Respect des procédures comptables et
financières et gestion financières des projets liés aux
ONG
Conformément à son manuel de procédures,
le WWF doit se conformer aux procédures strictes de comptabilité
et de contrôle interne dans le but de s'assurer que les fonds mis
à sa disposition ont été utilisés
conformément à leur objet.
Le respect des procédures comptables et de
contrôle interne est essentiel à la réussite des programmes
du WWF. Il existe pour deux raisons :
· protéger les actifs et les ressources
financières de l'organisation,
· fournir des informations financières fiables
à l'organisation et à ses bailleurs de fonds.
Pour atteindre ces objectifs, les pratiques comptables et de
contrôles du WWF sont conçues pour s'assurer que :
· toutes les transactions ne sont exécutées
qu'après autorisation de la direction,
· toutes les transactions sont enregistrées avec
précision pour permettre la préparation des états
financiers conformément aux normes comptables internes
généralement acceptées et à préserver les
actifs,
· l'accès aux immobilisations n'est
autorisé que conformément à l'autorisation de la
direction,
· toutes les transactions se rapportent aux
activités du WWF et sont suffisamment documentées.
Pour mieux comprendre le système comptable du WWF,
relatif à la gestion financière des projets MC et PNK, il nous a
semblé opportun de présenter dans un premier temps le traitement
de l'information comptable des projets MC et PNK dans le système
comptable de KfW et dans un second temps, le traitement de cette même
information dans le système comptable du WWF.
Le traitement de
l'information comptable des projets MC et PNK dans le système comptable
de KfW.
Chaque mois, une demande d'avance de fonds est adressée
à la KfW par le coordonateur du programme WWF-SAWA, dans laquelle sont
spécifiées les disponibilités en banques, en caisses et
les montants requis pour les activités et les salaires du mois suivant
(voir annexe 3).
Les fonds reçus seront destinés à trois
catégories de dépenses:
- les dépenses du personnel du MINFOF,
- les dépenses du personnel du WWF de terrain pour les
activités,
- les dépenses du bureau central du WWF-SAWA.
a. Les dépenses du personnel du
MINFOF
Le MINFOF à travers le Conservateur du PNK adresse
chaque mois au WWF une demande d'avance de fonds. Après avoir
reçu la demande, le chef des projets vérifie la conformité
de la demande avec le budget, la disponibilité des fonds et le niveau
d'avance non encore justifié par le conservateur. Si la demande remplit
les conditions requises, après approbation par le chef de projet, les
fonds sont décaissés. Cependant, en cas de doute ou de
réserves émis sur la demande du Conservateur, le chef des projets
envoie à la KfW une demande de non objection. En fonction de la
réponse de la KfW, il pourra valider ou pas la demande du
conservateur.
Au moment de la justification de ces avances, les factures
sont déposées auprès de l'assistant comptable
recruté pour le suivi des projets MC et PNK. Ce dernier contrôle
leurs conformités aux règles et procédures du WWF et de la
KfW. Sur toutes les factures conformes, il y sera apposé un cachet sur
lequel l'on pourra lire les renseignements suivants sur la
dépense :
- le numéro de référence de la
facture : ce numéro est généré automatiquement
par le logiciel « SUN. SYSTEM » qu'utilise la KfW et qui
est installé sur l'ordinateur de l'assistant comptable chargé du
suivi des projets MC et PNK,
- la ligne budgétaire qui est sélectionné
dans le système. Par exemple, on aura le code 1.1 pour les
dépenses de MC et 1.2 pour celles de PNK,
- le type de dépense qui est également
sélectionné dans le système. Exemple : le carburant,
les perdiems, les salaires etc.
- la zone géographique : le code
géographique de MC est 100 alors que celui de PNK est 200,
- le nom du partenaire : (WWF, DED ou WCS etc.),
- la date de la facture,
- la signature du partenaire responsable.
Il est important de noter que le partenaire qui certifie la
dépense devient de ce fait responsable de cette dépense. Dans le
cas où la KfW rejette une dépense effectuée par le MINFOF
par exemple, si cette dépense avait été validée par
un partenaire, celui-ci sera tenu de la rembourser. La certification de la
dépense engage le partenaire à 100%. Aussi, face à un
doute sur une dépense, trois possibilités s'offrent à
lui :
- le rejet de la facture,
- la demande de non objection du consultant qui
représente la KfW ou,
- la certification de la dépense.
Le cachet sert à la fois d'imputation, de
vérification et d'acceptation de la dépense. Raison pour laquelle
il doit être visible sur la facture auquel cas celle-ci se verra d'office
rejetée par la KfW.
A la suite du contrôle de conformité et de la
validation des dépenses, les factures sont saisies dans « SUN
SYSTEM ». Ensuite, elles sont photocopiées et les originales
envoyées avec le rapport financier à la KfW pour validation.
Outre les factures produites par les fournisseurs, le WWF
produit également des factures en interne qui sont enregistrées
dans le rapport financier adressé à la KfW. Ces factures internes
sont précisément les factures de frais de gestion (voir annexe
4), calculées à hauteur de 10% du total des dépenses
mensuelles et les factures de temps de travail du personnel du WWF dont la base
du justificatif est le « time sheet » (Voir annexe 5).
Cette dernière est produite sur la base du taux horaire journalier du
personnel multiplié par le nombre de jour contractuel.
Le rapport financier tel que présenté en annexe
3 comprend dans sa première partie le montant des revenus cumulés
depuis la création des projets et le montant des dépenses
cumulées. La différence entre les deux montants est
expliquée dans la deuxième partie du rapport et comprend les
disponibilités à la banque, à la caisse et le montant des
avances données au personnel. Celui-ci doit absolument être
égal à la différence entre les revenus cumulés et
les dépenses cumulées.
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