0.3.4. OBJECTIF DE L'ENTREPRISE
Pour gagner le pari et rendre la République
Démocratique du Congo un pays de la modernité du
développement de la technologie, l'Union Africaine de Commerce poursuit
les objectifs suivants :
- Contribuer aux cinq chantiers du Président de la
République Démocratique du Congo dans différents secteurs
tels que :
ü Dans le secteur emplois ;
ü Dans le secteur constructions et
infrastructure ;
ü Dans le secteur électricité ;
ü Etc.
- Limité les dépenses d'importations en mettant
à la disposition de la population :
ü Des meilleures qualités des meubles et des
fournitures de bureaux ;
ü Des appareils électroménagers plus
sophistiqués;
ü Des moyens de transports très efficaces à
faible consommation.
0.3.5. POSSIBILITE FINANCIERE DE L'ENTREPRISE
Etant une société privée à
responsabilité limité(S.P.R.L), l'U.A.C est financièrement
soutenue par elle-même (autofinancement), donc elle ne vit qu'avec
l'argent produit
0.3.6. ETUDE DU SERVICE CONSERNE
0.1.1.3. ETUDE DE L'EXISTANT
C'est sur cette partie que nous allons faire une étude
de postes qui font l'objet de notre recherche de façon plus
détaillée. Cela va nous aider à comprendre la
manière dont circulent les informations. Pour y arriver nous l'avons
subdivisé en trois points essentiels :
- Analyse des postes ;
- Analyse des ressources de traitement ;
- Analyse des flux d'information.
0.1.1.4. ORGANIGRAMME DU SERVICE CONSERNE
Directeur Général
Comptable
Gérant
Secrétaire
Livraison
Facturation
Réception
Caisse
Figure 6 : Organigramme isolé
0.1.1.5. ETUDE DE RESEAU D'INFORMATION
Cette étude va nous permettre de voir comment les
informations circulent au sein de cette entreprise et d'avoir l'idée sur
les différents postes d'activité ainsi que leurs documents des
traitements.
0.1.1.6. NARRATION DE LA CIRCULATION DE
L'INFORMATION
Les informations au sein de l'Union Africaine de Commerce
circulent de la manière suivante :
Le client quitte sa résidence pour se diriger à
l'entreprise, lorsqu'il arrive, il se présente à la
sécurité. La sécurité juge son état, s'il
est mains vide, il entre sans recevoir un jeton, s'il a un sac, il le laisse
à la porte d'entrée et la sécurité lui donne un
jeton lui permettant de reprendre son sac à la sortie.
Le client vérifie les produits dans le magasin, s'il
trouve son choix, il passe à la comptabilité avec son bon de
commande, la comptabilité vérifie la disponibilité des
produits commandés en stock et établit une facture avec deux
copies, le client paie sa facture et le comptable jouant le rôle de la
caisse appose la mention « A payer » sur les trois
factures, classe une copie et remet l'originale et une autre copie au client
pour retirer le produits à la livraison, le livreur livre le produit au
client et lui conduit avec ses deux factures au secrétariat, le
secrétaire enregistre la facture du client, classe la copie et remet
l'original au client ; si le client avait pris un jeton, il passe le
remettre à la sécurité et prend son sac puis retourne
à sa résidence.
A la fin de la journée, le secrétaire reprend
les copies de factures classées pour vérifier le produit qui sont
en rupture de stock et établit une liste de produit à
approvisionnés qu'il envoi au Gérant pour sélection et
fait rapport au comptable.
Le Gérant après sélection établit
un état de commande qu'il envoi au fournisseur pour livraisonet fait
rapport au comptable, le fournisseur livre le produit au comptable. Le
comptable procède à la mise à jour du stock et
établit une liste des entrées qu'il envoi au Directeur
Général pour information ; il reprend aussi les copies des
factures classées pour faire un rapport de caisse qu'il envoi encore au
Directeur Général pour même objet.
0.1.1.7. LISTE DE POSTES DE TRAVAIL
|
CODE
|
DESIGNATION
|
|
P1
|
Client
|
|
P2
|
Sécurité et Réception
|
|
P3
|
Comptabilité
|
|
P4
|
Caisse
|
|
P5
|
Gérant
|
|
P6
|
Fournisseur
|
|
P7
|
Directeur
|
Tableau 3 : Liste poste de travail
0.1.1.8. ETUDE DE DOCUMENTS
Elle permet de décrire et analyse les différents
documents rencontrés dans cette entreprise.
1. LISTE DE DOCUMENTS8(*)
|
CODE
|
DESIGNATION
|
|
D1
|
Bon de commande
|
|
D2
|
Registre produit
|
|
D3
|
Facture
|
|
D4
|
Liste de produits à approvisionnés
|
|
D5
|
Etat de commande
|
|
D6
|
Bon de livraison
|
|
D7
|
Liste des entrées
|
Tableau 4 : Liste de document
2. DESCRIPTION DES DOCUMENTS9(*)
Ø Analyse de postes
L'analyse de poste c'est une analyse qui va nous aider
à présenter les différents postes faisant l'objet de notre
recherche ainsi que leurs activités majeures.
|
Nom de l'application : GESTION DE
CLIENTS
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date : le / /2015
Fiche d'analyse de poste de travail
|
|
N°
|
Nom de Poste
|
Travail effectué
|
Moyen de Traitement
|
Volume
|
Nombre de Prestataire
|
|
01
|
Réception
|
-Accueil de tous;
-Recevoir la commande du client.
|
- Ordinateur ;
- Imprimante
- Registre ;
- Papier ;
- Stylo ;
|
Varie avec les commandes des clients
|
2 Personnes
|
|
02
|
Comptabilité
|
-Représente le Directeur Général en
Province,
-Coordonne le tout.
-Vérifie les produits disponibles en stock,
-Facture et règle la caisse.
|
-Ordinateur,
-Imprimante,
-Papier,
-Stylo,
-Carné de facture,
-Carbonne,
-Encre,
-Pinceau,
-Classeur,
-Armoire de bureau.
|
Varie avec les commandes des clients
|
1 Personne
|
|
03
|
Fournisseur
|
-Fournir les produits commandés par l'entreprise
|
-Registre de produit,
-Etat de commande,
-Bon de livraison,
|
Varie selon la diversité des produits
commandés
|
Favorable
|
|
04
|
|
|
|
|
|
Tableau 5 : Fiche d'analyse de poste de travail
FICHE D'ENTRETIENT
|
Nom de l'application : GESTION DE
CLIENTS
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date : le //2015
ENTRETIENT
|
|
Nom de la personne rencontrée :
Date entretien :
Service :
Emploi :
Opérations :
Sujets abordés :
Document reçus :
Document émis :
|
NZAMBI Jean-Paul
21 Janvier 2015
Secrétariat
Secrétaire
Commande des produits, facturation.
Commande des produits, facturation, enregistrement.
Facture
Bon de commande.
|
|
Observation
|
|
Tableau 6 : Rencontre sur le champ
FICHE D'OPERATION10(*)
|
Nom de l'application : GESTION DE
CLIENTS
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date : le /O1/2015
OPERATION
|
|
Nom de la personne rencontrée :
Date d'entretien :
Commandesdesproduits :
Facturation :
Enregistrement :
|
CP Willy
23 Janvier 2015
Le client quitte sa résidence et se dirige à
l'entreprise, lorsqu'il arrive, il vérifie les produits dans le magasin,
s'il trouve son choix, il passe alors son bon de commande à la
comptabilité, la comptabilité vérifie la
disponibilité des produits commandés en stock et établit
une facture que régler le client.
Secrétaire
La facturation dépende de la quantité de produit
commandé, et aussi de la catégorie du client.
Chaque client est enregistré après
sélection des produits de son choix à travers sa facture, ceci
est élaborer par le secrétaire.
|
|
Observation
|
|
Tableau 7 : Fiche d'Opérations
DESCRIPTION DU DOCUMENT
|
Nom de l'application : GESTION DE
CLIENTS
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date : le //2015
Description du document
|
|
Nom de la personne rencontrée :Date
d'entretien :
Code document :
Libellé document :
Emetteur :
Récepteur :
Périodicité :
Nombre exemplaire :
Volume annuel :
Délai de traitement :
|
CP Willy
23 Janvier 2015
D1
Bon de commande
Client
Réception, comptabilité.
Quotidienne.
Facultatif.
10.000
Immédiat.
|
|
Observation
|
|
Tableau 8 : Fiche de Description du document
|
Nom de l'application : GESTION DE
CLIENTS
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date : le / /2015
Description du document
|
|
Nom de la personne rencontrée :
Date d'entretien :
Code document :
Libellé document :
Emetteur :
Récepteur :
Périodicité :
Nombre exemplaire :
Volume annuel :
Délai de traitement :
|
CP Willy
23 Janvier 2015
D2
Registre des produits
fournisseur
Comptabilité, Gérant.
mensuel.
2
4
Immédiat.
|
|
Observation
|
|
|
Nom de l'application : GESTION DE
CLIENTS
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date : le / /2015
Description du document
|
|
Nom de la personne rencontrée :
Date d'entretien :
Code document :
Libellé document :
Emetteur :
Récepteur :
Périodicité :
Nombre exemplaire :
Volume annuel :
Durée de conservation :
Durée de destruction :
Délai de traitement :
|
CP Willy
23 Janvier 2015
D3
Facture
Comptabilité, Secrétariat
Client, caisse, secrétariat.
Quotidienne.
3
10.000
1 an
>1 an.
Immédiat.
|
|
Observation
|
|
|
Nom de l'application : GESTION DE
CLIENTS
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date : le / /2015
Description du document
|
|
Nom de la personne rencontrée :
Date d'entretien :
Code document :
Libellé document :
Emetteur :
Récepteur :
Périodicité :
Nombre exemplaire :
Volume annuel :
Délai de traitement :
|
CP Willy
23 Janvier 2015
D4
Liste de produits approvisionnés
Secrétaire
Gérant
Mensuel
2
5
Immédiat.
|
|
Observation
|
|
|
Nom de l'application : GESTION DE
CLIENTS
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date : le / /2015
Description du document
|
|
Nom de la personne rencontrée :
Date d'entretien :
Code document :
Libellé document :
Emetteur :
Récepteur :
Périodicité :
Nombre exemplaire :
Volume annuel :
Durée de conservation :
Durée de destruction :
Délai de traitement :
|
CP Willy
23 Janvier 2015
D5
Etat de commande
Gérant
fournisseur
Selon la rupture de stock
3
Favorable
3 ans
> 3 ans
Immédiat.
|
|
Observation
|
|
|
Nom de l'application : GESTION DE
CLIENTS
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date : le / /2015
Description du document
|
|
Nom de la personne rencontrée :
Date d'entretien :
Code document :
Libellé document :
Emetteur :
Récepteur :
Périodicité :
Nombre exemplaire :
Volume annuel :
Durée de conservation :
Durée de destruction :
Délai de traitement :
|
CP Willy
23 Janvier 2015
D6
Bon de livraison
Fournisseur
Gérant, Comptabilité.
3
3
Varie selon les commandes
3 ans
>3 ans
Immédiat.
|
|
Observation
|
|
|
Nom de l'application : GESTION DE
CLIENTS
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date : le / /2015
Description du document
|
|
Nom de la personne rencontrée :
Date d'entretien :
Code document :
Libellé document :
Emetteur :
Récepteur :
Périodicité :
Nombre exemplaire :
Durée de conservation :
Durée de destruction :
Délai de traitement :
|
CP Willy
24 Janvier 2015
D7
Liste des entrées
Comptabilité
Responsable (Directeur Général).
Mensuel
2
10 ans
>10 ans
Immédiat.
|
|
Observation
|
|
Source : Enquête sur terrain
Documents Entrants :
|
Code doc
|
Désignation
|
Provenance
|
Remarque
|
|
D1
|
Bon de commande
|
P1
|
|
|
D1
|
Bon de commande
|
P2
|
|
|
D2
|
Registre des produits
|
P3
|
|
|
D6
|
Bon de livraison
|
P6
|
|
Documents Sortants :
|
Code doc
|
Désignation
|
Provenance
|
Remarque
|
|
D1
|
Bon de commande
|
P1
|
|
|
D2
|
Registre des produits
|
P3
|
|
|
D6
|
Bon de livraison
|
P3
|
|
|
D3
|
Facture
|
P1
|
|
|
D7
|
Liste des entrées
|
P7
|
|
|
D4
|
Listes des produits
|
P5
|
|
Ø Analyse de ressources de
traitements
Sur cette analyse nous nous sommes plus intéresseraux
ressources personnelles et matérielles.
|
Application : Gestion des Clients
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date : Le 27/01/2015
FICHES DE FONCTION
Ressourcesmatériels
|
|
Nomdumatériel
|
Traitement
|
|
Carnet de facture
|
Enregistrement et facturation de clients
|
|
Registre des produits
|
Enregistrement des produits
|
|
Ordinateurs
|
Stockage logique des informations générales
|
|
Papier
|
Stockage physique des informations
|
|
Armoire
|
Rangement et classement des documents
|
|
Téléphone fixe
|
Communication en interne
|
|
FICHES DE FONCTION
Ressources personnels
|
|
N°
|
Poste de travail
|
Nom agent
|
Fonction
|
Ancienneté
|
|
01
|
Direction
|
CERKAS
|
Directeur Général
|
1 an
|
|
02
|
Comptabilité
|
KEVINE
|
Comptable
|
1 an
|
|
03
|
Gérance
|
Serge .NG
|
Gérant
|
6 mois
|
|
04
|
Secrétariat
|
Jean-Paul .K
|
Secrétaire
|
1 an
|
|
05
|
Réception
|
DELTA et KEVINE
|
Récepteur
|
1 an
|
|
06
|
Facturation
|
Jean-Paul .K
|
Facturier
|
1 an
|
|
07
|
Caisse
|
KEVINE
|
Caissier
|
1 an
|
|
08
|
Livraison
|
Jacques KAMBAMBA
|
Livreur
|
6 mois
|
Ø Analyse de flux d'information
L'analyse de flux d'information c'est une partie qui nous
donne une clarté sur la circulation des informations dans ce service
commercial.
a. Tableau de flux
Ce tableau nous présentera en intégralité
le rôle et les informations véhiculées par chaque
document.(11(*))
|
Application : Gestion de clients
Analyste : Aimé NTAMBUE
Date :
Tableau de flux de document
|
|
Code
|
Appellation
|
Rôle et information
véhiculée
|
Poste émetteur
|
Poste récepteur
|
|
D1
|
Bon de commande
|
Commande de client
|
Client
|
Réception, Comptabilité
|
|
D2
|
Registre de produits
|
vérification de produits existant
|
Fournisseur
|
Comptabilité, Gérant
|
|
D3
|
Facture
|
Enregistrement du nom de client, produit commandé et
montant à payer.
|
Comptabilité et secrétariat
|
Client, caisse et secrétariat
|
|
D4
|
Liste de produits à approvisionnés
|
Présente les produits manquants ou diminués dans
le magasin.
|
Secrétariat
|
Gérant
|
|
D5
|
Etat de commande
|
Commande de l'entreprise
|
Gérant
|
fournisseur
|
|
D6
|
Bon de livraison
|
Preuve de produits livrés
|
Fournisseur
|
Gérant, Comptabilité
|
|
D7
|
Liste des entrées
|
Rapport de mise à jour des produits
|
Comptabilité
|
Responsable (Directeur Général).
|
b. Matrice de flux
Cette matrice reprend toujours la manière de
circulation des informations entre les postes différents.
|
Client
|
Réception
|
Comptabilité
|
Secrétariat
|
Caisse
|
Gérant
|
Fournisseur
|
Responsable
|
|
Client
|
-
|
D1
|
D1
|
D3
|
Règlement
|
-
|
-
|
-
|
|
Réception
|
D3 x3
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
D7 x2
|
|
Comptabilité
|
D3 x3
|
-
|
-
|
|
-
|
-
|
-
|
D7 x2
|
|
Secrétariat
|
D3 x3
|
D7
|
D7
|
-
|
D7
|
D4
|
-
|
-
|
|
Caisse
|
D3 x3
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
D7 x2
|
|
Gérant
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
D5 x3
|
-
|
|
Fournisseur
|
-
|
D2 et D6
|
D2 et D6
|
-
|
D2 et D6
|
D2 et D6
|
-
|
-
|
|
Responsable
|
-
|
Accusé réception
|
Accusé réception
|
-
|
Accusé réception
|
-
|
-
|
-
|
Tableau 9:Matrice de flux
c. Schéma de flux d'information
Comme la représentation schématique est aussi
nécessaire, nos informations seront représentées de la
manière suivante :
Figure 7: Schéma de flux
d'information
d. ANALYSE DE CIRCUIT DE CIRCULATION DES
INFORMATIONS
|
Client
|
Réception
|
Caisse
|
Comptabilité
|
Secrétaire
|
Gérant
|
Fournisseur
|
Responsable
|
|
000
|
100
|
200
|
300
|
400
|
500
|
600
|
700
|
001
002
201
201
301
501
502
701
001
001
001
6
-Présentation du client à la réception.
101
-Réception du client.
101
0
201
301
001
0
401
001
401
401
001
401
001
X
001
RP
FAC
FAC
FAC
FAC
LP
x
EC
x
RE
x
0
501
601
402
0
301
0
002
-Le client muni de 3 factures se rend à la caisse.
102
302
202
402
502
701
RC
LP
EC
0-Réception des rapports et classement
402
602
502
702
-Réception du rapport de caisse.
-Classement du rapport de caisse
202
0
FAC
201
402
LP
501
301
EC
601
301
BL
303
RC
003
103
203
303
602
0-Mis à jours des produits reçus (stocks)
403
503
603
703
-Réception des rapports et leurs
-Classements
RJ
RC
0
FAC
RJ
703
RC
703
BL
RJ
703
VPE
VPE
Tableau 10 : Analyse de circulation des
informations
e. Symboles utilisés et
Abréviation12(*)
Ø Symboleutilisés
Document permanent
Document circulant
Archivage
Classement
Message verbal
Document circulant à plusieursexemplaires
Document circulant à un seul exemplaire
Renvoi d'un document au poste renseigné
Par le numéro
Provenance d'un document au poste
Renseigné par le numéro
Figure 8: Symbole utilisation
Ø Abréviation
utilisées.
1) RP : Registre de produits
2) FAC : Facture
3) LP : Liste de Produits
4) EC : Etat de Commande
5) RE : Rapport des entrées
6) RC : Rapport de Caisse
7) BL : Bon de Livraison
8) RJ : Rapport de la Journée
9) VPE : Vérification des
produits entrés
1.3.6.7. GRILLE D'ANALYSE DE L'INFORMATION
|
DOCUMENT ENTRANT
|
DOCUMENT INTERNE
|
DOCUMENT SORTANT
|
|
D1
|
D6
|
D2
|
D4
|
D7
|
D3
|
D5
|
|
Cprod
|
Lprod
|
Cprod
|
Cprod
|
Cprod
|
Numfac
|
Nomprod
|
|
Lprod
|
Qcom
|
Lprod
|
Lprod
|
Lprod
|
Ncl
|
Qcom
|
|
Qcom
|
Qlivr
|
Qcom
|
Qapp
|
Qcom
|
Nom_art
|
Datcom
|
|
Datentr
|
Datlivr
|
Qreç
|
Datenv
|
Qentr
|
Design
|
Nfour
|
|
|
Datrécept
|
|
Datlivr
|
PU
|
|
Tableau 11 : Grille d'analyse d'information
* 8TSHISUNGU Théodore,
Technique de base de données, G3 Informatique, UKA, Kananga,
2014-2015.
*
9Source : Récolte sur terrain
* 10Source : recherche sur
terrain.
* 11WAKUMEKI Billy-Grâce,
conception et réalisation d'une base de données pour
la gestion informatisée de stock de produits
cosmétiques. UNIKIN, TFC, 2011-2012
* 12KUTANGILA SANTUS David,
Cours d'analyse informatique et SGBD, G3 Informatique, UKA, Kananga,
2014-2015
| 
