III- FOURNITURES CONSOMMABLES
1. NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES
Les fournitures consommables comprennent :
Le papier et les encres
Stylos, bloc-notes,
Fournitures des de rangements (classeurs, chemises, etc.),
Les produits d'entretien et de nettoyage, les consommables
informatiques
* Processus de réception
Le comité de réception réceptionne les
fournitures auprès des fournisseurs et délivre un bon de
réception ou bon d'entrée (BE) en 3 exemplaires à raison
d'1 exemplaire pour le DAF, un exemplaire à garder dans le carnet et 1
ex pour le SA qui prend en charge les fourniture livrées. Il enregistre
dans chaque fiche de stock les quantités reçues et ranges les
articles dans les locaux de rangement réservés à cet
effet. Ces locaux de rangement doivent être fermés à
clef.
9 Processus de consommation
(Voir Annexes Tableau 31)
Remarque : Ce système peut être remplacé par
la tenue d'un cahier dans lequel une colonne est prévue pour apposer les
visas des demandeurs à chaque sortie.
9 Processus de renouvellement
Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de
quantité minimum, le SA enclenche le processus de
réapprovisionnement. Le réapprovisionnement suit les
procédures d'acquisitions valables pour cette catégorie de
dépenses.
2. PROCESSUS DE CONTROLE
Le contrôle des fournitures consommables s'exerce à
deux occasions principales : - Au renouvellement du stock,
- A l'inventaire de fin de période.
Le DAF assure le contrôle des stocks en procédant
à l'inventaire au moyen de la fiche d'inventaire de stock. Un
procès-verbal d'inventaire est dressé à chaque
contrôle selon le planning des réapprovisionnements. Un exemplaire
est communiqué au DE
9 Protection des biens
L'entreprise souscrit à des polices d'assurances contre
les risques suivants que peuvent courir les biens :
- Vol,
- Incendie,
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- Responsabilité civile.
L'entreprise peut utiliser les services d'un courtier
d'assurances pour garantir le choix de la meilleure couverture des biens et
suivi efficace des polices. Les originaux des polices d'assurances sont
conservés dans un coffre au bureau du DE des exemplaires sont
utilisés pour la tenue de la comptabilité .Le DE est responsable
du renouvellement dans les délais des polices d'assurances des biens. A
l'occasion des renouvellements, une prospection est faite pour saisir des
opportunités susceptibles d'optimiser les couts primes. Par ailleurs,
les responsables et les agents de l'entreprise doivent, en permanence, veiller
à la sécurité des biens placés sous leur
responsabilité ou mis à leur disposition. Ils doivent ainsi
personnellement, s'assurer que ces biens ne puissent être ni
volés, ni perdus, ni dégradés, ni détruits. La
sécurité des locaux et leur gardiennage font ainsi partie des
mesures de sécurité élémentaires.
(Voir Annexes Tableau N° 32-33)
> BON D'ENTREE > BON DE SORTIE
(Voir Annexes Tableau N°34)
> BORDEREAU D'AFFECTATION DE MATERIEL (Voir Annexes Tableau
N° 35)
INSTRUCTIONS POUR BENEFICIAIRE :
Les biens sont propriété de l'entreprise REGISTRE
DES BIENS DURABLES
INSTRUCTIONS POUR L'AGENT CHARGE DE LA TENUE DU
REGISTRE : les biens sont recensés individuellement dans le
registre.
(Voir Annexes Tableau N°36)
INSTRUCTION POUR L'EQUIPE D'INVENTAIRE :
S'assurer que les biens recensés sont
propriété de l'entreprise ou mis à sa disposition
> FICHE D'IMMOBILISATION
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(Voir Annexes Tableau N°37)
> FICHE D'INVENTAIRE DES BIENS DURABLES
(Voir Annexes Tableau N°38)
> CARNET DE BORD DE VEHICULE
(Voir Annexes Tableau N°39)
> BON DE TRAVAIL
(Voir Annexes Tableau N°40)
> FICHE D'INVENTAIRE DE STOCK
(Voir Annexes Tableau N°41)
s REGISTRE DES FOURNITURES
INSTRUCTIONS POUR L'AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE :
Inscrits dans le registre selon l'unité de comptage.
(Voir Annexes Tableau N°42)
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