II.3. ANALYSE DE L'EXISTANT
II.3.1.RECUEIL DES INFORMATIONS
Le recueil des informations est l'étude de
l'information depuis son accueil jusqu'à la fin de son utilisation.
Cette étude peut être découpée en sous-domaines
appelés processus.
Un processus est un enchainement d'opérations relatives
à un même domaine d'activité.39 Ainsi, notre
étude porte sur deux processus notamment : - Le processus d'octroi de
crédit et
- Le processus de versement ou remboursement.
a) Processus d'octroi de crédit
Les membres commencent d'abord par suivre la formation d'un
jour organisée chaque samedi à partir de 10h00.La formation est
assurée par les agents de crédit qui se partagent les taches
respectivement l'un élabore la liste de présences et prend notes,
un autre assure l'ordre dans la salle de formation et en fin l'autre
préside la séance. A la fin de la formation la liste de
présences est remise au chef d'agence pour enregistrement. Après
la formation, le même jour ou à une certaine date les membres
rédigent une lettre de demande de crédit qu'ils adressent au chef
d'agence. Une fois la lettre reçue, le chef d'agence vérifie si
les membres signataires de la lettre avaient tous participé à une
de formation pour qu'il la remette aux agents de crédits qui
l'étudieront et faire des
39Daniel BAVUEWZA, cours de méthodes d'analyse
Informatique I, p.59
L'étude des documents permet de distinguer les
différents documents utilisés par le domaine
étudié. Ainsi, PAIDE UVIRA utilise les documents suivants :
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investigations. Après étude et investigations,
le chef d'agence autorise aux agents de crédit d'appeler les membres du
groupe pour être informé si le crédit leur est favorable ou
pas.
Si le crédit est favorable pour le groupe, les membres
présentent les garanties, payent le carnet de versement auprès de
l'agent de crédit qui leur remet les documents suivants : Acte de
cession de garantie immeuble, biens et autres engagement irrévocable,
Acte de cautionnement, Acte de reconnaissance et le Contrat de prêt afin
de les signer.
Après signature, l'agent de crédit
établit en deux exemplaires le calendrier de versement qu'il remet un au
groupe et l'autre gardé dans le dossier du groupe.
Après avoir reçu l'échéancier,
ceci est présenté au chef d'agence qui va par la suite autoriser
à la caisse d'effectuer le décaissement au profit du groupe.
A la fin de la journée la caisse établit une
fiche de décaissement représentant le rapport de
décaissement qu'elle transmet au Chef d'agence, qui à son tour le
consulte et le classe.
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