Section 2- Système et méthode de
travail
La manière dont est organisée la
société d'assurances peut aider à prévenir le
risque d'impayé. Cela est essentiel à un double niveau. Il s'agit
de la fluidité de l'information d'une part et des procédures de
recouvrement mises en place d'autre part.
3.2.1 Le système d'information.
Il est facile que la politique de prévention des
arriérés ne peut être mise en place sans une réelle
circulation de l'information entre les services commerciaux, financiers et
techniques. La fluidité de l'information aiderait chaque
opérationnel à son niveau. Les services financiers et techniques
(production) sont impliqués dans la mesure où l'on
découvre parfois qu'un non-paiement trouve son origine du fait
d'informations non fiables relatives à l'émission de la prime et
de son encaissement. C'est particulièrement le cas malheureux des
données relatives aux impayés qui font le plus souvent l'objet de
contestation entre la CNA et ses assurés via les intermédiaires
respectifs.
La célérité dans la diffusion de
l'information devrait pouvoir aider les agents chargés du lettrage.
3.2.2- La formalisation de procédures de
sécurisation des créances (en
interne)
La sécurisation des créances est un
système de règles et de procédures de travail qui, gardent
la « traçabilité » des
opérations financières et comptables liées aux
créances clients. C'est une démarche intelligente qui doit se
faire dans un ordre bien précis d'étapes évolutives.
a- à l'émission de la prime Les services
de la production et/ ou commerciale en ce qui concerne les particuliers,
appliquer la règle du paiement comptant des primes. Dans le cadre du
respect de cette règle, ces services utilisent au besoin les
barèmes de fractionnement des primes et de la durée des garanties
correspondantes, ou les barèmes d'assurances temporaires. Pour les
personnes morales ou les assurés titulaires de grosses polices devant
bénéficier de différé de paiement, le producteur
soumet à la signature du souscripteur ou de la personne agissant pour
son compte muni d'un mandat d'encaissement, un échéancier dont le
terme ne peut pas dépasser l'échéance du contrat.
b- Le rappel poli (après que
l'échéance convenu soit en retard de 5 jours). Donnez le
bénéfice du doute au client ; il a vraisemblablement
oublié.
Essayez quelque chose comme « M. N'dao nous n'avons
pas reçu votre paiement de 100 000 FCFA. Pourriez -vous
vérifier ? Merci. »
c- La discussion (après 15 jours de retard) le
client est au courant de la facture mais ne peut pas ou ne veut pas payer.
Essayez quelque chose comme « votre paiement
est en retard. Y a-t-il un problème ? Si c'est le cas, que
pouvons-nous faire ? Comme vous le savez, nous ne pouvons pas vous
fournir totalement ou nous vous fournirons partiellement notre prestation
tant que ce compte n'est pas réglé. Quand recevrons-nous
votre paiement ? »
d-La demande ferme (après 45 jours de retard).le
client ne peut ou ne veut sans doute pas payer parce qu'il a de graves
difficultés.
Essayez quelque chose comme « votre compte
accuse un sérieux retard. Vous n'avez pas répondu à nos
demandes de règlement précédentes. C'est notre dernier
rappel. Si nous n'avons pas reçu votre paiement dans les sept jours,
nous allons prendre les mesures qui s'imposent. »
e- Une dernière tentative (après 60 jours
de retard) vous avez probablement perdu votre client, mais vous voulez
récupérer ce que vous pouvez.
Essayez quelque chose comme « comme vous n'avez
pas répondu à nos demandes répétées de
règlement, nous avons soumis votre dossier à notre
avocat. » (Vous pourriez aussi, le cas échéant, parler
d'une agence de recouvrement
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