Elaboration d'un manuel de procédures administratives et comptables d'un projet: cas du projet d'appui à l'enseignement de base du Bas Sassandra au sein du BEP

II.1.3.2- La cellule technique

Cette cellule a en charge l'élaboration des plans de construction et de réhabilitation, les devis, l'analyse technique et financière et le suivi -évaluation des travaux. Pour des travaux donnés, les agents de cette cellule sont en amont comme en aval. Il ressort de là un risque de complicité entre les agents et l'entrepreneur ce qui peut mettre en mal la réalisation du projet.

II.1.3.3-La cellule gestion financière et comptable

Au niveau de cette cellule, nous avons observé que la secrétaire gérait la caisse des menus des dépenses courantes. Cette caisse est alimentée par la vente des dossiers d'appel d'offres, un risque lié à la mauvaise imputation des charges peut survenir compte tenu de non qualification de celle-ci dans le domaine. Le maniement de fonds au sein du BEP doit être du seul ressort d'une personne qualifiée en la matière. C'est en l'occurrence un trésorier qui a pour rôle de fournir les disponibilités à l'entreprise et aussi de conserver les fonds. Un administrateur gestionnaire adjoint pourrait jouer pleinement ce rôle. Nous avons observé que la comptabilisation, des pièces justificatives et factures, accuse un certain retard dû au nombre assez important de ces dernières et aussi à l'effectif limité des comptables. Cette situation comporte des risques de perte d'information et ne facilite pas la gestion courante du projet.

II.2-Analyse sur le manuel de procédures

Il s'agira d'examiner l'unique manuel de procédures afin de dégager ses insuffisances.

II.2.1-L'unique manuel de procédures pour tous les projets

Nous savons que le manuel de procédures est un document qui retrace toutes les étapes à suivre pour une gestion financière et comptable plus efficace d'une action. S'agissant du BEP, il faut dire que la majorité des projets qu'elle gère n'a pas de documents formels permettant de voir à quel niveau se situe la responsabilité de chaque acteur. Seul existe le manuel de procédures d'un projet : le projet PASEF, qui sert de référence à l'exécution de tous les autres projets. Il peut y avoir risque de mauvaise adaptation des procédures liées à un projet différent.

II.2.2- La verbalisation des tâches dans l'exécution des projets

L'unicité du manuel de procédures pour tous les projets a aussi pour conséquence la verbalisation dans la réalisation des tâches induites par les projets^7(*). Ce qui veut dire que dans la mise en oeuvre de certains projets, la tâche confiée aux acteurs n'est pas inscrite dans un document de base en dehors des procédures imposées par les bailleurs de fonds relatives à la passation des marchés, au recrutement des consultants, aux demandes de remboursement de fonds. Cette conséquence est plus perceptible dans le projet PAEB qui ne dispose pas de texte particulier empêchant par exemple un entrepreneur qui a présenté de faux documents pour un appel d'offres sur un lot ou qui a réalisé des malfaçons graves de concourir sur un autre lot.

* ⁷ BEP, rapport d'audit sur les comptes du PAEB, 31 décembre 2003.