CHAPITRE III : LES DISPOSITIONS FINANCIERES
I- PROCEDURES BUDGETAIRES ET SYSTEME COMPTABLE
1- PROCEDURES BUDGETAIRES
Le Budget de l'entreprise est la représentation
chiffrée de ses activités. Ces activités incluent donc
aussi bien :
Les dépenses relatives au fonctionnement de l'entreprise
(personnel, fonctionnement) que, les dépenses relatives aux
investissements.
La période budgétaire de l'entreprise correspond
à l'année civile : du 1er janvier au 31
décembre.
* Les different budgets
Budget d'investissement
En général les investissements sont
envisagés à plus terme que le budget annuel de fonctionnement
(modernisation et gros entretien de l'équipement et des machines). Le
contrôle budgétaire incorpore dans les prévisions la
tranche annuelle de ces investissements.
Budget d'exploitation
Ce budget prend en compte les charges courantes ainsi que les
produits attendus pendants l'exercice. Ce budget est un compte d'exploitation
prévisionnel présentant les charges et les produits ainsi que le
résultat d'exploitation de l'exercice.
Budget de trésorerie
Il récapitule l'ensemble des dépenses et recettes
pour permettre l'équilibre
permanent de trésorerie sur une période
donnée. Il est indispensable de l'élaborer pour :
Assurer en temps opportun les liquidités,
Eviter le blocage de l'exécution des programmes pour
déficit de trésorerie,
Contrôler systématiquement la situation
comptable.
* Principes budgétaires
Les principes budgétaires suivants observés :
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La programmation pluriannuelle des activités :
Les budgets annuels sont la traduction des activités
projetées dans le cadre des opérations à réaliser.
L'efficacité du processus budgétaire dépendra donc de la
qualité de la programmation de ces activités dans le temps.
L'actualisation annuelle des activités :
La budgétisation annuelle est une actualisation annuelle
de la programmation à moyen terme. La budgétisation consistera
ensuite à préciser chaque année le détail des
dépenses relevant de l'exerce concerné en tenant compte des
écarts constatés entre prévisions initiales et
réalisations. Ce procédé permet d'actualiser la
programmation budgétaire des exercices suivants.
L'évaluation des couts :
Les principes budgétaires généraux sont
applicables pour chiffrer les dépenses relatives aux activités de
l'entreprise : unité, universalité, annualité
9 Organes d'élaboration du budget
Les organes qui participent à l'élaboration et
la validation du budget de l'entreprise sont les suivants :
Le Directeur Exécutif, pour la préparation du
budget ; Le conseil d'Administration, pour l'arrêt du budget ;
L'Assemblée Générale, pour l'adoption du budget.
L'équipe de l'entreprise qui assume des
responsabilités dans la préparation du budget comprend :
9 Le PDT,
9 Le DE
9 Le DAF
9 Les Experts (Comptable et Fiscal),
D'autres structures qui participent aux activités de
l'entreprise peuvent être sollicitées.
9 Calendrier du processus budgétaire
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Le processus d'élaboration du budget annuel doit
être totalement achevé avant le début de l'exercice
budgétaire pour ne pas bloquer le fonctionnement de l'entreprise et
permettre l'engagement des dépenses budgétisées. Au cours
d'un exercice budgétaire donnée, le processus
d'élaboration du budget de l'exercice suivant doit donc être
lancé suffisamment tôt pour :
Pouvoir être terminé à une date permettant
son examen et son adoption au plus tard en décembre par
l'Assemblée Générale (AG).
Laisser aux clients, des délais suffisants pour se
prononcer sur les projets que le Cabinet leur présente et qu'il faudra
financer, en tenant compte des contraintes de temps, le processus
budgétaire doit avoir commencé au plus tard le 1er
septembre de chaque année :
Le temps de collecte des propositions ;
Le temps nécessaire au traitement des collectées
;
Les délais d'acheminement des documents aux membres des
organes sollicités.
(Voir Annexes Tableau N°43)
* Processus d'élaboration du budget
Instructions réparatoires du budget
Les instructions préparatoires ont pour objectif d'aider
les responsables à mieux préparer leur budget annuel. Elles sont
élaborées, à partir de l'exploitation des
différents rapports et des programmes d'activités, et transmises
sous la forme de note de service préparée par le DE et
signée par le PDT.
x Propositions budgétaires
Chaque responsable prépare ses propositions de budget :
En veillant au respect des règles d'évaluation
convenues et,
En ne considérant que les rubriques de dépenses qui
le concernent.
Les propositions doivent parvenir au DE dans un délai
raisonnable pour permettre leur consolidation. Dans le cadre de ses
attributions, le DE appuie les autres responsables de l'entreprise dans le
processus de préparation budgétaire.
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s Consolidation des propositions
budgétaires
Les propositions budgétaires sont transmis au DE qui en
assure la centralisation et la consolidation. Il procède aux
vérifications d'usage et corrige, en cas de besoin, les données
reçues.
s Arbitrage des propositions
budgétaires
Une fiche consolidées, les propositions sont
examinées par le staff : PDT, DE, EXPERTS, DAF.
Des amendements peuvent être faits par les participants.
* Etablissement du projet de budget
Le DE dresse le projet de budget à partir des amendements
faits par la réunion d'arbitrage.
9 Approbation du budget
Le projet de budget annuel est au Conseil d'Administration qui
l'examine et l'arrête. Le projet de budget général est
approuvé par les associés et autres collaborateurs externes au
cours de l'Assemblée Générale (AG).
s Notes explicatives du processus
budgétaires
Le processus décrit aux paragraphes
précédents est illustré par les notes ci-dessous.
> Exécution du budget
* Principes d'exécution
budgétaire
L'exécution du budget consiste :
A la mise en place du budget,
L'encaissement des ressources budgétisées,
L'engagement et le paiement des dépenses
budgétaires.
s Personnel d'exécution du budget
Le personnel d'exécution du budget de l'entreprise
comprend :
Le PDT qui engage les dépenses ;
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Le DE qui assure le contrôle des dépenses
engagées et vérifie le respect des crédits
budgétaires ;
Le DAF qui effectue le paiement des dépenses
engagées.
* Mise en place du budget
Avant tout engagement de dépenses sur le budget
approuvé,
Le DE transmet un exemplaire du budget au personnel chargé
de son exécution ;
Le DE inscrit dans chaque poste budgétaire figurant au
budget les crédits de
Dépenses autorisés ; pour ce faire, il
prépare un bordereau budgétaire et le saisit dans le module
budgétaire du progiciel de gestion financière et comptable.
Le DE édite alors les états budgétaires
ventilés au personnel d'exécution ;
Ce sont des documents budgétaires de base
référence pour engager les opérations. Il est possible de
découper le budget annuel en tranches trimestrielles si les
données et les critères permettant cette répartition sont
disponibles. Ce type de découpage vise à suivre les
évolutions et variations budgétaires trimestrielles.
x Engagement des dépenses
L'engagement est l'acte par lequel le PDT crée ou constate
à l'encontre de l'entreprise une obligation dont résultera une
dépense. Seul le PDT/DE est habilité à engager les
dépenses budgétisées. L'engagement des dépenses se
fait suivant les procédures d'acquisition de biens, fournitures et
services décrites ci-dessous.
Le tableau ci-dessous résume les différentes formes
d'engagement des dépenses :
(Voir Annexes Tableau N°44)
Tout agent souhaitant faire engager une dépense doit au
préalable s'assurer de la disponibilité des crédits
budgétaires correspondants. Cette information est disponible
auprès du DE ou dans les états budgétaires.
s Contrôle des dépenses
Les efforts pour établir un budget prévisionnel
seraient vains si l'on n'y adjoignent le contrôle assurant la fonction de
comparaison des réalisations aux prévisions.
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Le contrôle budgétaire exige logiquement trois
séries d'intervention :
Pour la prévision, établissement d'un programme
précis en vue d'atteindre dans un délai donné, un
résultat déterminé,
Au cours de l'exécution, étude systématique
et permanente des perturbations susceptibles de modifier les prévisions
de programme,
Périodiquement, opérer les ajustements
nécessaires pour atteindre l'objectif défini, en dépit des
variations intervenues dans les factures de décision. Un tel
contrôle n'exclut pas la souplesse nécessaire à toute
action dans la mesure où est un budget est établi pour un certain
niveau d'activités mais doit être suffisamment flexible pour
répondre aux aléas intervenus pendant son exécution.
A long terme, l'exercice du contrôle budgétaire
comporte la recherche des écarts apparents et de leurs causes, afin de
prévoir des budgets successifs plus précis.
Le DE exerce en permanence un contrôle à priori des
dépenses engagées par le PDT. Cette disposition répond
à un souci de contrôle interne efficace. Dès lors, tous les
engagements de dépenses doivent obligatoirement être visés
par le DE qui s'assure de leur conformité au budget. Ce contrôle
n'est pas un contrôle d'opportunité de la dépense dont le
PDT reste le seul juge. Toutefois, le DE ne peut accorder son visa à un
engagement d'une dépense non prévue au budget et/ou pour laquelle
les crédits disponibles seraient insuffisants.
9 Paiement des dépenses
Le paiement des dépenses engagées est assuré
par le DAF. Aucune dépense ne peut être réglée si la
certification du service fait ou de la livraison conforme du bien n'est pas
disponible. La certification des dépenses est du ressort de chaque
centre de responsabilité de l'entreprise comme indiqué par le
tableau ci-après :
(Voir Annexes Tableau 45)
* Suivi révision budgétaire 9
Suivi budgétaire
Un budget est toujours un exercice de prévision reposant
sur des estimations d'activités et de couts à moyen et court
terme. Le contrôle budgétaire recherche les écarts entre
les prévisions (parfois exprimées en couts standards ou
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simplement estimées) et les réalisations
effectives. Les qualités requises pour un bon contrôle
budgétaire sont :
Efficacité : la recherche des exceptions doit
aboutir soit à la constatation d'erreurs dans les prévisions,
soit à une anomalie dans l'exécution dont il faut déceler
les causes ;
Rapidité : un écart constaté risque
de s'aggraver si des mesures correctrices ne sont pas prises à temps.
;
Fréquence : les vérifications
opérées lors du contrôle budgétaire peuvent
être plus nombreuses et plus rapprochées que celles émanent
de la comptabilité. Cette activité de suivi budgétaire est
assurée par le DE pour assurer une grande efficacité, le suivi
budgétaire sera réalisé trimestriellement.
y' Révision budgétaire
Les écarts ainsi constatés peuvent conduire
à entreprendre une révision budgétaire visant à
réadapter les crédits ouverts aux couts et aux activités
à mener. Les révisions budgétaires sont normalement
approuvées par les mêmes organes que ceux qui ont approuvés
le budget, c'est-à-dire le Conseil d'Administration. Il faut limiter le
nombre de révision budgétaire à deux par an. Les budgets
révisés sont communiqués au personnel d'exécution
du budget dans les mêmes conditions que les budgets initiaux.
(Voir Annexes Tableau N°46)
DATE : / / /
NOTE DE SERVICE N°
s Courrier
Tous les chefs de départements
Nous avons l'honneur de vous fournir les informations
ci-après pour vous permettre de mieux préparer le budget de
l'exercice N. Pour les activités qui relèvent de vos
compétences.
Ces informations :
Rappellent les responsabilités de chaque service dans la
préparation du budget ; Donnent les directives sur les orientations de
la politique budgétaire de l'année ; Déterminent les
formes dans lesquelles les propositions sont présentées ; Fixent
les délais de dépôt des propositions de budget.
y' Responsabilité
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Veuillez noter que chaque service porte l'entière
responsabilité de la qualité de la préparation du budget
dont elle assure l'exécution. Votre responsabilité est
engagée par cet exercice de programmation qui doit éviter aussi
bien les excédents que les insuffisances de crédits au cours de
l'exercice à venir.
s Directives
(Préciser ici les aspects sur lesquels l'accent devrait
être spécialement mis au cours de l'exercice à venir pour
les activités mis en oeuvre par les structures d'exécutions.)
s Présentation des propositions
Chaque service utilisera les formulaires (fiches
d'élaboration budgétaires) prévues à cet effet pour
préparation des propositions. L'évaluation des dépenses
repose sur :
Une prévision fidèle des activités en
volume,
Une valorisation précise des couts induits par ces
activités. Les activités non terminées en fin d'exercice
doivent être reconduites. Les nouvelles activités devraient tenir
compte du programme pluriannuel convenu. Les valorisations doivent inclure les
taux prévisionnels d'inflation, ainsi que les augmentations et les
diminutions pouvant concerner les activités.
s Dates de dépôt des
propositions
Les propositions budgétaires doivent être
finalisées au plus tard le 15 sept, délai de rigueur. Les
responsables prendront les dispositions nécessaires pour respecter ce
délai. Toute proposition parvenue après cette date exposera le
service à des sanctions réglementaires (prévoir une liste
de sanction en la matière).
« Nom du PDT »
LE PRESIDENT DE L'ENTREPRISE
> Fiche d'élaboration
budgétaire
(Voir Annexes Tableau N°47)
DETAIL DE LA DEPENSE
(à distinguer par nature de dépense)
(Voir Annexes Tableau N°48)
> Fiche de consolidation budgétaire
Utiliser autant de feuillets que nécessaire
(Voir Annexes Tableau N°49)
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> Fiche de révision budgétaire (Voir
Annexes Tableau N°50) DETAIL DE LA REVISION
(à distinguer par nature de dépenses) (Voir Annexes
Tableau N°51) > Etat de suivi budgétaire
(Voir Annexes Tableau N°52) > Tableau de suivi
budgétaire (Voir Annexes Tableau N°53
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