II- PROCESSUS D'ENTREE ET D'AFFECTATION DES BIENS
(Voir Annexes Tableau N° 27)
1- PROCESSUS D'UTILISATION DES BIENS *
Modalités générales
Aucun bien ne peut être utilisé sans avoir
été affecté à un agent ou à un service de
l'entreprise. La seule personne habilitée à autoriser les
utilisations de biens d'équipement est le DE ou le PDT. L'utilisation de
certains biens, comme le mobilier de bureau, le matériel de bureau,
(table, bureaux, chaises, fauteuils,....) ne présente aucune
particularité à partir du moment où ils ont
été affectés à des agents précis chaque
agent est responsable de l'utilisation du matériel qui lui a
été affecté. D'autres biens exigent, au contraire, un
suivi très rapproché afin de leur assurer une durée
raisonnable. Il s'agit du matériel informatique et des photocopieurs.
· Utilisation du bien informatique (Voir
Annexes Tableau N°28)
A : pour approbation, E : pour exécution, C : pour
contrôle, D : pour détention (ou archivage et conservation).
· Utilisation des équipements collectifs
(copieurs et machines
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Machines à relier)
(Voir Annexes Tableau N°29)
* Processus d'entretien des biens
Pendant la durée de vie ou de fonctionnement d'un bien
durable, trois types d'entretien sont à prévoir :
L'entretien permanent ou quotidien, L'entretien
périodique,
Les réparations.
L'entretien permanent est, en général,
apporté par l'utilisateur lui-même qui veille à assurer un
fonctionnement quotidien régulier du matériel mis à sa
disposition. Il se manifeste par les dispositions de vérifications
à effectuer quotidiennement.
L'entretien périodique est l'ensemble des
contrôles de fonctionnement généralement fixé par le
fabricant. Les réparations sont l'ensemble des interventions
effectuées sur les biens pour les remettre dans un état de
fonctionnement correct. Ils sont effectués par des services
extérieurs à l'entreprise.
s Entretien des biens
Certains équipements spécialisés sont
accompagnés au moment de leur livraison par le fournisseur d'une notice
où sont consignées les instructions relatives à leur
entretien. Une copie de la notice d'entretien est transmise au service
utilisateur du matériel désigné, de même que la
documentation technique fournie avec le bien.
L'entretien périodique doit s'effectuer selon les
modalités de la notice d'entretien. Les modalités et les
procédures à suivre sont fonction de la nature des biens.
9 Entretien des véhicules :
L'entretien périodique des véhicules est
assuré par un garagiste (prestataire de service). L'entretien
périodique comprend les opérations suivantes :
- La vidange,
- Le graissage,
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- Le gonflage des pneus,
- La vérification des niveaux d'eau et d'huile.
Visite technique des véhicules est conduite sous la
responsabilité du DAF. Le carnet de bord du véhicule est
examiné régulièrement par le DAF car il fournit des
renseignements utiles sur la qualité d'utilisation du bien. Les
informations qu'il contient sont les suivantes :
- Le nom du chauffeur affecté,
- Les destinations assurées,
- Les kilomètres parcourus,
- Les entretiens déjà effectués,
- Les observations éventuelles.
V' Entretien du matériel informatique :
L'entretien périodique du matériel informatique
est confié à un prestataire local de services informatiques. Les
logiciels exigent de la maintenance. En cas de mauvais fonctionnement ou de la
nécessité d'acquérir une version actualisée d'un
logiciel, il convient de faire appel à un fournisseur
agréé par le concepteur du logiciel. L'installation des
programmes peut être confiée à un informaticien
indépendant ou à un agent qui aura été
préalablement formé à cette tache.
V' Entretien des autres équipements :
L'entretient périodique des autres équipements est
assurée par : L'utilisateur d'une part, s'il à reçu une
formation appropriée et ; D'autre part, un service extérieur si
la nature des travaux l'exige. V' La réparation des
biens
Toute opération de réparation donne lieu
à l'établissement à l'établissement d'un bon de
travail (BDT) comportant toutes les mentions nécessaires permettant
d'identifier la nature des travaux demandés :
1. Les références du bien,
2. La date de demande des travaux,
3. La désignation des travaux à
effectués,
4. La date d'entrée du bien à l'atelier,
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5. La date de sortie,
6. Les travaux effectués.
Le BDT est un bon de commande pour service de
réparation. Tous les BDT sont signés par le DE/PDT ou le DAF par
délégation. Dans tous les cas, celui-ci vérifie avant de
signer le BDT si le bien bénéficie d'une garantie du
constructeur. Dans l'affirmative il vérifie également la nature
et la portée de cette garantie afin de ne pas faire prendre en par
l'entreprise des travaux imputables aux fournisseurs. Le BDT est établi
en quatre exemplaires.
Ces quatre exemplaires seront ventilés comme suit :
Deux exemplaires pour le service extérieur de
réparation,
Un exemplaire pour la comptabilité et
Le dernier constituant la souche.
Le BDT visé par :
L'agent ou le service utilisateur,
Le DAF.
Lorsque les travaux sont effectués, Le DE vise une
seconde fois pour constater la bonne exécution des travaux
demandés. Le réparateur doit joindre un des deux exemplaires de
BDT à sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera
constatée par un bordereau de livraison du réparateur dument
visé par le DE. Le service utilisateur pourra alors prendre livraison du
bien en visant le BDT. L'exemplaire du bon de travail retenu par le DAF est
classé dans le dossier individuel du bien.
2- PROCEDURES D'INVENTAIRE DES BIENS
* Objectif de l'inventaire
L'inventaire a pour but le contrôle physique des biens
durables. Cette opération permet de :
Déceler d'éventuels écarts entre le
nombre et la nature des biens figurant, d'une part, sur les registres des biens
et, d'autre part, dans les comptes,
Vérifier la situation physique des biens.
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V' Responsabilité de
l'inventaire
Les opérations d'inventaire sont effectuées une
fois par année et sont placées sous la supervision du DAF. Les
opérations matérielles sont exécutées par une
équipe d'inventaire comprenant, outre le COMP, L'AD et
éventuellement d'autres agents désignés par le DAF.
V' Procédures de prise
d'inventaire
La réussite de la procédure de la procédure
de prise d'inventaire nécessite la mise en place des dispositions
suivantes :
Préparation des fiches d'inventaire,
Information préalable des personnes concernées par
la procédure,
Rangement préalable des biens. Lors de la prise
d'inventaire, toutes les annotations nécessaires sont faites, en
particulier celles concernant l'état du bien. Toutes les fiches
d'inventaire sont datées et signées par les membres de
l'équipe d'inventaire. Les fiches d'inventaire sont ensuite
exploitées avec les registres pour compléter les informations qui
ne sont pas matérialisées sur les biens. A la fin de
l'opération, un procès verbal d'inventaire physique des
immobilisations est établi et signé par les membres de
l'équipe d'inventaire. Les conclusions de l'inventaire consignées
dans un procès verbal sont communiquées par le DAF au DE/ PDT
pour les décisions éventuelles à prendre, soit :
Pour autoriser la sortie définitive d'un bien,
Pour sanctionner les agents n'ayant pas correctement
utilisé ou entretenu les biens,
Pour autoriser le remplacement d'un bien.
V' Processus de sortie de biens
(investissement)
Les cessions et les mises au rebut d'immobilisations ne peuvent
intervenir que dans les conditions ci-après :
Biens démodés à rendement
médiocre,
Biens pour lesquels les dépenses de réparation et
d'entretien sont trop fréquentes, Biens devenus inutilisables à
la suite de panne ou d'accident.
Les mises au rebut doivent faire l'objet d'un PV précisant
les motifs de la mise au rebut.
(Voir Annexes Tableau N°30)
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