III-CODIFICATION ET TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE
1. Codification de l'information
Les postes de travail sont également codifiés pour
identifier rapidement les personnes étant à l'origine
d'informations ou en étant destinataires. Les codes des fonctions
correspondent aux abréviations de postes figurant au tableau
ci-après :
(Voir Annexes Tableau N°10)
Le déficit d'information en temps réel de tous les
acteurs qui pourrait en résulter sera comblé par la tenue
régulière des comités de Direction et la communication
interne permanente
2. Traitement du courrier externe
> Courrier physique
« Courrier « arrivée »
(Voir Annexes Tableau N°11) > Courrier «
départ »
(Voir Annexes Tableau N°12)
Kouo Hervé Elève Ingénieur en
3e Année Audit et Contrôle de Gestion Page
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Thème : Rédaction d'un Manuel des
Procédures Administratives, Comptables et Financières
> Courrier électronique
Un volume de plus en plus important de document ou de messages
est désormais transmis ou reçu par des entreprises au moyen du
réseau internet sous forme de fichiers informatiques. Le foisonnement de
ces informations implique une gestion rigoureuse afin de retrouver rapidement
les documents. Les logiciels de messagerie sont bien adaptés à la
gestion du courrier électronique.
V' Courrier `'reçu»
Pour des raisons évidentes de confidentialité et
d'efficacité, tous les messages envoyés à l'entreprise
doivent être reçu dans une unique boite à lettres
électronique avant d'être redistribués à leurs
destinataires. Le DE désigne l'agent responsable de cette tache
(à priori le SA). Cet agent vérifie régulièrement
l'état de la boite aux lettres électroniques pour être
informé sans délai de tout courrier reçu. Le courrier
électronique est archivé dans les mêmes conditions que le
courrier physique de l'entreprise.
V' Courrier `' envoyé»
Chaque agent équipé d'un micro-ordinateur peut
envoyer des messages à partir de son poste.
a- Circulation de l'information interne
La circulation de l'information au sein de l'entreprise
assurée et renforcée par des réunions périodiques
(bimensuelles) du CODIR et des réunions ad hoc au moins deux fois dans
le mois entre les responsables et leurs collaborateurs.
Les réunions bimensuelles (CODIR) permettent :
V' De faire le point sur l'état d'avancement
des dossiers confiés au Centre de responsabilité,
V' D'exposer les difficultés
rencontrées,
V' De proposer les solutions pour les surmonter,
V' De discuter de toute autre question visant
à la réalisation des objectifs de l'entreprise.
La réunion du CODIR se tient à jour fixe, soit
le vendredi et sont présidées par le DE, le DAF est
désigné pour assurer le secrétariat du CODIR le
procès-verbal de la précédente réunion est
rappelé au début de chaque nouvelle réunion afin
d'accélérer l'analyse des problèmes et d'assurer la
continuité du suivi.
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