IV.2.2.2-Les livraisons
Chaque livraison donne lieu à l'établissement
d'un bon de livraison pré numéroté émis en trois
exemplaires et établi par le magasinier. Avant chaque expédition,
le bon de livraison est rapproché du contenu de l'envoi et de
l'accusé de réception de la commande. L'un des exemplaires est
classé par le magasinier dans un dossier « commandes
livrées », et un autre est remis au responsable des ventes
qui appose la mention « livré le ... » sur le carnet
à souche du bon de commande. Il est transmis ensuite à la
comptabilité avec la mention « A facturer ».
IV.2.2.3-Les règlements
La gestion des comptes clients doit être suivie de
manière très rigoureuse. Dès réception de
l'encaissement ou l'avis d'encaissement de la banque, il en est fait mention
sur l'exemplaire « réglé le ...par ...». Cet
exemplaire est joint au dossier client. Le comptable mentionne également
le règlement dans son journal de trésorerie.
IV.2.2.4-Les avoirs -clients
Des avoirs aux clients sont établis à chaque
retour de marchandises. Le magasinier indique les quantités reprises sur
des bulletins « retours et reprises de marchandises» (trois
exemplaires) enliassés sur un carnet à souche (pré
numéroté).
IV.2.2.5-La facturation
Les factures sont établies par le service
comptabilité à partir de bons de livraison portant la mention
« A facturer ». Les factures sont émises en quatre
exemplaires et doivent porter les mentions suivantes :
- la raison sociale de l'entreprise ;
- dénomination sociale ;
- numéro d'immatriculation au RCCM ;
- nom et adresse de l'acheteur ;
- date de la vente ;
- quantité et dénomination des produits vendus
et des services rendus ;
- prix unitaire et la mention de la TVA.
Les factures font ensuite l'objet d'un contrôle
arithmétique par le comptable et sont classées dans le dossier
« en attente de comptabilisation». Les factures doivent être
comptabilisées chaque jour.
IV.2.2.6- La comptabilisation
Les factures sont enregistrées en
comptabilité sans délai. Après enregistrement, la facture
reçoit la mention « comptabilisée le .... »
puis est classée dans le dossier factures de ventes (classement par
ordre chronologique).
IV.2.3-Le cycle trésorerie
Il s'agira des
opérations de caisse et les autres disponibilités.
IV.2.3.1-L'inventaire physique de la caisse
A une date donnée, le solde comptable de la caisse
doit correspondre au solde physique des espèces détenues. Les
contrôles de caisse périodiques (mensuels voire hebdomadaires)
permettent de s'assurer de cette égalité.
Pour effectuer ce contrôle, il est nécessaire
de compter les espèces détenues dans la caisse et de remplir
l'imprimé intitulé `'contrôle de caisse `'. Cette
procédure permet de suivre en permanence l'évolution du solde de
la caisse et de révéler sans tarder un éventuel
solde créditeur. L'existence d'un tel solde
constituerait une grave présomption d'irrégularité de la
comptabilité.
| 
