Contribution à Â l'amélioration de la gestion financière des projets du fonds mondial pour la nature (WWF) financés par la banque allemande de développement (KFW)

Recommandation contribuant au respect des procédures comptables et financières

Plusieurs dysfonctionnements liés au non-respect des procédures comptables et financières ont été recensés. Les recommandations suivantes ont été formulées afin d'éviter leur résurgence.

a. Recommandation N°5 : Respecter la procédure de recouvrement du temps de travail

Les recommandations liées au non-respect des procédures que nous formulons sont de plusieurs ordres.

- dans un premier temps, nous recommandons que le mode de calcul des taux horaires appliqué jusqu'ici soit revu et corrigé dans l'optique d'une harmonisation de ces taux entre WWF-Yaoundé et les bureaux de terrain.

- à la suite de ces corrections, si des écarts en faveur de KFW sont constatés, une facture d'avoir devrait lui être adressée pour constater la dette.

- l'étape suivante devra consister à affecter un projet de base définitif à chaque employé, lequel permettra et facilitera le calcul du cost recovery dans le respect des procédures de WWF.

- ensuite, nous proposons une décentralisation du calcul du « cost recovery » au niveau du terrain afin de réduire le risque d'inhexaustivité au moment de la production des rapports financiers.

En agissant ainsi, le WWF améliorerait la qualité de l'information comptable et financière qu'elle transmet à l'extérieur et éviterait d'éventuels rejets de la part de la KfW.

b. Recommandation N°6 : Eviter la double imputation des coûts communs

La gestion des coûts communs a pour objectif la répartition des coûts entre les projets qui utilisent les mêmes produits ou services, sur une base de répartition équitable et mutuellement acceptée.

En raison de l'impact négatif de la double imputation et de la répartition inéquitable des coûts communs observés dans les projets MC et PNK, nous recommandons au WWF le respect de ces procédures. Ce respect passera par la passation d'écritures de correction dans les comptes des projets MC et PNK en vue de contrepasser les coûts communs passés doublement en charge dans ces projets.

L'impact de ces corrections se mesurera par des comptes de projets plus corrects et des rapports financiers plus fiables.

c. Recommandation N 7 : Envisager la création d'une passerelle entre les logiciels de comptabilité du WWF et de la KfW

Un logiciel de comptabilité est un programme informatique permettant d'assurer toutes (ou presque toutes) les tâches de la comptabilité pour établir la valeur et le gain d'une entreprise. Il enregistre et traite les transactions comptables à l'intérieur de modules fonctionnels comme la comptabilité fournisseurs, la comptabilité clients, la paie et le grand livre.

Le logiciel de comptabilité fonctionne comme un système d'information comptable. Il peut être développé spécifiquement par l'entreprise qui l'utilise, et peut être acheté à un fournisseur de logiciel, ou être une combinaison d'un progiciel applicatif acheté à un fournisseur avec des adaptations locales. Sa complexité et son coût sont variables en fonction de l'entreprise qui l'utilise.

Les logiciels comptables permettent des gains considérables de temps par l'utilisation de bases de données non redondantes mises progressivement à jours par l'entreprise (liste des clients, fournisseurs, articles vendus et achetés...). Les documents comptables peuvent être modifiés et imprimés et par conséquent peuvent être diffusés plus rapidement. Le logiciel de comptabilité est souvent le premier pas vers une intégration complète du système d'information. Ainsi, ces logiciels ont pour objectif d'assurer l'unicité de l'information, l'homogénéisation des processus, une information actualisée en permanence, la centralisation des entités distantes, et l'interactivité par le réseau.

Par conséquent, dans le souci de réduire les écarts observés dans les différents documents financiers dus à l'inhexaustivité de certaines transactions comptables deux solutions peuvent être préconisées :

- faire à la fin de chaque mois, un rapprochement systématique de transactions comptables issues des deux logiciels,

- le service de l'Information Technologique du WWF doit étudier la possibilité de créer une passerelle entre les deux logiciels de sorte que les informations issues de SUN.SYSTEM puissent être importées dans le logiciel de comptabilité du WWF.