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Evaluation des besoins et du niveau de satisfaction des usagers de la bibliothèque centrale de l'Ecole Normale Supérieure d'Abidjan( Télécharger le fichier original )par Armand Josué DJAH Institut national supérieur des arts et de l'action culturelle Abidjan - Diplôme d'études supérieures spécialisées en action culturelle option bibliotéconomie 2010 |
CHAPITRE II : MODE D'ADMINISTRATION DU FONDSDOCUMENTAIRESI LE TRAITEMENT DE L'INFORMATIONLe traitement de l'information est l'activité principale de tout système d'information documentaire. Le traitement est l'ensemble des opérations effectuées dès l'arrivée du document dans la structure jusqu'à sa mise à la disposition des usagers. Nous avons deux (2) types de traitement. Ce sont : le traitement manuel et le traitement automatisé. 1. Le traitement manuel Concernant le traitement manuel, il existe en termes de réalisation courante de cinq (5) types activités à la bibliothèque centrale : Réception des documents et enregistrement, Contrôle des fonds, Catalogage et Cotation des monographies, Numérisation, et Classement des ouvrages.
- Le pointage de la commande Le pointage de la commande est la toute première action après réception des documents commandés par une bibliothèque. Il faut absolument vérifier la livraison ; mieux s'assurer que ce qui est fourni correspond bien à ce qui a été demandé. A cet effet, on effectue un pointage de la commande , en comparant attentivement la fiche de « commande en cour » ou le double du bon de commande avec les documents livrés et le bordereau ou la facture qui les accompagne. Cette opération doit permettre de déceler d'éventuelles erreurs de livraison : erreurs de titres semblables ou voisins, erreurs de tomaison, erreurs d'édition. Le plus souvent, les erreurs décelées seront réparées par échanges. Si l'échange est impossible, le gestionnaire de la bibliothèque pourra décider de garder malgré tout le document fourni, de le remplacer par un autre ou de réclamer un avoir auprès des fournisseurs. En sus des documents entrés à la bibliothèque à titre onéreux ou par achat, certains documents pourront être reçus à titre gratuit par don. Toute proposition de don devra faire l'objet d'une vérification. Ainsi, de préférence avant d'accepter le don, il faudra s'assurer que les documents proposés seront utiles à la bibliothèque compte tenu de son fonds, de ses missions et de son public. - Le collationnement et l'estampillage Le collationnement consiste à vérifier le bon état du document. On contrôlera rapidement que le document est complet, qu'il est correctement imprimé et relié, qu'il n'y a pas d'erreurs de pagination. L'estampillage est l'apposition sur un document la marque d'appartenance de la structure. Cette marque a pour véritable fonction de dissuader les usagers d'emporter les ouvrages qui sont mis à leur disposition. En faite, l'estampillage consiste à apposer le cachet de la bibliothèque sur le document et sur certaines pages pour attester sa propriété. Le cachet se met sur le retro de la page de titre, à des pages fixes selon les règles de la bibliothèque (exemple : p.12, p.181, p.256, etc.), sur la dernière page fixe et aussi parfois sur la tranche. Si au cours du collationnement ou de l'estampillage un défaut apparait, l'ouvrage malgré l'estampillage sera échangé auprès du fournisseur. A la bibliothèque centrale de l'E.N.S, l'on appose le cachet sur la page de titre, les pages 21 et 107, et la dernière page imprimée. - L'enregistrement L'enregistrement est l'inscription de chaque nouvelle acquisition sur un registre d'entrée inventaire. On attribue un nouveau numéro d'inventaire à chaque document. Ainsi, chaque exemplaire d'un même document aura un numéro propre à l'intérieur d'une numérotation continue. Le numéro d'inventaire est reporté de manière indélébile sur le document ; en général sur la page de titre des ouvrages. Un registre d'entrée inventaire comporte plusieurs colonnes qui doivent être correctement remplies. Il donne des renseignements qui décrivent et identifient le document. Les colonnes du registre sont : numéro d'entrée ; date d'entrée ; description de l'ouvrage (Auteur, titre et éditeur) ; lieu et date d'édition ; format, relié ou broché ; origine (vendeur, donateur, échangeur) ; prix ; cote ; observation. Un numéro d'entrée inventaire ne peut être attribué qu'une seule fois. Il constitue de manière définitive et formelle l'état civil de chaque exemplaire du document que possède l'établissement. Il est également reporté sur la facture correspondante pour servir de preuve comptable de la réception effective du document. Il est aussi transcrit dans le catalogue topographique.
- Le récolement ou l'inventaire du fonds Le recollement est la vérification de l'intégralité des collections de la bibliothèque à l'aide du registre inventaire pour les collections classées par ordre d'entrée. Il consiste ainsi, à comparer les inventaires, les documents présents et ceux qui sont en prêts. Ce travail minutieux permet d'effectuer le contrôle des collections. Il permet aussi de se rendre compte de leur état physique. Il aide enfin à vérifier la pertinence des fonds par rapport à la demande du public. Le recollement sera aussi l'occasion de corriger d'éventuelles anomalies : cote erronée, fiches incomplètes ou manquantes... Enfin, tout recollement fera l'objet d'un procès-verbal qui mentionnera les dates de l'opération, la liste des ouvrages manquant et ceux qui ont été retrouvés. - L'élimination ou le désherbage La multiplication rapide de la production imprimée, des capacités de stockage limitées, l'usure matérielle, l'obsolescence rapide de l'information et sa nécessaire réactualisation, la satisfaction des besoins de recherche des usagers, imposent aujourd'hui à toute bibliothèque une révision critique de son fonds. Les critères d'élimination varieront les bibliothèques et leurs missions. Il y a trois (3) sortes de retraits sont à distinguer : a- le retrait du livre accès mise en magasin ; b- le retrait de l'établissement avec don ou échangé entre bibliothèque. des documents estimés périmés ou d'un niveau trop élevé peuvent enrichir, ailleurs, des fonds locaux spécialisés ; c- la mise au pilon, c'est-à-dire la destruction. A la bibliothèque centrale l'E.N.S, ce sont les critères a et c qui sont couramment utilisés. S'agissant particulièrement du critère c, l'on n'effectue pas la destruction du document destiné à la mise au pilon, mais plutôt une vente aux usagers à un prix dérisoire.
- Le catalogage : Cataloguer, c'est établir selon des données précises « la carte d'identité » d'un document. C'est à la fois décrire l'aspect matériel du document, et donner ses origines intellectuelles et éditoriales. Cette carte renseignée vise à aider le bibliothécaire ou le documentaliste à accéder rapidement au document. Pour ce fait, le spécialiste consulte les sources d'information figurant soit sur la page de titre, soit sur les pages liminaires. Elle est faite sur une fiche de format 75 x 175 mn en papier bristol assez épais pour être plus facilement manipulé. Les éléments descripteurs de toute publication, de toute nature monographique sont obligatoirement repartis en sept (7) zones qui se succèdent dans un ordre immuable : - Zone 1 : zone du titre et de la mention d'auteur, - Zone 2 : zone de l'éditeur, - Zone 3 : zone de l'adresse bibliographique, - Zone 4 : zone de la collection, - Zone 5 : zone des notes - Zone 6 : zone des notes, - Zone 7 : zone de l'ISBN. de la reliure et du prix. NB : ne servent pas au classement ; les articles ou déterminants : le, la, les, de, du, des, de la, un, un, une. // En anglais : the, a. // en allemand : der, das, die. - Présentation d'une fiche RENAULT (François) Libération d'esclaves et nouvelle servitude : les rachats de captifs africains pour le compte des colonies françaises après l'abolition de l'esclavage/ François Renault. - Abidjan, Dakar : NEA, 1976. - 2360 p ; 24 cm 930 REN 4382 4382 - La cotation La cotation des documents est une opération qui consiste à attribuer à chaque document un numéro qui indique sa place dans les rayonnages ; autrement dit, c'est le choix de la cote qui déterminera le rangement du livre en rayon. Aussi, la cote est un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à designer suivant le mode de classement utilisé, la place de l'ouvrage sur les rayons. Par ailleurs dans les bibliothèques en libre accès, on complète l'indexation numérique par les trois (3) premières lettres du nom de l'auteur ou le titre d'anonyme. La cote de la bibliothèque centrale de l'E.N.S est alphanumérique, c'est-à-dire que la cote d'un document est une combinaison de lettres et de chiffres. La cotation était initialement faite à partie d'une classification « maison ». Celle-ci est composée de trois (3) parties : un code alphanumérique attribuer à chaque domaine (exemple : K 3 = Histoire) ; trois (3) première lettres du patronyme de l'auteur, et le numéro d'enregistrement du document. - Deux (2) étiquettes de cotation D 1 DIE 3877 D 1 : Mathématiques DIE : Jean DIEUDONNE (Auteur) 3877 : N° d'enregistrement Classification « maison » 930 REN 4382 930 : Histoire REN : François Renault (Auteur) 4382 : N° d'enregistrement Classification Dewey La cote du document est portée sur une étiquette et placée sur le dos du document. Par ailleurs, le personnel fait usage progressivement de la classification Dewey, pour les nouvelles acquisitions et les anciens documents déjà enregistrés. Toutes ces dispositions permettent de retrouver le document sur le rayonnage.
La numérisation est l'action de numériser. C'est un moyen technique de transformation de l'information. « C'est la conversion de document imprimé en valeur numérique traitable par ordinateur ». Autrement dit, c'est une opération qui consiste en la transformation d'un document papier (support analogique) en fichier informatique (support numérique). Ce système va permettre d'accéder à l'information à travers l'ordinateur et des moyens de connexion spéciaux ; en l'occurrence, l'internet qui permet l'accès des informations en ligne. Retenons également que la numérisation concerne tout type de document et peut s'effectuer à partir de différents supports tels que le papier, le film, la micrographie. A la bibliothèque centrale de l'E.N.S, c'est la cellule de la bibliothèque virtuelle effectue la numérisation du fonds documentaire, uniquement à partir du support papier. - Le processus de numérisation La phase technique de la numérisation est constitue de trois (3) étapes. Ce sont : - Etape 1 : choix du mode de numérisation: choisir le mode « Texte »; - Etape 2 : observer la boite de communication qui montre le niveau du processus de numérisation - Etape 3 : cliquer sur « Terminer » ; une fois que la numérisation achevée. - Etape 4 : Enregistrer le document sous l'un des formats suivant: PDF, HTML, RTF.
Un classement est le rangement des ouvrages selon une classification ou selon un ordre déterminé. Autrement dit, le rangement consiste à classer les documents selon l'ordre préétabli par le service sur le rayonnage. C'est-à-dire que le document est placé sur les rayons selon la discipline22(*). Dans une bibliothèque, un document mal rangé est considéré un document considéré perdu. Les documents sortis pour prêts à domicile ou consultation sur place, sont soigneusement classés par disciplines et filières. 2. Le traitement automatisé
Cette activité consiste à saisir à l'ordinateur, à l'aide du logiciel documentaire « WINISIS » les informations relevées sur les bordereaux de saisie. Ce logiciel permet de créer des bases de données, de faire des saisies, des modifications et d'effectuer des recherches.
La création de base de données pour gérer les informations dans une bibliothèque est indispensable, car elle permet aux spécialistes de faire une gestion efficace son fonds documentaire, et de gagner en temps pour servir plusieurs usagers à la fois. A la bibliothèque centrale de l'E.N.S, il ya deux (2) bases de données opérationnelles. Ce sont en l'occurrence, la base de données bibliographiques et la base de données des usagers.
Cette base de données est intitulée catalogue de l'E.N.S / publications académiques, car elle est composée uniquement de mémoire et de thèses existants dans le fonds documentaire de la bibliothèque centrale de l'E N S. Les éléments de référence de cette base sont : - Auteur(s) ; - Thème(s) ; - Directeur (s) de mémoire. Lors de la recherche, l'on peut faire des combinaisons avec opérateurs booléens.
Cette base de données est intitulée « bordereau de prêt », elle est constituée par les noms des personnes s'étant abonnées au service de la bibliothèque et les informations liées à leur abonnement. Ces informations sont relevées sur des fiches d'abonnement. Ces informations sont les suivantes : - Numéro NFM (attribuer automatiquement, dès la validation de l'inscription) - Nom, - Prénoms, - Profession, - Numéro de la Carte de lecteur, - Adresse. Seuls les normaliens sont pris en compte dans cette base de données. A cette base de données, est joint le bordereau électronique du prêt. * 22 Selon la classification dit « maison » et la classification Dewey. |
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