IV.2.1.4- La comptabilisation
Les factures doivent être comptabilisées
dès leurs réceptions par le service comptable après
vérification des conditions de prix et de règlement.
Après comptabilisation, l'original de la facture
reçoit le timbre « comptabilisé » ou un visa
d'enregistrement.
Le service comptable tient un journal d'achats qui permet
d'enregistrer dans l'ordre chronologique les factures classées par
numéro. Chaque écriture doit indiquer :
- la date de la facture ;
- le numéro de la pièce justificative ;
- le numéro du compte fournisseur
mouvementé ;
- l'identification du fournisseur ;
- le montant TTC ;
- la ventilation de la charge par destination ;
- La TVA récupérable.
IV.2.1.5- Le règlement
Après vérification de l'original de la
facture avec le bon de réception (quantités reçues) et le
bon de commande (vérification des prix unitaires, des conditions de
règlement, des remises accordées), le comptable appose le timbre
« bon à payer ».
Après délivrance du « bon à
payer », les prévisions de règlement sont
enregistrées sur un échéancier avec l'indication de la
date d'échéance, des références de la facture, du
mode de règlement. Cet original est immédiatement classé
par ordre numérique.
IV.2.1.6- Le traitement des retours de marchandises
Un bon de retour pré numéroté est
établi par le magasinier en trois exemplaires. Un exemplaire est
classé dans un dossier « attente d'avoir »
annoté des références de la facture ; un autre reste
à la souche. Les avoirs reçus sont rapprochés des
« attente d'avoir » : le comptable veille à ce
que la note de crédit correspondant au retour soit bien établie
par le fournisseur. Le bon de retour anciennement classé dans le dossier
« attente d'avoir » est ensuite joint à l'avoir
correspondant. A l'aide de son exemplaire, le magasinier enregistre la sortie
sur ses fiches d'inventaire.
En cas de retour de marchandises, le magasinier
établit un bon de retour et actualise son fichier.
IV.2.2-Le cycle vente
Ce cycle va concerner toutes les opérations de
ventes qui partent de la commande à la comptabilisation.
IV.2.2.1-Les commandes
Les commandes reçues sont transmises au
responsable qui étudie les conditions de prix, de règlement, de
livraison et de crédit du client. Elles comportent les
éléments suivants :
- nom et adresse du client ;
- adresse de livraison ;
- désignation du représentant ;
- désignation exacte des produits
commandés ;
- délais de livraison, conditions de paiement ;
- quantités commandées, prix unitaires.
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