II- POUVOIRS
La connaissance des possibilités de pouvoirs et de
délégations de signatures est essentielle car la validation des
actes en dépend étroitement. Ainsi, les personnes
habilitées à signer au nom de l'entreprise doivent être
clairement identifiées et connues des interlocuteurs extérieurs
(Clients, Administrations, opérateurs, fournisseurs etc.)
Les spécimens légalisés des signatures
des personnels habilités doivent être communiqués aux
partenaires et aux banques commerciales dès l'ouverture des comptes. Ces
signatures doivent être connues afin d'éviter le risque de
contrefaçon.
Les pouvoirs et délégations varient en fonction
de la nature des pièces et du degré d'engagement qui en
résulte pour l'entreprise le tableau ci-après synthétise
les procédures de signature et de délégation :
(Voir Annexes Tableau N°9)
1- Gestion de l'information
La bonne gestion de l'information (financière,
administrative, techniques...) au sein de l'entreprise doit être
considérée par chaque agent comme l'un des éléments
fondamentaux de bonnes performances, de l'efficacité et donc de
l'atteinte des objectifs que l'entreprise s'est assignée. Une gestion
performante de l'information exige une codification rigoureuse ainsi que de
bonnes procédures de
Kouo Hervé Elève Ingénieur en
3e Année Audit et Contrôle de Gestion Page
30
Thème : Rédaction d'un Manuel des
Procédures Administratives, Comptables et Financières
diffusion et circulation. Cela implique notamment un traitement
efficace du courrier de l'entreprise ainsi que l'organisation
régulière de réunions d'information.
2- Archivage des données
Les documents visés comprennent les livres comptables et
les pièces justificatives des opérations. Les documents
comptables sont triés, classés et conservés de
manière à autoriser leur accès rapide suivant les besoins
d'utilisation. La durée légale de conservation des documents
comptables obligatoires est de dix (10) ans. Les pièces justificatives
sont également conservées pendant dix (10) ans. Mais selon les
usages comptables, il est recommandé de conserver les pièces
justificatives aussi longtemps que les biens et services auxquels elles se
rapportent. Ainsi la durée de conservation recommandée pour les
pièces d'acquisition d'immeubles est de trente (30) ans, au moins.
> Modalité d'archivage et de
classement
Le classement est une opération administrative de
rangement temporaire des pièces collectées selon une
méthode permettant de les retrouver aisément pour leur
traitement. L'archivage est une opération de conservation
définitive. Il s'applique aux pièces justificatives sur
lesquelles tous les contrôles nécessaires ont été
exercés. Nous distinguons :
Les archives vivantes (ou courantes) conservées à
portée de main et souvent consultées ; les archives semi-vivantes
(ou intermédiaires) dont l'usage est peu courant et qui sont
stockées dans des endroits éloignés des lieux de travail
;
Les archives définitives (ou historiques) qui ne sont
à priori jamais consultées et qui peuvent être
détruites à l'issue de la période légale de
conservation.
L'opération de classement et d'archivage peut être
physique ou électronique. La gestion électronique des documents
(GED) consiste à classer et archiver les documents sur supports
magnétiques ou des CD-ROM par copie ou gravure de fichier
informatisés et/ou par transfert de documents scannés. Ce mode de
classement et archivage, désormais économique, présente en
outre l'avantage de procurer un fort gain de place et, dans le cas de CD-ROM,
de reposer sur des documents non modifiables. Le mode de classement et
d'archivage physique est
Kouo Hervé Elève Ingénieur en
3e Année Audit et Contrôle de Gestion Page
31
Thème : Rédaction d'un Manuel des
Procédures Administratives, Comptables et Financières
le plus couramment utilisé. Le plan d'archivages mentionne
pour chaque type de document :
V' Le support concerné (original papier, photocopie,
disquette, etc.)
V' L'ordre (numéro, date, etc.)
V' Les supports de classements (chemises, classeurs, boites,
etc.)
V' Leur durée de conservations correspondantes.
> Les outils de classement et d'archivage des
données
Les outils de et d'archivage physique comprennent principalement
:
Les chemises (simples, à rabat, pochettes, extensibles,
élastiques, etc.). Les classeurs à levier communément
appelé chrono,
Les dossiers suspendus à index vertical (ou horizontal)
pour une lisibilité de face dans les classements d'armoires (ou de
dessus dans les classements de tiroirs),
Les boites de classement,
Les boites ou caisses archives.
Archivage des données
| 
