Elaboration d'un manuel de procédures administratives et comptables d'un projet: cas du projet d'appui à l'enseignement de base du Bas Sassandra au sein du BEP

IV.1.3-Le manuel de procédures : document décrivant les supports comptables

Un document identifiant les supports comptables et définissant leur contenu ainsi que les procédures de saisie et de traitement des données dans la comptabilité. Les liens entre pièces et livres comptables, doivent être établis particulièrement pour les entreprises qui procèdent à la centralisation mensuelle ou tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés.

IV.2- Mise en oeuvre du manuel

Les processus comptables sont souvent organisés de façon à traiter des flux d'opérations homogènes ou similaires (par exemple organisation par catégories d'opérations). Le présent guide d'application se propose de décliner les critères de qualité par catégories d'opérations (ventes, achats, etc....) pouvant s'appliquer à chacun de ces processus comptables.

IV.2.1- Le cycle achats/ fournisseurs

Ce cycle sera analysé en six grands points^6(*).

IV.2.1.1-Les commandes

Toute commande doit être autorisée par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de commande valorisé et établi en quatre exemplaires à partir d'un carnet à souche. Chaque bon de commande est vérifié par le responsable des achats eu égard aux tarifs et conditions de règlement particulières. Le bon de commande est ensuite signé par le dirigeant qui appose son paraphe sur l'un des exemplaires. Chaque commande est suivie quant aux délais d'exécution par le responsable des achats qui relance systématiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dépassée.

IV.2.1.2-La réception des commandes

Les achats réceptionnés sont contrôlés avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur par le magasinier qui contrôle les caractéristiques principales des articles réceptionnés et émet un bon de réception pré numéroté en trois exemplaires.

Le bon de réception reprend les caractéristiques du produit livré :

- quantité reçue ;

- nombre ;

- référence ;

- date de réception ;

- visa.

IV.2.1.3- La réception des factures

A la réception de la facture, un timbre « original » et un numéro d'ordre sont portés sur le premier exemplaire par le responsable des achats. Un numéro identique est attribué à chaque exemplaire reçu (cette référence interne établi un lien précis entre les pièces et l'enregistrement comptable). Les doubles sont transmis le jour même au comptable.

Le classement des factures se fait selon le principe suivant :

- par ordre numérique selon le numéro attribué à chaque facture, pour l'original ;

- par fournisseur, pour disposer d'un dossier facile à consulter en cas d'appel, pour le premier double ;

- par chantier, dans les entreprises de travaux publics et de bâtiment pour le deuxième double.

* ⁶ Coudenc, J.D, manuel d'organisation et des procédures comptables de l'entreprise, IFEC, 2001, page 11