Archivage légal électronique : définition d'un nouveau paradigme ?

B. La fixation de la durée

Aucune question ne se pose lorsque la loi intervient pour poser des prescriptions en matière de durées de conservation (1). Malheureusement, ces prescriptions restent limitées à des domaines précis. Ce qui laisse une grande liberté à la pratique contractuelle (2), avec toutes les incertitudes que cela entraîne.

1. Les prescriptions légales

La loi est intervenue dans certains domaines particuliers pour imposer des durées de conservation des archives. Il n'en ressort pourtant aucun principe général de calcul des durées de conservation. La suivante énumération se veut simplement illustrative.

D'abord, l'article R 10-13 du CPCE prescrit la conservation pendant une année de certaines données de connexion à compter de leur enregistrement. Il s'agit des données collectées pour les besoins de la recherche, de la constatation et de la poursuite d'infractions pénales. Ce texte s'inscrit dans le cadre général de la lutte contre la cybercriminalité et le terrorisme.

En outre, le décret du 16 février 2005^74(*) impose une conservation pendant 10 ans de l'écrit constatant un contrat en ligne d'un montant supérieur à 120 euros. Le délai de conservation court à compter de la conclusion du contrat « lorsque la livraison du bien ou l'exécution de la prestation est immédiate ». Si tel n'est pas le cas, le délai court à compter de la conclusion du contrat jusqu'à la date de livraison du bien ou de l'extinction de la prestation et pendant une durée de 10 ans à compter de celle-ci. Cette disposition semble inspirée par les dispositions de l'ancien article L. 110-4 du Code de commerce qui imposait un délai de prescription de 10 ans.

Enfin, la durée de conservation des documents comptables (bons de commande, de livraison, pièces justificatives, etc.) coïncide avec l'ancienne durée de prescription commerciale, c'est-à-dire 10 ans (C. com., art. L. 123-22).

En dehors de ces prescriptions légales, la fixation de la durée de conservation relève de la liberté contractuelle.

2. La pratique contractuelle

Lorsque la loi ne prescrit aucune règle, on constate que ce sont des considérations de coût principalement qui gouvernent le choix des durées de conservation. C'est la raison pour laquelle l'archivage à des fins historiques n'est presque jamais pratiqué dans les entreprises privées, surtout en matière électronique. L'archivage électronique nécessite un niveau de sécurité important, et donc des coûts tout aussi importants. Ceci explique également la tendance minimaliste consistant à aligner les durées de conservation sur les durées de prescriptions. Pourtant, les délais de prescription, les risques de contentieux, la possible réutilisation des données, les contraintes techniques, le coût, les finalités de l'archivage... sont autant d'éléments devant gouverner le choix des durées. Le meilleur critère sera celui qui tient le plus compte de l'extinction de tous les effets juridiques liés à l'archive.

Un corolaire important de la durée de conservation est le délai de destruction. Le droit l'a règlementé de façon stricte concernant les archives de données personnelles.

* ⁷⁴ Cf. supra, note n° 19.