achats eu égard aux tarifs et conditions de règlement particuliers. Le BC est ensuite signé par le DG qui appose son paraphe sur la copie originale. Chaque BC est suivie quant aux délais d'exécution par le responsable des achats (RA) qui relance systématiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dépassée.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

5.4- LA RECEPTION DES COMMANDES

Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le BC et le bon de livraison du fournisseur par le RSP accompagné d'un technicien au cas où les biens livrés ont des spécificités techniques. Il contrôle les caractéristiques principales des articles et émet un bon de réception BR pré-numéroté en quatre exemplaires

- Une copie pour le RA ;

- Une copie pour le RSP ;

- Une copie pour la comptabilité dans le but d'un rapprochement BC/BR/Facture ;

- Une copie pour le fournisseur.

5.5- RECEPTION DE LA FACTURE

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

5.6- COMPTABILISATION

Procède aux vérifications concernant les points suivants:

· La prestation, la livraison, objet du contrat.

· La périodicité du règlement de la facture.

· La conformité du montant de la facture.

· La présentation formelle de la facture.

· La régularité des prestations du fournisseur

Les factures sont comptabilisées dès leur réception selon le schéma ci-dessous. Une copie est faite, pré comptabilisée et enregistrée dans le programme de comptabilité. L'originale est conservée dans un bac (factures à régler) avec un cachet « comptabilisé ».

Schéma d'écritures

DEBITCompte d'achat de marchandisesCompte de TVA correspondantCREDITCompte du fournisseur concerné

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

5-7 LE REGLEMENT DES FACTURES

5-8 DIAGRAMME DE CIRCULATION

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : ACHATS-FOURNISSEURS

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ACHATS LOCAUX D'APPROVISIONNEMENT

F/ssr

RSP / RSC

Comptabilité

D G

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : IMMOBILISATION

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III- PROCEDURES D'ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

1 Objet :

2 Documents de référence :

3 Abréviations :

DFDirecteur financierPRPrérapport

4 Responsable et autorités :

5 DEROULEMENT

5.1- L'EXPRESSION DU BESOIN

L'expression du besoin est matérialisée par une demande interne d'achat (DIA), à l'initiative du responsable de service concerné. Ce dernier remplie la DIA conformément aux informations suivantes :

· N° de la demande

· Date d'émission

· Nature et description du bien demandé

· Délai de livraison proposé par le service demandeur

· Coût unitaire et coût total (à renseigner par le DF).

La demande est ensuite visée et transmise au DF après avoir fait une copie pour le service demandeur.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

5.2- RECEPTION, ENREGISTREMENT ET VALIDATION PAR LE DAF

Reçoit la DIA du chef du service demandeur. Vérifie que la DIAest bien remplie et dûment signée. Sinon retourne la D.A. au chef du service demandeur pour correction en mentionnant le motif du retour dans la zone prévue à cet effet. Il évalue le coût unitaire et le coût total des biens demandés à partir des informations disponibles et s'assure que la dépense entre dans la ligne budgétaire prévue. Enfin il enregistre la Demande d'Achat dans son registre de commande.

Par ailleurs il confirme que la dépense entre effectivement dans la ligne budgétaire prévue et inscrit (à l'endroit indiqué) sur la demande d'achat la disponibilité de la ligne budgétaire. En cas de dépassement de la ligne budgétaire ou de non existence de la ligne budgétaire, établit une fiche de demande d'autorisation de dépassement budgétaire et la transmet au DG pour approbation.

Le DG appose son visa si tout est correct et transmet les demandes au DF qui les transmet RSG pour la sélection des fournisseurs.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

5.3- LA SELECTION DES FOURNISSEURS

Le RSG consulte son répertoire, sélectionne aux moins trois (3) entreprises susceptibles de venir en concurrence dans la fourniture de la prestation désirée. Analyse les demandes d'agrément déposées par les fournisseurs. Et procède aux consultations téléphoniques ou adresse des courriers visés par le DG en vue de recevoir les offres (pro formas, devis, fiches techniques etc.) des différents fournisseurs.

Important : S'il s'agit d'un matériel technique, recueille l'avis du chef du service technique compétent dans le domaine.( exemple : département informatique pour le matériel informatique )

A la réception des offres fournisseurs (pro formas, devis, fiches techniques etc....) :

- Dresse une liste de l'ensemble des fournisseurs ayant répondu.

- Procède à une première analyse des offres reçues, les soumet au besoin à l'appréciation du service technique concerné.

- Propose un choix au DG et au DF sur la base d'un pré rapport d'analyse.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

(ce pré rapport d'analyse contient les informations relatives à la qualité des biens, au prix de vente, au délai de livraison et des modalités de règlements proposés par les fournisseurs ainsi que la proposition de choix du ou des fournisseurs).

5.4- ACCORD DU DG ET DU DAF

Ils reçoivent le pré rapport d'analyse des offres ainsi que les offres elles-mêmes. Vérifient que la Procédures de commande est bien conforme aux normes prescrites en matière de modalités d'acquisition de biens et valident le choix proposé ou en font un autre. Dans le cas d'un nouveau choix, indiquent les motivations de cette option et les raisons du rejet (perspective pédagogique) et renvoient le dossier au RSG pour l'établissement des Bons de commande.

5.5- LANCEMENT DE LA COMMANDE

A la réception du choix du fournisseur :

- Ouvre un dossier au nom du ou des fournisseur (s) retenu (s) et y classe toutes informations relatives à chacun d'eux.

- Établit à partir de la facture pro forma, le bon de commande (B.C) en trois (3) exemplaires

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

Transmet les bons de commande (BC) accompagnés de la Demande d'Achat (DA) et de la facture pro forma au DG pour signature.

Les documents de commande sont ventilés comme suit :

- Un (1) exemplaire du BC au chef de service comptabilité pour lui permettre de prendre en compte la commande dans le plan de trésorerie.

NB : Sur le BC figurent les éléments relatifs à la gestion de la trésorerie (montants, délai de livraison, délai de règlement négocié, numéro de la DA, etc.).

- Adresse le deuxième exemplaire du BC au fournisseur retenu.

Cette transmission vaut commande ferme.

- Conserve un (1) exemplaire du BC, pour enregistrement de la commande.

5.6- RECEPTION DE LA COMMANDE

La réception se fait en présence du RSG, du demandeur des articles commandés et d'un technicien en cas d'exigences techniques. Elle est matérialisée par les bons de livraison du fournisseur.

Le RSG vérifie que le bordereau de livraison est conforme au bon de commande et aux informations disponibles sur la facture pro forma et établit un bon de réception (BR) en trois exemplaires qui seront

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

dispatchés comme suit :

- Un (1) exemplaire du BC au chef de service comptabilité ;

- Adresse le deuxième exemplaire du BR au fournisseur retenu ;

- Conserve un (1) exemplaire

5.7- RECEPTION DES FACTURES

5.8- COMPTABILISATION

le comptable fournisseurs reçoit la facture du fournisseur accompagnée d'une copie du BC, reporte les références de la facture ( avec numéro d'ordre ) dans un registre pour le suivi de la comptabilisation exhaustive des pièces.

· Procède aux vérifications concernant les points suivants:

· La prestation, la livraison, objet du contrat.

· La périodicité du règlement de la facture.

· La conformité du montant de la facture.

· La présentation formelle de la facture.

· La régularité des prestations du fournisseur.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

Schéma d'écritures

DEBITCompte d'immobilisationCompte de TVA correspondantCREDITCompte du fournisseur d'investissement concerné

59- LES REGLEMENTS

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-ach

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CYCLE : IMMOBILISATION

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ACQUISITION D'IMMOBILISATIONS

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-vte

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CYCLE : VENTE-CLIENTS

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IV- PROCEDURES DE VENTE DE MARCHANDISES

1 Objet :

2 Documents de référence :

3 Abréviations :

RSResponsable du stock

4 Responsable et autorités :

5 DEROULEMENT

Ce cycle va concerner toutes les opérations de ventes qui partent de la commande à la comptabilisation.

5.1- LES COMMANDES

Les commandes reçues sont transmises au Responsable Commercial qui étudie les conditions de prix, de règlement, de livraison et de crédit client. Elles comportent les éléments suivants :

Nom et adresse du client ;

Adresse de livraison ;

Désignation du représentant ;

Désignation exacte des produits commandés ;

Délais de livraison, conditions de paiement ;

Quantité commandées, prix unitaires.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-vte

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CYCLE : VENTE-CLIENTS

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VENTE DE MARCHANDISES

5.2- LES LIVRAISONS

Chaque livraison donne lieu à l'établissement d'un bon de livraison BL pré numéroté établi par le RS. Avant chaque livraison, le BL est rapproché du contenu de l'envoi et de l'accusé de réception de la commande.

Le BL est établi en trois (4) exemplaires :

Une copie pour le client ;

Une copie reste avec le RS ;

L'originale est remise au RC qui appose la mention « livré le ....... » et la transmet à la facturation avec la mention « A facturer ».

Des AVOIRS client sont établis à chaque retour de marchandises. Le RS indique les quantités reprises sur des bulletins « retour et reprise de marchandises »sur un carnet à souche pré numéroté :

La souche est conservée par le RS ;

Le bulletin originale est remis au RC qui l'avise de la mention « A facturer » et le transmet à la facturation.

5.3- LA FACTURATION

Les factures de doitet les avoirs sont établis par le responsable de la facturation à partir du BL ou du bulletin de retour portant la mention « A facturer ». les factures sont émises en deux exemplaires :

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-vte

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CYCLE : VENTE-CLIENTS

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VENTE DE MARCHANDISES

- Un exemplaire portant le sticker original destiné au client ;

- Et un exemplaire destiné à la comptabilité ;

Les factures font ensuite l'objet d'un contrôle arithmétique par le comptable. Elles doivent être comptabilisées au jour le jour.

5.4- LA COMPTABILISATION

Les factures sont enregistrées en comptabilité sans délai. Après enregistrement, la facture reçoit la mention « comptabiliser »puis sont classées par ordre chronologique dans des classeurs intitulés factures ventes de l'année correspondante.

Schéma d'écritures

DEBITCompte du client concerné

CREDITCompte de vente de marchandisesCompte de TVA correspondant

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-vte

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CYCLE : VENTE-CLIENTS

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VENTE DE MARCHANDISES

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

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c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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V- PROCEDURE DE TRESORERIE

1 Objet :

2 Documents de référence :

3 Abréviations :

4 Responsable et autorités :

5 DEROULEMENT

Les procédures du cycle de trésorerie sont regroupées en deux grandes parties : les procédures opérationnelles et les procédures comptables.

5.1- les procédures opérationnelles

Les procédures opérationnelles regroupent les procédures de budgétisation, d'encaissement et de décaissement.

5.1.1 Procédure de budgétisation

Cette procédure regroupe toutes les taches d'établissement du budget de trésorerie, permettant d'estimer a priori les niveaux d'encaisses et, le cas échéant, les besoins en découvert et crédit à court terme nécessaires pour éviter les crises de liquidités.

5.1.2 Procédure d'encaissement

Elle regroupe toutes les opérations de recueil des fonds et de leur conservation dans les caisses et les banques. Cette procédure est scindée en deux sous procédures à savoir les encaissements en espèces et les encaissements par chèque.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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PROCEDURES DE TRESORERIE

encaissement en espèces

Les taches relatives à cette sous procédure sont les suivantes :

-la réception du client par le comptable chargé de la caisse et de la trésorerie ;

-la vérification des éléments de la facture ;

-la réception et vérification des espèces ;

-le comptage des espèces reçues conformément au montant inscrit sur la facture et le reçu ;

- le marquage du cachet payé sur la facture ou le reçu et sur leur souche ;

-la remise de la facture ou du reçu au client ;

-la rétention de la souche de la facture ou du reçu comme pièces justificative ;

-le rangement des espèces dans un coffre-fort dont aucune autre personne ne détient le code ;

- la séparation de la caisse recette et celle des dépense ;

- le remplissage du bordereau de versement en banque ;

-la présentation des justificatifs de versement effectués par le coursier au responsable.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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PROCEDURES DE TRESORERIE

encaissement par chèque

Cette sous procédure regroupe les taches suivantes :

-la réception par le service courrier ou par le service recouvrement du chèque et d'une copie de la facture concernée de la part du client ;

-transmission au comptable chargé de la caisse et de la trésorerie ;

-enregistrement du chèque reçu dans le registre des chèques ;

-présentation du chèque reçu au responsable financier pour autorisation d'encaissement à la banque ;

-endossement du chèque par le directeur financier ;

-dépôt du chèque auprès de la banque pour encaissement par coursier;

-présentation par le coursier des justificatifs des bordereaux de versement remis par la banque au Directeur Financier.

5.1.3 Procédurede décaissement ou de paiement

Elle reprend toutes les activités de règlement en espèces ou par banque. Elle est divisée en deux sous procédures à savoir le décaissement en espèces et décaissement par chèque.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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PROCEDURES DE TRESORERIE

Le décaissement ou paiement en espèces

Le décaissement en espèce est réalisé par les opérations suivantes :

- Séparer la caisse de recette et la caisse de dépense afin de permettre une meilleure visibilité des mouvements de la caisse ;

- respect du plafond de la caisse c'est-à-dire le niveau maximum d'une dépense à régler en espèces ;

- régler par cheque tout montant qui excède ce niveau ;

- vérifier l'existence de l'avis de règlement authentique délivré par l'entreprise avant le paiement d'un fournisseur ;

- vérifier l'existence des pièces justificatives d'achat signées par les personnes autorisées avant les sorties de fonds pour motif d'achat d'un bien ou d'un service aux fins d'utilisation par l'entreprise;

- se rassurer que les dépenses toujours accompagnées des originaux des pièces justificatives ;

- les documents de paiement sont annulés par la mention « payé ».

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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PROCEDURES DE TRESORERIE

Le décaissement ou paiement par chèque

Le décaissement par chèque est réalisé par les opérations suivantes :

- présentation par le fournisseur de la facture et d'un avis de règlement délivrés par le Directeur Financier ;

- réception des documents par le comptable trésorier pour l'émission des chèques ;

- vérification de l'authenticité de ces documents ;

-vérifier que tous les chèques a émettre pour règlement des factures doivent sont barrés et non endossables ;

- établissement du chèque par le comptable trésorier ;

- transmission des chèques émis et des documents au D G pour le contrôle et les signatures ;

- remise du chèque signé au fournisseur ou au bénéficiaire ;

- émargement par le fournisseur pour acquit ;

- annulation des documents de paiement par la mention « payé » ;

- tous les chèques émis sont enregistrés dans un registre selon l'ordre numérique ;

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tre

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CYCLE : TRESORERIE

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PROCEDURES DE TRESORERIE

5.2 Procédures comptables

La comptabilisation des opérations du cycle de trésorerie obéit aux principes suivants :

-les pièces de caisse sont comptabilisé dés la sortie des fonds ;

- les chèques sont comptabilisés dès leur signature, alors même qu'ils ne sont pas encore réglés par la banque ;

- les chèques ou virements des clients ne sont comptabilisés qu'a leur réception effective par la banque (notifiée par un avis de crédit) ;

- Aucune compensation ne doit être effectuée entre les soldes débiteurs et les soldes créditeurs des comptes de banques : les banques à solde débiteur (au sens de l'entreprise) doivent figurer à l'actif du bilan et celles à solde créditeurs doivent figurer au passif du bilan.

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tfe

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VI- TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE

PROCEDURES D'INVENTAIRE

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1 Objet :

2 Documents de référence :

3 Abréviations :

4 Responsable et autorités :

5 DEROULEMENT

la conduite des travaux de fin d'exercice permet de répondre non seulement à des obligations légales mais aussi aux nécessités de gestion et d'information.

5.1 Inventaire des immobilisations

Le Responsable de l'inventaire, établit obligatoirement, a partir des données comptables, une fiche pour chaque immobilisation. Sont indiqués sur cette fiche :

- La nature de l'immobilisation ;

- Le compte d'actif correspondant ;

- Le cout d'acquisition ;

- La date d'acquisition ;

- La date de mise en service ;

- Le mode d'amortissement ;

- La date et les conditions de cession ou de mise hors service ;

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

c-tfe

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TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE

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PROCEDURES D'INVENTAIRE

Au cours de l'inventaire extra comptable:

- Il établit, a partir des fiches, des états par catégorie de toutes les immobilisations ;

- Il s'assure de l'existence physique de toutes les immobilisations et de l'exactitude des fiches.

Détermine les amortissements et évalue les éventuelles dépréciations en vue de leur comptabilisation.

5.2 inventaire des approvisionnements

le mode d'inventaire utilisé est l'inventaire permanent. il permet de connaitre à tout moment, les existants réels en compte aussi bien en quantité qu'en valeur.

Les comptes annuels au niveau des stocks ont pour base cet inventaire permanent.

5.3 inventaire des dettes et créances

En fin d'exercice, les comptables chargés des comptes clients et fournisseurs, transmettent des lettres de circularisassions par fax à tous nos clients et fournisseurs.

A chaque courrier est joint le relevé de compte du tiers, retraçant l'état des factures non réglées ou non encaissées au 31/12/....... .

Date d'établissement

Date d'entrée en vigueur

Nature des modifications

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TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE

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PROCEDURES D'AMORTISSEMENT ET DE SORTIE D'IMOBILISATION

la conduite des travaux de fin d'exercice permet de répondre non seulement à des obligations légales mais aussi aux nécessités de gestion et d'information.

1- procédures d'amortissement

· A l'acquisition de l'immobilisation, le chef comptable :

- procède à la codification et au marquage de l'immobilisation conformément aux règles de nomenclature retenues.

- Constitue le dossier d'immobilisation pour chaque bien comme suit :

- copie de la facture d'achat ;

- copie demande d'achat ;

- copie bon de commande ;

- contrat ;

- bon de livraison ;

- pv de mise en service.

· Le calcul des amortissements est fait selon le mode linéaire et débute à partir de la date de mise en service ; cette date est constatée sur le procès-verbal de mise en service établi par le service utilisateur.

· Les dotations aux amortissements sont effectuées à la fin de chaque exercice selon les taux admis par le SYSCOHADA ; 2- Procédures de sortie d'immobilisation 2.1- Cas de vol, de casse ou de perte Ces cas sont justifiés par le constat du pv. · Le chef comptable reçoit une copie du pv établie par l'utilisateur comme pièce comptable ; · Il élabore le tableau d'amortissement des immobilisations ; · Il prépare les fiches d'imputations comptables ; · Transmet ces documents au Directeur financier ; · Après approbation du Directeur Financier ; · Il procède à l'enregistrement des écritures ; 2..2- Cas de mise au rebut La mise au rebut est justifiée par un constat d'huissier. · A la réception du pv d'huissier, le Chef comptable, met à jour son registre des immobilisations ;
Date d'établissement		Date d'entrée en vigueur			Nature des modifications

c-tfe 00	FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE
	TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE							Page ... /...
	PROCEDURES D'AMORTISSEMENT ET SORTIE D'IMOBILISATION
· Il arrête le calcul des amortissements à la date du pv et passe les écritures relatives à la valeur d'acquisition, au cumul des amortissements antérieurs, et à la dotation de l'exercice arrêté à la date de cession. 2.3- cas de cession Détermination du prix de cession Le Directeur Financier et DG établissent un prix de cession en fonction de l'état de l'immobilisation, du prix d'acquisition, de la valeur net comptable, et de la durée de détention du bien en accord avec le cessionnaire. Etablissement de la facture · Une facture est établie par le service facturation selon les recommandations du Directeur Financier et du DG. · Cette facture est transmise au Directeur Financier pour approbation puis au Chef comptable pour la comptabilisation et la mise à jour de ses données.
Date d'établissement			Date d'entrée en vigueur			Nature des modifications

c-tfe 00	FICHE DESCRIPTIVE DE PROCEDURE
	TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE							Page ... /...
	PROCEDURES D'AMORTISSEMENT ET SORTIE D'IMOBILISATION
Constatation de la sortie de l'élément d'actif · A la réception de la facture, le Chef Comptable met à jour son registre des immobilisations ; · Il arrête alors le calcul des amortissements à la date de la facture de cession et passe les écritures relatives à la valeur d'acquisition, au cumul des amortissements antérieurs, et à la dotation de l'exercice en arrêté à la date de cession. Il enregistre le prix de cession.
Date d'établissement				Date d'entrée en vigueur			Nature des modifications

CONCLUSION GENERALE

L'objectif de ce travail était de démontrer la contribution du manuel de procédures à la performance financière des entreprises, spécifiquement celles de MCN. Nous sommes partis du principe selon lequel toute entreprise, aussi petite qu'elle soit, se doit de s'assigner un minimum d'organisation.

A cet effet, notre questionnement général de départ traduit à travers les hypothèses a été celui de savoir comment l'existence d'un manuel de procédures s'inscrit-elle dans une dynamique de performance, et ce dans le souci de pérenniser l'entreprise.

Pour répondre à cette question, nous avons d'abord développé une appréhension claire des concepts fondamentaux liés à la comptabilité et à son organisation pour ensuite mettre en évidence l'utilité et l'importance du manuel de procédures. Et finir par la transposition du traitement des opérations débouchant sur une écriture comptable sous forme de procédures pouvant servir de base au contrôle interne à MCN.

Au terme de cette étude, force est de constaté que l'adoption de du manuel proposé permettrai d'infirmer les hypothèses de recherche émise au début de notre étude.

Mise en place du manuel de procédures comptables d'une entreprise commerciale. Cas de MCN

SOMMAIRE

TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION

I- CONTEXTE GENERALE

II- PROBLEMATIQUE

III- OBJECTIFS DE L'ETUDE

IV- HYPOTHESES DE RECHERCHE

V- INTERET DE L'ETUDE

VI- METHODOLOGIE

VII- ANNONCE DU PLAN

PARTIE 1 : CADRE CONCEPTUEL ET ORGANISATIONNEL

CHAPITRE 1 : CADRE CONCEPTUEL

SECTION 1 : L'ORGANISATION COMPTABLE AU REGARD DU DROIT OHADA

I- DEFINITIONS

I-1- ORGANISATION

I-2- COMPTABLE

I-3- L'ENTREPRISE

I-4- MANUEL COMPTABLE DE L'ENTREPRISE

II- L'ORGANISATION COMPTABLE

II-1- LES OBLIGATIONS LEGALES DU SYSTEME COMPTABLE OHADA

II-2- CONDITIONS IMPERATIVES DE L'ORGANISATION COMPTABLE

III- PRESENTATION DES ETATS FINANCIERS

III-1- SYSTEME NORMAL (confer annexes)

III-2- SYSTEME ALLEGE (confer annexes)

III-3- SYSTEME MINIMAL DE TRESORERIE

IV- TRAITEMENT COMPTABLE DE L'INFORMATION

IV-1- SYSTEME CLASSIQUE

IV-2- SYSTEME CENTRALISATEUR

V- LE TRAITEMENT INFORMATIQUE DES OPERATIONS COMPTABLES

SECTION 2 :LE MANUEL DE PROCEDURE

I- DEFINITION

II- OBJECTIFS

III- IMPORTANCE DU MANUEL DES PROCEDURES

IV- ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES

IV-1- CONDITIONS D'ELABORATION

IV-2- PHASE D'ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES

IV-3- PHASE DE RECENSEMENT DES SUPPORTS

IV-4- SYNTHESE ET VALIDATION DES AVANT-PROJETS DISCUTES EN ATELIERS

IV-5- LA REDACTION ET LA MISE EN FORME DU MANUEL

IV-6- LA VULGARISATION ET LA MISE EN OEUVRE DU MANUEL DES PROCEDURES

V- L'EVALUATION DES PROCEDURES ET LES PROCEDURES DE MISE A JOUR

VI- LE CONTROLE INTERNE

VI-1 OBJECTIFS

VI-2 LES PRINCIPES

CHAPITRE 2 : CADRE ORGANISATIONNEL

SECTION 1 : LE GROUPE YESHI GROUP

I-1- HISTORIQUES

I-2- LES MISSIONS

II- ACTIVITES

III- LES SOCIETES

SECTION 2 : MONDIAL CYCLES NOUVELLE (MCN)

I- HISTORIQUE, EVOLUTION ET SITUATION GEOGRAPHIQUE

I-1- HISTORIQUE, EVOLUTION

I-2- SITUATION GEOGRAPHIQUE

II- ACTIVITES ET ENVIRONNEMENT DE M C N

II-1- ACTIVITES

II-2- L'ENVIRONNEMENT DE M C N

II-2-1- L'ETAT

II-2-2- LES INSTITUTIONS FINANCIERES

II-2-3- LES CLIENTS

II-2-4- LES FOURNISSEURS

II-2-5- LES ORGANISMES SOCIAUX

III- ORGANISATION STRUCTURELLE DE M.C.N.

III-1- L'ORGANE DE FONCTIONNEMENT

III-2- LES ORGANES DE GESTION

III-2-3- LE SERVICE EXPLOITATION

III-2-4- LE SERVICE INFORMATIQUE

III-2-5- LE SERVICE COMPTABILITE

CONCLUSION PARTIELLE

PARTIE2 : PROPOSITION D'UN MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES

CHAPITRE 1 : ELABORATION DU MANUEL DE PROCEDURE

I- OBJECTIF DU MANUEL

II- LE RECUEIL DES INFORMATIONS

III- CHAMP D'ACTION

IV- TECHNIQUES DE DESCRIPTION

CHAPITRE 2 : MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLESDE MCN

VI- TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE

CONCLUSION GENERALE