VII.4-Analyse de compte
L'analyse sera abordée à travers son objectif
et sa procédure ainsi que les différents acteurs qui
interviennent.
VII.4.1- Objectif de la
procédure
L'analyse de compte a pour objectif de s'assurer d'une
part que les soldes de certains comptes collectifs sont bien supportés
dans le détail par les comptes individuels correspondants. D'autres part
que les comptes individuels sont bien justifiés par le détail des
opérations.
Il s'agit de façon générale de tous
les comptes de la classe 4. Notons que tout compte peut faire l'objet d'une
analyse, mais dans le cadre du projet, il y a des comptes dont l'analyse nous
semble nécessaire du fait de la pertinence et l'utilité des
informations.
VII.4.2- Les principaux
intervenants de la procédure
- l'Administrateur Gestionnaire
- le Comptable du projet
VII.4.3- Description de la
procédure
Pour chacun des comptes à analyser,
l'Administrateur Gestionnaire ou le Comptable du projet, prépare une
feuille de justification de solde, et ce, quel que soit le solde du compte. Il
est convenable de définir une périodicité mensuelle pour
les analyses de comptes. Toutefois, il peut être décidé
pour certains comptes que l'analyse soit trimestrielle ou annuelle. Notons que
toute analyse de compte est d'autant plus fiable qu'elle est établie
fréquemment.
Nous proposons deux méthodes pour analyser les
comptes.
Tableau 15 : la procédure
de l'analyse des comptes
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Intervenants
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Tâches exécutées
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Délai maximum
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Risques éventuels
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Administrateur Gestionnaire
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Approbation et visa des travaux d'analyse des comptes
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2 jours
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Non validation des travaux
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Comptable du projet
Comptable du projet (suite)
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Méthode 1 : l'approche comptable
-édition du grand livre
-s'assurer qu'il y a une correspondance entre le compte
à analyser et la balance générale
-procéder à un lettrage manuel du compte si
l'on ne peut le faire automatiquement
(le cumul, des éléments non lettrés,
constitue le compte à analyser)
-identification des opérations
-ressortir les pièces justificatives des transactions
Méthode 2 : l'approche extra
comptable
-faire un suivi extra- comptable ; tenir un état
auxiliaire qui a pour objectif de suivre une opération précise de
projet :
*des opérations de Demande de Retrait de Fonds (DRF) ou
demande d'approvisionnement ;
*des contrats avec retenue de garantie ;
*les DRF présentées par les antennes
régionales ;
*l'emploi de consultant.
-effectuer une réconciliation entre le solde en
comptabilité et le solde selon l'état auxiliaire ;
-assemblage les travaux d'analyse accompagnés de la
balance générale et des pièces justificatives de
soldes ;
-transmission à l'Administrateur Gestionnaire
pour approbation ;
-classement des analyses de comptes dans le classeur ouvert
à cet effet.
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1 jour
1 jour
1 jour
1 jour
1 jour
30 jours
1 jour
1 jour
2 jours
1 jour
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-absence de traçabilité
-prise en compte d'écritures erronées
-fausse représentation des états financiers
-non prise en compte de tous les fournisseurs
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Source : à partir de nos
enquêtes ; année 2006
Il est à retenir que le projet d'appui à
l'enseignement de base (PAEB), servant de pont entre la coopération
Allemande et la République de Côte d'Ivoire, contribue fortement
à l'amélioration du taux de scolarisation. C'est l'une des
raisons qui pousse les acteurs à mettre plus de rigueur dans sa gestion.
Ce qui explique l'existence d'un manuel de procédures qui fixe les
règles de conduite optimale, afin de situer les différentes
responsabilités.
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