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Gestion de stocks dans une entreprise commerciale

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par Vicky NGO MANDENG
Institut supérieur de management de Dakar - Brevet de technicien supérieur 2012
  

Disponible en mode multipage

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INTRODUCTION GENERALE

A l'heure de la mondialisation de l'économie, où l'environnement fortement concurrentiel des entreprises n'autorise aucune erreur de gestion, la plupart des entreprises des pays en voie de développement tant du secteur public que privé font malheureusement face à des difficultés énormes de gestion. Comme entre autres difficultés, la gestion des stocks constitue de plus en plus une préoccupation des dirigeants d'entreprises.

Aussi, les entreprises sont- elles astreintes à l'élaboration des stratégies leurs permettant d'atteindre leurs objectifs à travers une distribution régulière et croissante de leurs produits. En amont de toute distribution de marchandise, il est sans nul doute que l'approvisionnement et le stockage de ces derniers constituent une action d'importance capitale. Aussi capitale en ce sens qu'elle se justifie par le souci légitime de pérenniser le cycle d'exploitation.

En effet, les stocks constituent des valeurs d'exploitation à gérer. Toutefois, leurs existences engendrent des coûts. Lorsque des stocks sont moins importants, l'entreprise est menacée de rupture de stock. Cette rupture crée des coûts supplémentaires et surtout entache l'image de marque de l'entreprise. A contrario, lorsque les stocks sont trop importants, ils constituent des immobilisations qui gonflent le prix de revient et perturbent l'équilibre de la trésorerie.

Aussi, il urge pour toute entreprise d'instituer impérativement une gestion saine des stocks dont elle a la possession. Toute optimisation de la gestion s'accompagne inévitablement de la recherche de la minimisation des coûts des produits laquelle dépend d'une bonne politique d'approvisionnement et d'une gestion rationnelle et adéquat des stocks. L'importance de la gestion des stocks n'est donc plus démontrée de nos jours.

Mais elle reste un concept vaste et complexe, encore mal perçu par certains chefs d'entreprises. Il apparaît donc nécessaire aux décideurs d'entreprise qui ont la charge de la gestion des stocks de se mettre au travail pour accorder à cette discipline toute son importance.

Et c'est en considération de l'importance de cette discipline qu'est la gestion des stocks que nous avons décidé d'étudier cette notion à travers l'étude de cas d'une entreprise commerciale grâce au thème de recherche : "la gestion de stock dans une entreprise commerciale : cas de IMPEXTEAM."

Nous allons au terme de notre rédaction nous présenter d'abord brièvement l'entreprise (chapitre I). Ensuite, le chapitre II nous permettra une approche conceptuelle de la gestion de stocks ; et le chapitre III traitera le cas particulier d'IMPEXTEAM. Les difficultés et perspectives d'amélioration de la gestion des stocks feront enfin l'objet du chapitre IV.

IERE PARTIE

PRESENTATION GENERALE DE L'ENTREPRISE

Dans cette partie, notre travail est organisé en deux chapitres. Le premier s'articule autour de la présentation générale de IMPEXTEAM et le second chapitre sur l'approche théorique de la notion de gestion de stocks.

CHAPITRE I

PRESENTATION GENERALE DE IMPEXTEAM

Jeune entreprise de 13 ans d'âge, IMPEXTEAM est une société commerciale spécialisée dans l'achat et la revente du matériel et mobilier de bureau.

SECTION I : HISTORIQUE ET RESSOURCES

I- HISTORIQUE

I-1 CRÉATION ET ÉVOLUTION

I - 1 -1 Création

IMPEXTEAM est crée en 1999 avec un capital d'un million (1 000 000) de Francs CFA par madame Emerziane Cécile BANDINI et M. BANDINI BIYAN AURELIEN tous deux associés qui détenaient respectivement chacun 90 et 10 parts sociales, d'après les statuts Mme Emerziane Cécile BANDINI fut désignée gérante.

I - 1 - 2 Evolution

Le 27 Octobre 2010 IMPEXTEAM fut cédée à Madame MOUSSA EILIE LINA épouse DARAZI et à Madame EL HAYEK Antoine épouse EL HELOU détenant respectivement chacune 70 et 30 parts sociales avec un capital d'un million (1 000 000) de Francs CFA. Madame EL HAYEK Antoine épouse EL HELOU fut nommée gérante statutaire.

A partir du 27 Octobre 2011, IMPEXTEAM devient une Société à Responsabilité Limitée Unipersonnelle avec Madame MOUSSA EILIE LINA épouse DARAZI comme la seule actionnaire, et gérante statutaire.

I-2 FICHE D'IDENTIFICATION

RAISON SOCIALE

IMPEXTEAM

FORME JURIDIQUE

SOCIETE A RESPONSABILITE LIMITE (SARL)

CAPITAL

1 000 000 FCFA

DATE DE CREATION

1999

REGISTRE DE COMMERCE

021576

N° CONTRIBUABLE

M19800008251J

ADRESSE

B.P. 15181 Douala

TELEPHONE

+ 237 33 43 95 53

FAX

+ 237 33 42 85 08

SITE WEB

www.impexteam.com

EMAIL

www.info@impexteam.com

SIEGE SOCIAL

39, Rue Dominique Savio Primaire - Bonapriso Douala

DOMAINE D'ACTIVITE

COMMERCE GENERAL

Source : IMPEXTEAM

Pour son bon fonctionnement, IMPEXTEAM s'est dotée des différentes ressources afin de mener à bien ses activités.

II- LES RESSOURCES

IMPEXTEAM a pour activité la négoce, la distribution des fournitures de bureau et du matériel informatique. Afin de fidéliser sa clientèle et de s'offrir un matériel de qualité, elle s'est spécialisée dans certaines marques telles que : ESSELTE, LEITZ, PAPERMATE, ELBA, PELIKAN ...etc. ; sans transformation dans le but d'aider les entreprises dans leurs tâches quotidiennes.

Les ressources étant constituées de l'ensemble des moyens mis en oeuvre par l'entreprise pour son bon déroulement. Ainsi comme ressources nous aurons :

· Les ressources matérielles

· Les ressources financières

· Les ressources humaines

II-1 LES RESSOURCES MATÉRIELLES

C'est l'ensemble des matériels mis à la disposition de l'entreprise et ses employés pour le déroulement de son activité.

IMPEXTEAM dispose d'un(1) magasin de stockage, d'une salle d'exposition, de trois (3) bureaux, du matériel de transport (01 véhicules), du matériel informatique (07ordinateurs, 04 imprimantes, 01 photocopieur), du mobilier de bureau (chaises, tables, classeurs ....)Et du matériel de communication (téléphone fixe, téléphone mobile, téléfax)

II-2 LES RESSOURCES FINANCIÈRES

Il ne suffit pas seulement d'avoir un matériel pour le bon fonctionnement d'une firme mais aussi des moyens financiers qui constituent le moteur de son activité afin de se procurer des actifs nécessaires.

IMPEXTEAM est donc une société à responsabilité limité unipersonnelle avec un capital s'élevant à 1 000 000 FCFA.

II-3 LES RESSOURCES HUMAINES

L'entreprise a besoin d'un nombre déterminé de personnes et surtout qualifiées pour effectuer les tâches. Elles constituent le maillon essentiel pour le fonctionnement de l'entreprise. IMPEXTEAM emploie 15 personnes regroupées en 04 catégories.

Catégories socioprofessionnelles

Nombres

Cadres

4

Agents de maîtrise

6

Employés

3

Commerciaux

2

TOTAL

15

Source : IMPEXTEAM

Ces différentes ressources au sein de l'entreprise sont regroupées suivant une organisation propre à celle-ci afin d'atteindre ses objectifs.

SECTION II- STRUCTURE ORGANISATIONNELLE ET ACTIVITE INTERNE

I. ORGANE ET MISSIONS ASSIGNEES

I-1 LA DIRECTION ADMINISTRATIVE

IMPEXTEAM a à sa tête une gérante nommée par les statuts, elle gère l'entreprise, dirige le travail, coordonne et met les moyens nécessaires pour la bonne marche de la société, elle a une maîtrise parfaite de l'activité. Elle jouie des dispositions statutaires dans l'exercice de ses fonctions.

I-2 LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

Il est dirigé par le chef du personnel, il s'occupe de l'entretien et du recrutement du personnel et les représente devant l'employeur. C'est l'organe important pour le fonctionnement de la société.

I-3 LE SERVICE COMPTABLE

Le service comptable joue un rôle prépondérant dans l'entreprise, il gère la situation financière de l'entreprise, les mouvements de stocks au jour le jour.

I-4 LE SERVICE LOGISTIQUE

C'est l'organe chargé de la gestion des approvisionnements et des livraisons de l'entreprise. Il permet la liaison avec les clients et les fournisseurs.

I-5 LE SERVICE DE CAISSE

Il est assuré par une caissière. Son rôle est de réserver un accueil chaleureux à la clientèle. Elle s'occupe des opérations de caisse. Elle doit être très attentive afin d'éviter tout encaissement de faux billet.

I-6 LE MAGASINAGE

Ce service est sous l'autorité d'un magasinier qui s'occupe de la gestion du stock physique de l'entreprise

II- ENVIRONNEMENT EXTERNE

Il se rapporte à l'ensemble des acteurs du secteur économiques qui influence et joue un grand rôle sur l'activité de l'entreprise.

II-1 LE MARCHÉ

De manière général, le marché est le lieu de rencontre entre l'offre et la demande d'un bien ou service.

Dans la pratique marketing, Lendrevie et Lindon dans le Mercator définissent le marché sous plusieurs approches.

v Au sens quantitatif

C'est l'ensemble des données chiffrées sur l'importance et l'évolution des ventes.

v Au sens du marché cible

C'est le nombre et la nature des clients que l'on veut toucher. En effet IMPEXTEAM à plusieurs clients qui lui donnent toute sa crédibilité ; nous pouvons citer entre autres :

· CAMAIR CO

· GETMA

· TRACTAFRIC MOTOR

· BOLLORE AFRICA LOGISTICS

· BGFI BANK

v Au sens stratégique

C'est l'espace concurrentiel dans lequel l'entreprise se positionne par la qualité de ses produits. Ainsi la clientèle de IMPEXTEAM est constituée des entreprises du secteur privé et du secteur public, car toutes celles-ci s'approvisionnent en fourniture de bureau.

Il désigne également l'ensemble de ses fournisseurs, sachant que ses derniers résident aussi bien au niveau international que national :

Ø Sur le plan international

Elle est en partenariat avec les entreprises telles que :

ü ESSELTE LEITZ

ü GABOL

Ø Sur le plan national

Elle est en partenariat avec les sociétés telles que :

ü ORCA

ü TSEKENIS

ü STE ARNO

ü ETS YIMS

II-2 LA CONCURRENCE

C'est la menace à laquelle s'expose toute entreprise. Les différents concurrents de IMPEXTEAM sont essentiellement composés des différentes papeteries exerçants dans le secteur informel. Malgré cette menace IMPEXTEAM s'est fait des partenariat avec des grandes structures tant sur le plan formel qu'informel dans la distribution des fournitures de bureau (ARNO, TSEKENIS, ETS YIMS, PAPETERIE NONO).

III- ENVIRONNEMENT SOCIAL

IMPEXTEAM se veut être le garant du développement et de l'épanouissement de ses salariés. Ainsi ceux-ci sont couverts de tous risques et accidents lors de leurs activités professionnelles d'où l'affiliation à la C.N.P.S (Caisse Nationale de Prévoyance Sociale). En outre ils bénéficient de bon de pharmacie et une prise en charge médicale.

Bien qu'ayant des moyens limités, elle contribue à l'épanouissement de la jeunesse en attribuant des stages de vacances et professionnels moyennant une rémunération et porteur de nombreuses expériences.

IV - ENVIRONNEMENT JURIDIQUE

La S.A.R.L, introduit au Cameroun par le décret du 14/05/1930 rendant applicable la loi du 07/03/1985 qui l'a institué en France. La S.A.R.L aujourd'hui régie par les articles 309 et 384 de l'acte uniforme est définie comme « une société dans laquelle les associés ne sont responsables des dettes sociales qu'à concurrence de leurs apports et dont les droits sont représentés parles parts sociales ».

Son avantage principale réside dans la simplicité de ses mécanismes de constitution et la souplesse de son fonctionnement qui justifie son succès. Son régime se rapproche de celui de la S.A bien qu'étant la forme la plus adaptée aux PME. Ce rapprochement s'explique surtout parla volonté du législateur de rendre la S.A.R.L plus crédible car l'une de leur principale faiblesse a été d'être des sociétés de façade.

IMPEXTEAM est donc immatriculé au registre de commerce et son numéro de contribuable est M109800008251J et ses statuts son déposés au tribunal de première instance de Douala.

CHAPITRE II

APPROCHE CONCEPTUELLE  DE LA GESTION DE STOCK

La gestion de stock est une fonction importante tant pour une entreprise commerciale que pour entreprise industrielle. La gestion des stocks consiste à planifier, organiser, diriger et contrôler les activités relatives à tous les stocks de marchandises gardées dans l'entreprise. Toutefois, la gestion de stocks est tout un processus allant de l'achat des marchandises, à leur entrée en stock, à leur sortie en stock et à leur comptabilisation. Nous insisterons ici sur la définition et les catégories de stocks, l'analyse du processus d'achat, la sélection des fournisseurs, l'organisation matérielle optimale des stocks et enfin à l'organisation comptable des stocks.

SECTION I - NOTION THEORIQUE DE LA GESTION DES STOCKS

I- DEFINITION ET CATEGORIES DE STOCK

I-1 DEFINITION

Selon l'acte uniforme relatif au droit comptable OHADA, les stocks comprennent l'ensemble de biens ou des services qui interviennent dans le cycle d'exploitation de l'entreprise soit pour être vendu en l'état ou à terme d'un processus de production à venir ou en- cours ou pour être consommé généralement au premier usage. Dans le cadre d'une entreprise commerciale, on entend par stocks l'ensemble constitué par des marchandises destinées à la revente et caractérisées par leur variété. Pour les entreprises industrielles, les stocks sont constitués des matières premières, des produits semi-finis, des produits en-cours, des produits finis.

De ces définitions nous pouvons ressortir les catégories de stocks qui feront l'objet du paragraphe suivant.

I-2 CATEGORIES DE STOCKS

On distingue deux grandes catégories de stocks à savoir :

Ø Le stock des produits fabriqués

Ils sont constitués des matières premières, des matières et fournitures consommables, des emballages commerciaux.

Ø Le stock de produits finis et encours

Ils comprennent les produits finis, les produits intermédiaires ou semi-finis, les produits en-cours, les sous produits, les produits résiduels et les emballages commerciaux fabriqués.

II- ANALYSE DU PROCESSUS D'ACHAT

Le processus d'achat peut se résumer en trois étapes :

· La naissance du besoin

· La passation de la commande

· La livraison

II-1 LA NAISSANCE DU BESOIN

C'est la première étape du processus d'achat. L'activité de l'entreprise fait surgir des besoins de toutes sortes dans les services, ainsi le processus consiste à définir et décrire le ou les produit(s) apte(s) à satisfaire les besoins des clients.

II-2 PASSATION DE LA COMMANDE

La commande est un acte juridique qui engage l'acheteur envers le fournisseur et qui regroupe l'ensemble des besoins en produits exprimés en qualité, sur un document appelé bon de commande. Elle s'effectue lorsque le stock atteint un certain niveau et ceci en fonction des objectifs de l'entreprise et tenant compte des délais de livraison.

II-3 LIVRAISON

C'est l'acte par lequel le fournisseur met à la disposition de l'entreprise les produits commandés. Elle est matérialisée par un document appelé bon de livraison. La livraison se fait dans les délais et les conditions prévus dans le contrat signé d'accord parties (entreprise et son fournisseur). A l'arrivée des stocks au magasin, le service de contrôle doit vérifier si les stocks reçus respectent les conditions de fond et de forme prévues dans le contrat.

III- SELECTION DES FOURNISSEURS

Le processus de sélection des fournisseurs est très important dans la menace où le gestionnaire doit choisir celui qui lui permettra de réaliser son objectif de minimisation des coûts, la réalisation d'un profit éventuel et la satisfaction du marché. Le processus doit être fait en fonction de plusieurs critères à savoir :

· La qualité

· Le prix

· Les conditions

III-1 LA QUALITÉ

La qualité du produit est déterminante en ce sens qu'elle permet de satisfaire la clientèle et de rehausser l'image de l'entreprise en matière de fournitures de produits de bonne qualité. Ainsi le choix des fournisseurs par l'entreprise doit tenir compte du facteur « qualité produit ».

III-2 LE PRIX

L'un des objectifs du gestionnaire étant de minimiser les coûts liées à la gestion du stock, il doit donc s'approvisionner chez le fournisseur offrant les produits à des prix abordables en fonction des moyens dont dispose l'entreprise. Egalement le choix des fournisseurs par l'entreprise doit tenir compte du facteur « prix ».

III-3 LES CONDITIONS

Le choix des fournisseurs doit aussi tenir compte des conditions qu'offre le fournisseur à savoir :

- La qualité du produit

- Le délai de livraison : il doit être le plus court possible afin d'éviter les ruptures de stock et de satisfaire les besoins des clients à tout moment.

- Les conditions de paiements

- Les conditions de livraison

IV- ORGANISATION MATERIELLE

L'organisation matérielle du stock est basée sur l'évaluation des stocks réceptionnés. Sachant qu'il n'est pas toujours facile de gérer tous les stocks de produits avec la même attention. L'analyse des différents biens stockés montrent qu'ils sont constitués d'un petit nombre d'articles ayant une forte part de la valeur du stock .Deux méthodes d'analyse sont généralement retenues : la méthode ABC et la méthode 20/80.

IV-1 LA MÉTHODE ABC

L'analyse ABC est une version plus raffinée de l'analyse 20/80. Ici, trois catégories de stocks sont mises en évidence :

- 10 à 20% des articles de stock (catégorie A) représentent 70 à 80% de la valeur totale du stock ; leur bonne gestion est impérative.

- 20 à 30% des articles (catégorie B) représentent 10 à 20% de la valeur totale du stock ; leur gestion est plus ou moins importante.

- 50 à 60% des articles (catégorie C) représentent 5 à 10% de la valeur du stock totale ; leur gestion n'est pas prioritaire.

Son objectif est d'identifier les éléments prioritaires. Avant toute chose, il convient de définir quel est l'objectif de l'analyse. Une fois le but clairement identifié, les données sur lesquelles baser l'analyse sont facilement identifiables. Par exemple :

  * identifier les articles générant le plus (classe A) ou le moins (classe C) de rotation dans un entrepôt
  * identifier les familles représentant la majeure partie du stock (classe A)
  * pondérer les causes générant des retours produits en entrepôt
  * classifier les fournisseurs selon le volume d'achat
  * classifier les familles de produit selon le volume de vente....
IV-2 LA MÉTHODE 20/80

Cette méthode montre que

- 20% des produits en nombre représentent 80% de la valeur totale des stocks.

- 80% des produits en nombre représentent 20% de la valeur totale des stocks.

Son objectif est de sélectionner les articles pour lesquels il convient d'organiser en priorité la gestion des stocks. Quand on constate que 20 % environ des produits référencés représentent environ 80 % de la valeur du stock, on applique à ces produits une gestion complexe et rigoureuse (les 80 % en quantité qui ne représentant que 20 % en valeur se voient appliquer une gestion beaucoup plus souple).
Remarque : Ces méthodes de gestion des stocks sont théoriques. Leur application réelle peut varier beaucoup d'une entreprise à une autre.

SECTION II- GESTION OPTIMALE ET CONTROLE ET SUIVI ET STOCKS

I- GESTION OPTIMALE DES STOCKS

La gestion optimale des stocks est l'ensemble des voies et moyens mis en oeuvre par le gestionnaire pour que l'entreprise supporte le coût global de stockage le plus faible possible. Généralement des modèles mathématiques admis dans le cadre de la recherche opérationnelle sont mis à contribution afin de satisfaire les exigences de rationalisation de gestion de stock dont la plus utilisée est la méthode de la quantité économique à commander (modèle de WILSON) que nous analyserons dans la suite. Mais nous analyserons en premier lieu les différents niveaux de stock et les coûts engendrés par la gestion des stocks.

I-1 LES DIFFÉRENTS NIVEAUX DE STOCKS

On distingue des différents niveaux de stock dans le processus de gestion de stock :

- Le stock moyen : c'est celui qui pour un article donné et une période donnée se trouve en magasin. Il est calculé à partir de la relation : SM = (STOCK INITIAL +STOCK FINAL)/2 si l'entreprise dispose d'un stock initial et d'un stock final ; dans le cas contraire on aura : SM = CONSOMMATION/2 .NOMBRE DE COMMANDE.

- Le stock de sécurité : c'est le niveau de stock à doter par toute entreprise pour faire face à des évènements imprévus.

- Le stock d'alerte ou de sécurité : c'est le niveau de stock qui déclenche la commande, autrement dit, c'est le niveau de stock qui permet de satisfaire la demande pendant les délais de livraison et de maintenir le stock de sécurité s'il existe.

- Le stock minimal ou critique : c'est le stock à partir du quel l'entreprise souhaite ne jamais se retrouver, il permet d'éviter toute rupture, même si un évènement exceptionnel survient (retard de livraison, accélération brutale de commande ...etc.).

- Le stock maximum : c'est le niveau de stock que l'entreprise évite d'aller au Delas pour des raisons d'aire de stockage insuffisant qui pourra occasionner les risques de mévente ou de des coûts globaux de stockage trop élevé.

II- LES COUTS ENGENDRES PAR LES STOCKS

L'acte uniforme OHADA définit le coût comme étant des charges supportées pour atteindre un objectif bien précis pour réaliser une activité, divers coûts sont liés au stock à savoir :

- Le coût global de passation ou coût de lancement des commandes

- Le coût global de stockage ou de possession de stock

- Le coût de pénurie ou coût de rupture des stocks

II-1 LE COÛT DE PASSATION OU DE LANCEMENT DES COMMANDES

Le coût de lancement ou coût de passation des commandes représente tous les frais liés à la passation des commandes, parmi lesquels on cite : les frais de téléphone, le fax, billet d'avion, les frais de photocopies, le télex ... etc.

II-2 LE COÛT DE POSSESSION DE STOCK OU COÛT DE STOCKAGE

Le stock de possession des stocks est constitué des charges liées au stockage physique mais également de la non régularisation des capitaux immobilisés dans le stock (voir du coût des capitaux empruntés pour financer le stock).

Le taux annuel de possession t% est le coût de possession ramené à unité monétaire de matériel stocké. Il est obtenu en divisant le coût total des frais de possession par le stock moyen. Ces frais couvrent : les coûts de magasinage (loyer et entretien des locaux, assurance, frais de personnel et de manutention, gardiennage, électricité... etc.), l'intérêt du capital immobilisé, les détériorations du matériel et les risques d'obsolescence.

II-3 LE COÛT DE PÉNURIE OU DE RUPTURE DES STOCKS

C'est un coût qui vise à éviter toutes les ruptures de stock, car, le but de l'entreprise est d'assurer la disponibilité des produits qui composent le stock.

v La quantité économique à commander

La gestion des stocks consiste à répondre aux questions suivantes :

· Comment minimiser les stocks ?

· Que doit-on commander ?

Le principe de l a quantité économique à commander ou modèle de WILSON tente d'y répondre. Le principe est basé sur les hypothèses suivantes : au cours de la période considérée (l'année en général), la demande connue de façon certaine. Cette demande est uniformément repartie dans le temps (il n'ya pas de variation saisonnière). Les délais de livraison sont connus et strictement respectés. Le prix d'achat est constant (indépendant de la quantité commandée). Dans un tel contexte, il ne saurait y avoir des ruptures de stock. Nous parlerons ici :

· Du coût de possession de stock

· Du coût de lancement des commandes

Terminologie :

Soit Q la quantité économique à commandée, D la consommation, N le nombre de commande passé au cours de l'exercice, C le coefficient proportionnel d'achat, CL le coût de lancement d'une commande, CS le coût de stockage d'une unité, TS le taux de possession pour 1 F du stock moyen, P le prix unitaire, CGC le coût de lancement, CPS le coût de stockage et CTG le coût total de gestion des stocks.

Calcul des différents coûts :

CTG = CGC + CGL, or CGC= N x C et CGL= SM x TS x P ou CGL = CS x ?Q/2 x T

Ainsi CTG = N x C +CS x Q/2 x T sachant que N = D/Q, nous aurons CTG = C x D/Q + CS x Q/2 x T.

La quantité économique à commander est celle qui permet de minimiser le coût global de gestion ; de ce fait il s'agira de déterminer Q* et N* :

Q* =  

N* =

Le modèle basé sur la quantité économique semble séduisant mais les hypothèses sur lesquelles il repose sont souvent très éloignés de la réalité car il considère que l'avenir est certain et que la demande est connue, ce qui n'est pas souvent le cas dans la pratique où la consommation n'est pas constante et qu'aucune pénurie n'est admise, ce qui n'est pas vérifié car, il existe d'une part des aléas qui influencent les livraisons et d'autres part une d'autre part une relation entre coût de réapprovisionnement et la quantité commandée qui sont des variables aléatoires.

En définitive, malgré les limites qui font du modèle de WILSON un modèle théorique, nous pouvons remarquer que ces hypothèses ont eu le mérite de simplifier les modèles mathématiques de la gestion des stocks.

III- CONTROLE,SUIVI DES STOCKS ET ENREGISTREMENT COMPTABLE

Les mouvements de stock connaissent certains moments critiques qui de façon spontanée provoquent des dispositions adéquates de suivi afin de d'éviter soit des erreurs de comptage (inventaire, réception des livraisons, visite des clients, conservation de stock, préparation de livraison, couverture de risque de vol ou d'incendie). A cet effet, le stock est suivi et contrôlé au jour le jour à l'aide des fiches de stock ou d'un compte d'inventaire et pour les cas de gestion manuelle de stock par simple constatation et inscription du mouvement en sortie comme en cas de gestion informatisée de stock. Pour l'un ou l'autre des cas, il est pratiqué un inventaire physique à la fin de chaque exercice.

III-1 CONTRÔLE À PARTIR DES FICHES DE STOCKS

La fiche de stock est un document sur lequel sont ressortis les différents stocks que l'on retrouve dans l'entreprise (en quantité et en valeur) et ces différents mouvements d'entrée et de sortie. Il n'existe pas de tracé type car chaque entreprise présente sa fiche en fonction des catégories de stock qu'elle dispose.

III-2 SUIVI D'INVENTAIRE PHYSIQUE DE STOCK

Le droit comptable OHADA dans son article 17 alinéa 6 définit l'inventaire physique comme étant l'opération qui consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire.

C'est un inventaire extracomptable. Il est réalisé en deux étapes à savoir :

- L'organisation des équipes d'inventaire et l'affinement des documents d'inventaire : avant la date de début du déroulement des opérations d'inventaire, le responsable de l'organisation comptable constitue des équipes de 3 et 4 personnes chargées de réaliser l'inventaire et d'établir une liste complète des divers éléments du stock.

- Les constats d'inventaire : le dénombrement des actifs ; l'inventaire peut donner lieu à 3 types de constat :

· L'existant en stock égale au solde théorique issu de la comptabilité : c'est le cas généralement souhaité qui ne pose pas de problème particulier.

· L'existant en stock est supérieur ou inférieur au solde théorique : il convient de faire des recherches aussi bien dans la comptabilité que dans la tenue du magasin de manière à trouver l'origine de l'écart constaté et de procéder à la régularisation de l'anomalie.

· L'existant en stock n'a plus de valeur marchande : c'est le cas des stocks détériorés et dans ce cas, des procédures particulières doivent être mise en oeuvre pour assurer une communication financière sincère dans la recherche de la livraison d'une image fidèle du patrimoine.

III-3 ENREGISTREMENT COMPTABLE

Enregistrement des entrées et sorties de marchandises en inventaire permanent

Le système d'inventaire permanent préconise l'enregistrement au jour le jour des entrées et sorties des magasins de stocks.

Constatation des entrées en stock des marchandises

D C D C

311

6031

Marchandises

Variation de stocks marchandises

(Entrée en stock)

Coût d'achat

Coût d'achat

Constatation de la sortie en stock

D C D C

6031

311

Variation de stocks marchandises

Marchandises

(sortie en stock)

Coût d'achat

Coût d'achat

Les entreprises qui n'ont pas les moyens de tenir l'inventaire permanent peuvent recourir à l'inventaire intermittent.

Enregistrement comptable de marchandises en inventaire intermittent.

L'inventaire intermittent est une organisation de stock selon laquelle on procède à seul un recollement périodique, au moins une fois par exercice, des existants chiffrés en quantité et en valeur. Ainsi lorsqu'une entreprise la pratique on comptabilise uniquement les factures d'achat et de vente. Les mouvements de stocks quant à eux sont gérer par un logiciel de gestion commercial (SAARI). En fin de d'exercice grâce à un inventaire extracomptable, on détermine le stock physique ou le stock initial du prochain exercice qu'on recalcule à partir du coût moyen unitaire pondéré de la période de stockage. Ce qui permet de passer soit l'écriture de variation de stocks soit l'écriture de l'annulation de stock et la constatation du stock final qui deviendra le stock initial du nouvel exercice.

Passation des écritures comptables

D C D C

6031

311

Variation de stocks marchandises

Marchandises

(annulation de stock)

Stock initial

Stock initial

311

6031

Marchandises

Variation de stocks merchandises

(Constatation du stock final)

Stock final

Stock final

Il existe également une méthode qui consiste à passer une seule écriture pour constater la variation des deux stocks.la variation de stock ainsi calculée peut être un stockage si le stock initial est inférieur au stock final ou un déstockage si le stock initial est supérieur au stock final.

D C D C

311

6031

Marchandise

Variation de stock marchandise

(Cas de stockage)

Montant de stockage

Montant de stockage

IIEME PARTIE

PRESENTATION DU PROCESSUS DE GESTION DE STOCK A IMPEXTEAM, PROBLEMES LIES ET POSSIBILITES D'AMELIORATION

Dans cette partie, notre préoccupation porte sur les particularités de la gestion du stock à IMPEXTEAM où, comme nous l'avons dit précédemment les achats se font sur le plan international et national.

Etant donné que IMPEXTEAM a mis sur pieds une méthode de gestion de stock, comment identifier et garantir la traçabilité comptable des opérations d'achat et de vente des marchandises. La réponse à cette préoccupation formera l'ossature de cette 2éme partie, nous ne saurons terminer sans apporter nos remarques ou insuffisances constatées, tout en proposant d'éventuelles possibilités d'amélioration.

CHAPITRE III

PRESENTATION DU PROCESSUS DE GESTION DE STOCK AU SEIN DE IMPEXTEAM

La particularité de la gestion de stock à IMPEXTEAM est située au niveau des approvisionnements et des ventes. C'est ainsi que les opérations d'achat sont réalisées aussi bien sur le marché international que national, d'où la recherche des fournisseurs reste une quête permanente et il en est de même au niveau de sa clientèle qui située au Cameroun et dans la sous-région d'Afrique Centrale. Nonobstant les difficultés liées aux relations de confiance et d'assurance de part et d'autre entre IMPEXTEAM, ses fournisseurs et ses clients. L'étude de ces relations formera l'ossature de ce chapitre.

SECTION I - ANALYSE DU PROCESSUS D'ACHAT ET CHOIX DES FOURNISSEURS

I- ANALAYSE DU PROCESSUS D'ACHAT

Sur le plan international, les commandes sont passées trimestriellement au cours de l'exercice à IMPEXTEAM, pour pallier aux éventuelles ruptures de stock, les commandes sont aussi faites sur le plan national pour satisfaire sa clientèle.

I-1 NAISSANCE DU BESOIN

Pour revenir à ce que nous venons de dire plus haut, IMPEXTEAM tient compte des règles générales d'achat, c'est-à-dire le respect d'un certain rythme d'approvisionnent arrêté et les ruptures qui entrainent le besoin d'achat.

I-2 LA PASSATION DE LA COMMANDE

Les offres étant faites au niveau international et national, elles sont alléchantes si les prix sont concurrentiels sur le marché, compte tenu de la qualité et la diversité des produits.

I -3 LA LIVRAISON

Après la conclusion du contrat de vente entre les parties (IMPEXTEAM et ses fournisseurs), pour ce qui est des achats internationaux, les institutions financières se chargent de l'assurance des marchandises qui passent directement à l'embarquement. Ces marchandises restent la propriété du fournisseur jusqu'à destination du port de Douala pour un éventuel débarquement ; lorsque le bateau accoste au port de Douala, la douane camerounaise s'occupe de la déclaration d'importation desdits marchandises. Leur contrôle est nécessaire pour vérifier si la quantité et la qualité des marchandises mentionnées sur la facture correspondent au bon de commande tout en respectant les normes ISO afin de confirmer au fournisseur la bonne réception des marchandises commandées. La société loue les transporteurs qui se chargent de transporter les marchandises vers le magasin ou dépôt principal de l'entreprise.

Par ailleurs, en ce qui concerne les marchandises achetées sur le plan national, ce sont les fournisseurs locaux qui assurent le transport de la marchandise jusqu'au magasin de l'entreprise. Dès l'arrivée ces marchandises sont contrôlées par le magasinier qui se charge du rangement tout en vérifiant si les quantités livrées sont celles mentionnées sur le bon de commande.

II- CRITERES DE CHOIX DES FOURNISSEURS

Le choix d'un fournisseur n'étant pas toujours une chose facile, la recherche des fournisseurs demeure une préoccupation majeure pour les entreprises. Dans le souci de satisfaire et de fidéliser sa clientèle, IMPEXTEAM a opté pour une politique des meilleurs produits à des prix accessibles à tous ces clients. Lorsque IMPEXTEAM fait face à une multitude d'offre, la première préoccupation du contrôleur de gestion est de savoir si les produits proposés sont de bonne qualité, s'ils seront écoulés sur le marché le plus rapidement afin d'éviter les coûts de stockage trop élevé et à quel prix. Cette préoccupation nous renvois à savoir si les clients apprécieront les produits afin de réaliser un résultat, sans oublier les conditions de règlement favorable à l'entreprise. Une fois lorsque toutes ces conditions sont réunies, on passe effectivement la commande.

SECTION 2 - ORGANISATION MATERIELLE ET INDICATEUR DE GESTION DE STOCK RECEPTIONNE

I- ORGANISATION MATERIELLE DES STOCKS

I-1 IDENTIFICATION DES STOCKS RÉCEPTIONNÉS (GERBAGE) ET CLASSEMENT

Le GERBAGE est le fait de classer les produits dans les magasins les uns sur les autres de manière à les reconnaître facilement. Dans les magasins de IMPEXTEAM, les marchandises sont classées par référence des articles, ainsi on trouve des classeurs entre eux et les stylos entres eux pour ne citer que ceux-là. C'est donc avec beaucoup d'attention qu'on attribue aux produits reçus un code famille d'article, une référence (code barre article) et une valeur d'entrée en stock.

I-2 INDICATEUR DE GESTION DES STOCKS

Ce sont des éléments qui constituent le signe d'alerte pour la naissance du besoin et de la passation de la commande ou la garantie du niveau de stock par excellence en fonction de ses objectifs.

a) Les différents niveaux de stock

La gestion théorique du stock impose pour besoin de prudence différents niveaux de stock qui ont chacun une signification précise, sur le plan pratique, IMPEXTEAM a instauré sa propre méthode de gestion de stock. Les approvisionnements étant conditionnés par la disponibilité des produits sur le plan national et international. C'est ainsi qu'il existe donc une quantité de stock minimum sans finalité d'alerte pour déclencher la commande.

b) Coûts engendrés par les stocks

Il s'agit de :

v Coût de passation de la commande ou coût de lancement

Il est constitué des frais de téléphone, des frais de déplacement de la personne chargée des approvisionnements, les photocopies, les frais accessoires globalement...etc.

v Coût de possession ou de stockage

Il est composé de toutes les charges nécessitant l'acquisition des stocks, parmi lesquels on peut citer : frais de manutention, les frais de sécurité, les frais d'assurance de la marchandise... etc.

c) Contrôle et suivi des stocks

Le contrôle et le suivi des stocks supposent une mise en place des dispositions pratiques de surveillance et de vérification afin d'éviter les coups de vols, rupture ou erreurs de livraison de la part des agents chargés de la distribution .Il est question ici de démontrer comment les mécanismes de contrôle et de suivi des stocks sont élaborés. Il s'agit ici de l'inventaire de stock et les instruments d'inventaire et de suivi de stock

v Inventaire physique de stock

Au sein de IMPEXTEAM, le contrôle et le suivi des stocks sont faits à partir d'un inventaire physique. IMPEXTEAM fait appel à des cabinets d'expertise afin de déterminer les quantités réels en stock à la fin de l'exercice comptable et les comparés au stock qui se trouve en machine d'après le logiciel SAGE SQL (gestion commerciale). En ce qui concerne les inventaires permanents, ils ne sont inexistants car à cause de multiplicité des gammes de produits, le temps mais aussi le volume des approvisionnements annuels. L'annexe ressort les familles d'articles et quelques articles suivant leur référence.

v Les instruments d'inventaire et de suivi de stock

Le suivi des stocks au sein de l'entreprise à la base par le service de stock y compris le magasinier. Ce dernier notifie toutes les informations concernant les mouvements de sorties d'entrés de marchandise et transmet ses données au service stock pour vérifier l'exactitude des données à l'aide des documents qu'il ont reçu tout au long de la journée, afin de comparer pour avoir une estimation des réelles en stock. C'est du logiciel SAGE SQL GESTION COMMERCIALE que sont les différents mouvements d'article en stock.

CHAPITRE IV

PROBLEMES LIES A LA GESTION DE STOCK AU SEIN DE IMPEXTEAM ET LES POSSIBILITES D'AMELIORATION

Parvenu à ce stade, il sera question pour nous de souligner les insuffisances relevées dans la gestion de stock pratiquée par IMPEXTEAM et trouver des solutions pour palier à ces insuffisances.

SECTION I - PROBLEMES LIES A LA GESTION DE STOCK

Gérer un stock, c'est mettre en oeuvre des techniques qui permettront de minimiser les coûts de stockage tout en se préservant contre les ruptures de stock.

I - LES RUPTURES DE STOCK A IMPEXTEAM

IMPEXTEAM dispose d'un stock d'articles à forte rotation qui ne devrait aucun cas connaître des ruptures, des fournitures de bureau (rames de papier, manifolds, blocs notes, registres, classeur de bureau...) et le matériel informatique (clé USB, cartouches d'encre pour imprimante, souris pour ordinateur...), ce manque d'article en stock peut engendrer des coûts énormes à l'entreprise. La question ici est de savoir comment surviennent les ruptures de stock qu'elles sont leur conséquences au sein de IMPEXTEAM ?

I-1 LES CAUSES DE RUPTURE DE STOCK

Malgré sa politique d'approvisionnement, IMPEXTEAM connaît souvent des ruptures de stock de certains produits. Cette rupture peut survenir grâce au retard des livraisons, au choix approximatifs des fournisseurs, à la non maîtrise du stock de sécurité et aussi de l'abondance des demandes des clients ; du fait que les commandes des ces clients n'étant pas régulièrement stable, la quantité de marchandise en stock ne permet pas la satisfaction de besoins exprimés par sa clientèle. A ce niveau il faut déclencher le processus de réapprovisionnement direct pour y parvenir, il faudrait contacter soit en toujours prêt à satisfaire la demande car tout retard en ce moment aura des conséquences néfastes sur l'entreprise.

I -2 LES CONSÉQUENCES DE LA RUPTURE DE STOCK

Les ruptures fréquentes de stock entrainent un retard d'exécution des tâches et donc un retard dans la livraison des travaux, ce qui crée une mauvaise image de l'entreprise. Ainsi l'entreprise dans le souci premier d'être rentable et de préserver son image verra certaines de ses charges augmentées à l'instar des charges supplémentaires d'approvisionnement. Par ailleurs le délai prolongé d'exécution peut être à l'origine du départ de certains clients en proie d'une crise de confiance vis-à-vis de l'entreprise par rapport à leurs attentes.

II - LE SURSTOCKAGE

L'espace du magasin général à IMPEXTEAM n'étant pas très grand pour répondre aux exigences de stockage, la structure devrait connaître une optimisation de l'espace. C'est ainsi que certains articles à l'instar des grandes perforatrices, les classeurs chronos D50 ESSELTE, les minis agrafeuses ...ne devraient pas être commandées en grande quantité car ce sont les articles les moins consommés. Toutefois il serait judicieux de noter les causes de surstockage ainsi que leurs conséquences.

II-1 CAUSE DE SURSTOCKAGE

Le surstockage trouverait son origine dans les commandes peu judicieuses dont les motivations sont loin d'être en rapport et en rigueur managériale. On peut citer :

v La non maîtrise du stock existant

v La non maîtrise de l'entreposage

II-2 CONSÉQUENCES DU SURSTOCKAGE

Le stock étant de l'argent immobilisé, ce surstockage peut entrainer des pertes énormes dans la société (risque de dévalorisation, de vol, de destruction ...) De ce fait, si cet argent avait été déposé en banque, il aurait produit des intérêts nécessaires permettant à l'entreprise de pouvoir couvrir certaines de ses charges ; de plus, le surstockage réduit l'espace dans le magasin. Plus on stock, plus le coût de stockage est élevé à cause des frais engagés pour la sécurité et l'entretien des articles, ce qui peu amener la réduction du bénéfice de l'entreprise.

Après avoir présenté les problèmes de la gestion de stock à IMPEXTEAM, leurs causes et leurs conséquences. Il est nécessaire pour nous d'apporter des suggestions d'amélioration inhérentes aux différents problèmes posés. C'est l'objet de notre préoccupation pour la section suivante.

SECTION II : VERS UNE AMELIORATION DE LA GESTION DE STOCK A IMPEXTEAM

Dans cette section, il sera question pour nous d'apporter notre modeste contribution en vue d'une quelconque amélioration. Pour cela, nous ferons des propositions relatives au stockage.

I - LES PROPOSITIONS RELATIVES AUX RUPTURES DE STOCK

Concernant les marchandises qui ont une forte rotation, le problème qui se pose avec le plus d'acuité est celui des approvisionnements aléatoires. Il serait question de mieux réorganiser les approvisionnements de ces articles.

Les commandes des clients étant généralement imprévisivibles ce qui entrainent parfois une insuffisance de marchandise pouvant satisfaire la clientèle. C'est alors qu'intervient le lancement de la commande.

Lorsque que le besoin est exprimé, il est impératif de sélectionner des fournisseurs capables d'assurer la livraison dans les délais prévus, car tout retard de livraison dans le cas d'espèce échelonnera le délai de travail. Ce qui ne permettra pas à l'entreprise de satisfaire ses clients à temps et érodera la confiance de la clientèle qui se détournera en faveur du principal concurrent à la prochaine occasion, entrainant ainsi outre la perte d'opportunité, la destruction de l'image de marque de IMPEXTEAM et par ricochet sa compétitive, d'où la nécessité d'une sélection efficace et efficient des fournisseurs. Autrement dit, il faut savoir choisir les fournisseurs qui offrent la bonne qualité du produit à moindre coût dans les délais raisonnables avec les quantités correspondantes au bon de commande.

Il est d'un intérêt évident pour une entreprise de regrouper le plus vite que possible sur un même bon de commande, tous les articles que l'on doit commander chez un même fournisseur. Ce qui engendre des remises maximales, des frais de transport plus faibles tout en réduisant le nombre de bon commande, de réception ou livraison et des factures. Ces réductions entrainent la baisse des frais d'acquisition ou coût de revient respectant ainsi l'objectif de minimisation des coûts de gestion de stock à travers une réduction du coût de passation et de pénurie.

Concernant le stock de marchandise à utilisation spécifique à l'instar des rames de papier, des cartouches pour imprimante..., il faut mettre sur pied une gestion à point de commande ; elle consiste à déterminer la quantité économique lorsqu'on atteint le stock de securité.

L'objectif ici est de déterminer le stock d'alerte qui le niveau de stock qui déclenche la commande. Ce niveau des stocks doit pouvoir permettre à l'entreprise de faire face aux demandes aléatoires pendant les délais de livraison et de maintenir le stock de sécurité. Ce niveau de stock est déterminé selon l'une des méthodes proposées par Wilson.

Dans ce cadre, l'analyse porte sur le coût de gestion de stock de sécurité. En effet, un stock de sécurité important entraine des coûts de gestion trop élevés alors qu'un niveau plus faible de ce stock génère les coûts de pénurie. Il sagit de déterminer le stock de sécurité qui minimise les coûts de stockage et de rupture.

Ce système demande un suivi permanent du stock qu'on réalise à l'aide d'une fiche de suivi de stock ou planning des approvisionnements. Toutefois ces fiches devront être analysées avec pour objectif de :

v Mettre à jour le stock sans emplacement

v D'assainir et de redistribuer les emplacements

v D'éliminer les doublons

v De déterminer le nombre d'articles en mouvement dans le magasin (mouvement d'entrée et sortie de stock en quantité et en valeur)

II - LES PROPOSITIONS RELATIVES AUX SURSTOCKAGE

Le magasin de IMPEXTEAM étant réduit pour répondre aux attentes de stockage de ses articles, il serait nécessaire de bien maitriser le niveau de stock en magasin de faire preuve de plus de rigueur dans l'acquisition des produits.

De même le magasinier devrait veuillez au retrait du magasin des marchandises défectueuses ou périmées qui réduisent l'espace de stockage, il devra également éviter qu'un même article se retrouve de part et d'autre dans des différents rayons d'où l'importance de l'entreposage dans le magasin, car lorsqu'un même article est placé dans plusieurs rayons il suscite la méprise quant à sa présence en stock engendrant des commandes nouvelles. Ce qui entraine un réapprovisionnement inutile, d'où le surstockage.

L'immobilisation du magasin nécessite un grand investissement pour les stocks. La tenue des fiches de stock devra être contrôlé à tout moment du mouvement d'un article au magasin. Il faudra bien noter les quantités sorties, les quantités entrées par article ; bref instaurer la rigueur dans la tenue de ces fiches.

Par ailleurs, il est à noter que le surstockage n'est pas toujours un inconvénient. En effet, l'entreprise suite à une baisse des prix sur le marché peut s'approvisionner des marchandises en grande quantité afin de vendre à des prix élevés ce qui augmentera son chiffre d'affaire.

Au terme de notre contribution à l'amélioration de la gestion de stock au sein de IMPEXTEAM, nous ne prétendons pas avoir apporté une solution miraculeuse aux problèmes rencontrés. Toutefois nous espérons que les propositions faites pourraient permettre d'anticiper, prévenir et de maîtriser les anomalies pour une meilleure rentabilité.

Malgré toutes les dispositions prises par les entreprises, ces dernières connaissent pour la plupart des rupture de stock et le surstockage des marchandises ou des produits. Ces fléaux sont dus aux conséquences des approvisionnements aléatoires dont les causes sont multiples, mais le principal est l'absence d'un programme d'approvisionnement fiable ; à celle-ci s'ajoute les demandes qui sont loin de répondre aux préceptes et principes de management.

En définitive nous proposons le modèle de gestion des approvisionnements « flux tendu » pour un matériel spécifique et le modèle de gestion à « point de commande »pour le matériel standard. Bref il convient au responsable du service de maîtriser et de contrôler les différents flux existants au magasin. Ce qui soulève la question relative au recyclage et à la formation continue des responsables.

CONCLUSION GENERALE

Au terme de notre analyse, nous nous rendons à l'évidence que notre étude nous a permis de mieux cerner la notion de gestion de stock et de d'apprécier la notion de minimisation des coûts de gestion.

Dans la première partie nous avons présenté IMPEXTEAM, nous nous sommes évertué de décrire le concept de coût de stockage qui lui-même intégré à une problématique plus large de gestion de stock. C'est ainsi que nous avons relevé que les difficultés de la gestion de stock sont pour la plus part du temps liés aux problèmes d'approvisionnement aléatoire, la non maîtrise de l'entreposage et aussi la non maîtrise de la quantité de produits en stock. Pour faire face aux ruptures fréquentes l'entreprise se doit de :

v Sélectionner les fournisseurs capables de livrer la marchandise de bonne qualité, dans les délais, de respecter les quantités du bon de commande et surtout de prévoir le stock de sécurité

v Disposer d'un emplacement fixe pour chaque article afin d'éviter le surstockage, ce qui entrainera la maîtrise en quantité réelle des articles stockés,

v La bonne tenue des fiches de stocks qui assure le contrôle des articles entrés et sortis en stock.

Ces problèmes énumérés ci-dessus peuvent ralentir la croissance, la pérennité et détruire l'image de l'entreprise auprès de da clientèle. L'équilibre étant difficile à atteindre, il faut cependant réduire des surcoûts engendrés pour ne pas diminuer la rentabilité de l'entreprise. Ainsi donc nous espérons que notre travail contribuera à une amélioration de la gestion et surtout à la minimisation des coûts de stockage à IMPEXTEAM.

Nous ne prétendons pas que les solutions données constituent une panacée ; c'est pourquoi nous resterons ouverts à toutes les suggestions constructives visant à améliorer ce travail.