Memoire Online - La gestion de la trésorerie dans une entreprise : cas de la SISEP

La gestion de la trésorerie dans une entreprise : cas de la SISEP

CHAPITRE 2: LA GESTION DE LA TRÉSORERIE À LA SISEP

La trésorerie est au centre de toutes les opérations menées par l'entreprise et est la traduction en terme monétaire de toutes les décisions et opérations de l'entreprise. C'est pourquoi sa gestion ne constitue plus une simple activité d'optimisation de la structure financière, mais devient la gestion d'une ressource stratégique de l'entreprise qui peut conditionner sa survie. La gestion de la trésorerie vise donc à assurer la solvabilité de l'entreprise en recherchant les financements permettant d'assurer l'équilibre de sa trésorerie et de mettre en place une bonne politique de fructification des excédents de trésorerie.

Nous présenterons donc dans ce chapitre comment la trésorerie est gérée à la SISEP.

Nous entendons par gestion prévisionnelle, l'élaboration et le suivi des budgets. Mais, celui qui nous concerne ici est le budget de trésorerie qui est élaboré à la SISEP.

Le budget de trésorerie de la SISEP se décompose en plusieurs parties que nous présenterons (voir ANNEXE II).

Le budget segmenté en mois, le solde initial du mois de Janvier est le montant de la trésorerie (classe 5) du bilan d'ouverture. Ensuite, le solde final de Janvier devient automatiquement le solde initial de Février, aussi le solde final de Février devient le solde initial de Mars et ainsi de suite jusqu'au mois de Décembre.

Flux nets d'exploitation = Recettes d'exploitation - Dépenses d'exploitation

Les recettes d'exploitation présentent les prévisions des produits à vendre, à partir des ateliers de production de l'entreprise présentés sous cet intitulé.

Les dépenses d'exploitation quant à elles, présentent les prévisions des différentes charges de la SISEP, notamment les achats, les dépenses d'exploitation, les charges sociales et fiscales, les charges financières, les frais bancaires, la TVA à payer...

Pour la TVA, au cas où il apparaît dans un mois un crédit de TVA, il vient en diminution.

Les recettes financières comprennent les emprunts bancaires, les crédits à moyen et court terme, les placements (dépôts à terme), les encaissements de dividendes. Les dépenses d'exploitation concernent les règlements d'IRVM, l'impôt sur les bénéfices, les distributions de dividendes, les remboursements d'emprunts et de crédits.

1-4. Flux net d'investissements Les flux nets d'investissements sont égaux à :

Les recettes d'investissements sont les cessions d'immobilisations incorporelles, corporelles et financières.

Tandis que les dépenses d'investissements sont les acquisitions d'immobilisations incorporelles, corporelles et financières.

La trésorerie finale est le montant du solde final du mois de Décembre. Elle est égale à :

La trésorerie finale est le montant des disponibilités que nous pensons avoir à la fin de l'exercice comptable. Le montant de la trésorerie finale est le montant qui sera renseigné en disponibilités dans le bilan prévisionnel.

Après l'élaboration du budget de trésorerie, le service trésorerie a le devoir de faire le suivi de son budget afin de le comparer à la réalité et de faire des ajustements si possible. Ce qui lui permet aussi de l'aider dans la gestion de sa trésorerie.

Pour permettre de faire ce suivi, le service trésorerie a élaborée des tableaux que nous présenterons.

Ce tableau qui permet de faire le suivi du budget de trésorerie est composé des libellés du budget de trésorerie. Il est élaboré par mois et présente ce qui est effectivement réalisé (voir ANNEXE III).

Le tableau mensuel de trésorerie - Banque présente les mêmes libellés que celui du budget de trésorerie. Mais ce tableau est plus détaillé parce qu'il présente les 4 semaines du mois. Le suivi est donc fait de manière hebdomadaire pour les activités effectivement réalisées et qui ont fait intervenir la banque (voir ANNEXE IV).

Le tableau mensuel de trésorerie - Caisse présente les mêmes libellés que celui du budget de trésorerie. Mais ce tableau est aussi plus détaillé parce qu'il présente les 4 semaines du mois. Le suivi est donc fait de manière hebdomadaire pour les activités effectivement réalisées par la caisse (voir ANNEXE V).

Comme le préconisent les principes comptables, les opérations de l'entreprise sont enregistrées au jour le jour et suivant la chronologie de leur réalisation. L'importance d'une gestion quotidienne de la trésorerie se situe dans le fait qu'elle permet d'avoir chaque jour une idée des soldes de la trésorerie (excédents ou déficit) afin d'opérer des décisions adéquates pour les transactions.

La SISEP utilise pour la saisie des opérations comptables, le logiciel de gestion « SAGE INTEGRALE » version COMPTABILITÉ 500 PACK.

Il existe trois méthodes de saisie comptable sur SAGE INTEGRALE, des opérations de l'entreprise.

La saisie par transformation est la comptabilisation des factures de manière automatique, qui consiste à transformer la livraison fournisseur (LF) en facture fournisseur (FF). Elle nous permet de mieux suivre les stocks. Cette saisie concerne les factures ayant un bon de commande et un bon de livraison (factures de matières, de pièces détachées, de marchandises, de fournitures de bureau...).

La saisie directe est la comptabilisation des factures de manière automatique. Cette saisie concerne généralement les factures qui n'ont pas de bon de commande, ni de bon de livraison. Ces factures sont en générale des factures de contrats d'entretien, de prestation de services, de téléphone, d'électricité, d'eau, etc.

La saisie manuelle est la comptabilisation des factures de manière manuelle, c'està-dire sur un imprimé avant sa saisie dans le logiciel. Cette saisie concerne les factures d'immobilisation, les opérations diverses, les notes de débit et les annulations d'écritures.

Les mouvements de la banque sont les différentes opérations effectuées par l'entreprise et qui font intervenir la banque pour les transactions. Et pour la comptabilisation, le service trésorerie de la SISEP utilise sur SAGE, pour la saisie des mouvements de la trésorerie, la méthode de la « saisie manuelle ». Chaque banque où la SISEP a un compte bancaire domicilié possède un numéro de compte, et un journal des comptes où les transactions faites à partir de cette banque sont comptabilisées.

Pour les écritures comptables mouvementant la banque, elles sont passées en deux étapes :

- 1^ère étape: La trésorière passe les écritures manuellement dans un imprimé, nommé « JOURNAL DE BANQUE ». Chaque banque possède son imprimé.

- 2^ème étape: La trésorière saisit les écritures comptables dans le logiciel comptable SAGE, puis un numéro de lot et la date de saisie sont générés par SAGE après chaque saisie comptable, qu'elle inscrit dans la partie "VISA DE SAISIE" (exemple: Lot 8753 du 20/04/2008). Elle classe enfin les pièces comptables.

Lorsque la trésorière reçoit le chèque, elle l'endosse (cachet indiquant la banque + numéro de compte bancaire sur le dos du chèque) et remplit un « BORDEREAU DE CHEQUES » pour encaissement. (Voir ANNEXE VI). Le chèque est joint au bordereau et destinés au chef comptable pour le contrôle et le visa au verso. Une fois le chèque et le bordereau visés, ils sont photocopiés d'abord pour l'enregistrement des écritures comptables en attendant le retour de la souche cachetée par la banque.

Notons que lorsque la trésorière remet un chèque à l'encaissement, elle considère que la somme est virée sur son compte, et donc passe l'écriture qui en découle. Ecritures comptables passées

Enfin le chèque endossé est joint au bordereau puis remis au coursier pour le dépôt à la banque, qui elle, s'occupera de son encaissement.

Pour les règlements de ses factures clients, la SISEP reçoit souvent des lettres de change de ses clients. Une fois en possession des lettres de change, la trésorière l'endosse et remplit un « BORDEREAU DE REMISE D'EFFETS ». L'effet est soit escompté, soit remis à l'encaissement. (Voir ANNEXE VII).

L'effet et le bordereau sont ensuite destinés au chef comptable pour contrôle et visa.

Les pièces étant visées, elles sont photocopiées puis jointes à la souche déchargée par la banque, pour l'enregistrement des écritures comptables.

Clients locaux EAR			X X
CI PLAST
(effet CIPLAST reçu)

Enfin l'effet endossé et le bordereau sont déposés à la banque pour remise à l'encaissement ou l'escompte par le coursier, 15 jours avant l'échéance.

La trésorière remplit un tableau qui présente tous les effets remis à l'encaissement et escomptés. Et à partir du site internet de la banque, elle consulte le compte pour savoir si la somme est virée (compte crédité du montant). Une fois le virement reçu, la trésorière imprime une copie du relevé et coche le montant crédité, pour l'enregistrement des écritures comptables. Après l'enregistrement comptable, elle joint ensuite le relevé aux autres pièces déjà classées (photocopies effet + bordereau et la fiche « JOURNAL DE BANQUE »).

La SISEP reçoit des virements de ses clients pour le règlement des factures. Une fois le virement reçu, et vérifier sur notre compte à partir de l'accès sur le site internet de la banque, la trésorière procède donc à l'enregistrement comptable, tout en réclamant l'avis de crédit de la banque qui constitue la pièce comptable, à joindre au relevé imprimé, utilisé pour la saisie.

La trésorière émet souvent des ordres de virements pour le règlement des factures fournisseurs étrangers. Elle remplit une fiche nommée « TRANSFERT INTERNATIONAL CFA/DEVISE » qu'elle envoie à sa banque. Ensuite en considérant que le virement est effectif, elle passe aussitôt à l'enregistrement des écritures comptables.

Aussi, pour le paiement des salaires des employés disposant d'un compte bancaire, la trésorière le fait par virement. Une disquette pour chaque banque contenant les noms des salariés, leurs numéros de compte bancaire et le montant de leur salaire sont envoyés à la banque pour le virement. Une fois le virement émis, la trésorière passe à l'enregistrement comptable avec la copie de l'ordre de virement déposé à la banque.

Le service Fournisseur fait l'état des fournisseurs locaux, des impôts à payer, de la TVA à reverser, et le service Paie en fait de même pour les impôts sur salaires à payer puis les présentent au service Trésorerie. En tenant compte des disponibilités par banques, la trésorière leur remet les chéquiers des banques où devront se faire les règlements et les demandes de paiement.

Après remplissages des chèques et demandes de paiement (imprimé « JOURNAL DE BANQUE ») par les services concernés, ils sont vérifiés par le chef comptable et envoyés chez le Responsable Administratif et Financier (RAF) pour vérification et visa puis à la direction pour signatures.

Une fois signés, les chèques reviennent aux services concernés pour dépôt et les demandes de paiement, quant à elles, sont remises à la trésorière pour l'enregistrement des écritures comptables. Exemples d'écritures passées :

521200

DMEIB

BICICI

(chq n°7851/fact. 086 DMEIB)

Les retours d'impayés sont des cas très rares, mais qui peuvent subvenir. Et donc nous présenterons comment la SISEP les traiteront comptablement.

Ce sont les chèques émis pour le règlement des fournisseurs, des impôts, etc..., mais qui n'ont pas donné lieu à un paiement. La trésorière passera donc l'écriture comptable, pour annulation de celle déjà passée.

Dans ce cas, la trésorerie remplit un imprimé « JOURNAL DE BANQUE » de la banque du chèque émis, pour annulation du chèque (voir ANNEXE VIII). Elle remplira l'imprimé devant les champs comme suit :

- Montant : inscrire le montant du chèque émis et revenu impayé précédé du signe (-) ;

- Compte général : inscrire le numéro du compte de tiers concerné (fournisseur, impôt, etc.) ;

- Crédit : inscrire le montant du chèque émis et revenu impayé précédé du signe (-).

Ce sont les chèques ou les effets remis à la banque pour encaissement, mais qui à l'échéance n'ont pas donné lieu à un paiement. La trésorière passera donc l'écriture comptable, pour annulation de celle déjà passée.

Dans ce cas, la trésorière remplit un imprimé « JOURNAL DE BANQUE » de la banque du chèque reçu, pour annulation du chèque. Elle remplira l'imprimé devant les champs comme suit :

- Montant : inscrire le montant du chèque remis à l'encaissement et revenu impayé précédé du signe (-) ;

- Chèque N° : inscrire le numéro du chèque remis à l'encaissement et revenu impayé ;

- Compte général : inscrire le numéro du compte de tiers concerné (client, etc...) ; - Libellé : inscrire "annulation chèque n°..." ;

- Débit : inscrire le montant du chèque remis à l'encaissement et revenu impayé précédé du signe (-).

Pour le financement de son activité, elle a recours à des crédits bancaires et facilités négociés avec sa banque. Ce sont les lignes d'escompte d'effet, le découvert, le CREDOC, les crédits SPOT (crédits de courte durée, moins de 3 mois). Aussi lorsque sa trésorerie ne lui permet pas de financer des investissements, la SISEP pourrait avoir recours à des emprunts ou des contrats de crédit-bail avec sa banque ou des établissements spécialisés.

A part les escomptes que nous avons présentés plus haut, la trésorière ne passe pas d'écritures concernant les facilités bancaires.

521400				SIB		X X
			561000	Crédits SPOTS
				(crédit spot auprès de la SIB)

		*Ecritures comptables pour remboursement de crédit SPOT*
561000				Crédits SPOTS	X X
			521400	SIB
				(remboursement crédit spot à la SIB)

	*Ecritures comptables pour emprunt*

671200			mt Intérêt
		Intérêts des emprunts aupr. des EDC
162000		Emprunts auprès des EDC	mt Amort.
	521400	SIB		mt annuités

Dans le cas où la SISEP aurait négocié un contrat de crédit-bail avec sa banque, à l'échéance des redevances la trésorière passera l'écriture suivante :

		X
	Redevances de crédit-bail immob.
	TVA récupérable/services extérieurs	X
521400	SIB		X

La trésorière consulte de manière journalière ses comptes à partir du site internet des banques afin de voir son solde et de savoir si des frais bancaires ont été prélevés. Dans ce cas elle imprime le relevé bancaire, puis passe à l'enregistrement des écritures comptables. Mais lorsque l'avis de débit, qui est en réalité la pièce justificative de l'écriture saisie, nous est remis par la banque elle le joint au relevé imprimé.

674100		Intérêt/avance de fonds	X X
	521400	SIB
		(intérêt SPOT SIB 03/08)


Valeur Nominale x taux x Nombre de jours Intérêt/SPOT = 36000

Les intérêts sur SPOT sont généralement prélevés par la banque à l'avance, c'est-àdire avant le remboursement.

Les mouvements de la caisse sont les différentes opérations effectuées par l'entreprise et qui font intervenir la caisse pour les transactions. La comptabilisation de ses transactions est faite par la caissière.

La caissière de la SISEP utilise sur SAGE, pour la saisie des mouvements de la caisse, la méthode de la « saisie manuelle ».

Elle dispose de deux numéros de compte caisse pour l'enregistrement de ses écritures, dans deux journaux de caisse différents :

Les ventes en espèces à la SISEP se font à la caisse. Un reçu et une facture sont remis au client. Pour les ventes hors activités ordinaires, une note de débit est élaborée et remise au client. Et ensuite, la caissière passera à l'enregistrement des écritures comptables.

571105 4111	Caisse recette	X X
	Clients locaux
	(vente facture N°0125)

Nous entendons par dépenses diverses les règlements en espèces des factures d'achat ou de prestation de services, des paiements de salaires par billetage, des avances sur salaire, des frais de mission du personnel, des sorties d'espèces contre remise de chèque par le personnel...

638402		Frais de mission hors C.I	X X
	571000	Caisse dépense
		(frais de missions)

Le compte 571100 Caisse avance client, est utilisé lorsqu'un client dépose au comptant une somme comme avance pour la production de sa commande. L'entreprise considère que l'argent ne lui appartient pas avant la production, et donc ne peut débiter son compte 571105 Caisse recette. La caissière passe alors, l'écriture suivante :

A la fin de la livraison de la commande, la caissière passe les écritures ci-dessous :

419100	571100		X	X
		Clients créditeurs Caisse avance client
		(reprise avance/production)
571105			X
		Caisse recette
	4111000	Clients locaux		X
		(vente au comptant)

Lorsque la caisse est en manque de liquidités, elle doit s'approvisionner. La caissière informe donc la trésorière qui émet un chèque pour l'approvisionnement de la caisse.

3-1. Les outils de gestion quotidienne de la trésorerie 3-1-1. Tableau de situation bancaire

La trésorière doit connaître la situation bancaire de son compte en banque de manière journalière. Le solde final du compte banque obtenu à partir du grand-livre ou de la balance ne suffit pas pour déterminer le solde réel du compte, car il y a des mouvements du compte non encore comptabilisés.

C'est en cela que le tableau de situation bancaire est important (voir ANNEXE IX). Et pour comprendre, nous expliquerons les éléments qui le compose :

- La partie « plafond » indique les montants des différentes facilités bancaires négociés.

- Les soldes comptables, sont les soldes du compte obtenu à partir de la balance à renseigner par jour.

- Virements en cours : correspond aux virements émis à l'ordre de nos fournisseurs mais non encore signés et déposés à la banque.

- Encaissements clients en cours : correspond aux swifts de règlements reçus des clients ou des ordres de virement fermes.

- Echéance emprunt : correspond aux annuités, semestrialités ou trimestrialités payées sur le mois.

Enfin la dernière partie « BANQUES » présente le solde journalier du compte sur le relevé bancaire tiré à partir du site internet de la banque.

Ce tableau a pour objectif de présenter les encaissements qui sont les mouvements au crédit du relevé bancaire du mois, et les décaissements mensuels qui sont les mouvements au débit du relevé bancaire du mois, pour chaque banque afin de déterminer un ratio (voir ANNEXE X).

- si Ratio > 1, les encaissements ont couvert les décaissements, il y a eu donc un excédent de trésorerie.

- si Ratio < 1, les encaissements n'ont pas couvert les décaissements, il y a donc déficit de trésorerie.

Le tableau des frais bancaires permet de faire le suivi des frais prélevés mensuellement par les banques où la SISEP à un compte domicilié. Il sert d'appui dans la négociation de la réduction des taux des frais bancaires (voir ANNEXE XI).

Le tableau de bord bancaire a pour but d'apprécier les mouvements du compte banque par rapport à chaque banque en pourcentage afin de savoir la banque avec laquelle la SISEP a effectuée plus de transaction (voir ANNEXE XII). Ce tableau est renseigné à partir des tableaux « synthèse des mouvements par banque » et « frais bancaires mensuels ».

Aussi ce tableau nous sert d'appui dans la négociation des facilités bancaires.

Le rapprochement bancaire est indispensable pour le contrôle des mouvements de la banque. Les comptes banque dans les livres de l'entreprise et celui de l'entreprise dans les livres de la banque sont des comptes réciproques. Cela implique que leurs soldes en fin de période doivent être opposés mais égaux. Cependant, du fait du décalage entre les enregistrements des opérations par la banque et par l'entreprise, les soldes des comptes tenus par chacun d'eux ne sont pratiquement jamais opposés et égaux. Il est donc nécessaire d'en vérifier la concordance en présentant un état de rapprochement bancaire (voir ANNEXE XIII). Pour cet effet, la trésorerie dispose pour faire son rapprochement bancaire :

Après le rapprochement bancaire du mois, la trésorière envoie chez le chef comptable pour viser, puis passe à l'enregistrement des opérations manquantes récapitulées dans le tableau « CHEZ NOUS ». Mais lorsque la trésorerie suit bien ses comptes, elle n'aura pas à passer ces écritures.

La trésorerie est donc un domaine très sensible qu'il faut gérer de façon quotidienne avec quelques outils et surtout une véritable stratégie. Gérer sa trésorerie, « selon Jack FORGET - Gestion de trésorerie : Optimiser la gestion financière d'une entreprise à court terme - Janvier 2005 », c'est être permanemment en contact direct avec les flux réels et prévisionnels, entrants et sortants, et avec ses banques, pour pouvoir effectuer rapidement les ajustements nécessaires. C'est avant tout anticiper.

La gestion de la trésorerie participe pleinement, lorsqu'elle est bien maîtrisée, au dégagement de résultat pour l'entreprise, source d'amélioration de sa rentabilité. C'est pourquoi, il est essentiel de bien planifier et de gérer les flux de trésorerie, car comme le dit l'adage : « l'entreprise qui ne fait pas de profits se meurt lentement, mais l'entreprise qui n'a pas de liquidités disparaît rapidement ».

En effet, toutes les entreprises de nos jours qui survivent sur le marché et de surcroît prospèrent, sont en général redevable à l'efficacité de la gestion de sa trésorerie.

Toute entreprise doit disposer en permanence des ressources suffisantes pour remplir ses engagements financiers (salaires, fournisseurs, charges sociales et fiscales...). A défaut, elle serait déclarée en cessation de paiement et serait éventuellement liquidée. C'est ce qui arrive trop souvent aux jeunes entreprises, faute de prévisions réalistes.

Au vu des taches accomplies et des outils de gestion utilisés par le service trésorerie de la SISEP, nous pouvons affirmer que ce service a une bonne politique de gestion de sa trésorerie.

Mais pour la rapidité des opérations concernant les rapprochements bancaires, la trésorière devrait être dotée d'un logiciel comptable de rapprochement bancaire.

Aussi, pour la gestion des excédents de trésorerie, nous suggérons que la SISEP opte pour des dépôts à terme (D.A.T), à des achats d'obligations, à la prise de participation dans d'autres entreprises du groupe..., à la condition que l'entreprise se porte bien financièrement.

Ce stage, nous pouvons l'affirmer nous a procuré une grande et réelle satisfaction. Il nous a permis de mettre en pratique les connaissances théoriques acquises et d'apporter notre modeste contribution quant aux questions pratiques de gestion de la trésorerie dans une entreprise.

Clients locaux EAR

(avis de crédit/effet CIPLAST)