I.4. MISSION
L'hôtel Jay est un établissement offrant un
service d'hébergement payant et il offre aussi plusieurs autres services
à sa clientèle, tels que le restaurant, un mini bar, le
cybercafé, la blanchisserie, salle de réunion et
conférence, etc...
I.5. STRUCTURE ORGANIQUE ET FONCTIONNELLE I.5.1.Structure
organique
PDG
SERVICE D'ACC UEIL
(RECEPTION)
GERANT
Organigramme de JAY HOTEL
RESTAURANT &BAR
ENTRETIEN
B UANDERIE
JARDINAGE
GARDIENNAGE
I.5.2. Structure fonctionnelle
1) Le PDG
Donne des ordres à suivre au gérant de l'hotel en
vue de la bonne marche de ses affaires.
2) Le Gérant
Fait appliquer les méthodes qui lui sont transmises par
son patron parmi ses subalternes. Selon les réalités de ses
départements, il voit dans quelle perspective maximiser les profits en
concomitance avec les receptionistes.
Surveille toutes les activités de l'hotel et s'assure de
sa bonne santé. Il fait le rapport de l'hotel au PDG.
Il se charge des matières administratives. De ce fait,
·
· Il suit d'un jour à l'autre les
activités de tout le secteur de gestion,
· . Il rédige chaque mois un rapport
détaillé sur la vie de l'entreprise,
·
· Il tient à jour tous les documents
relevant des taxes et autres obligations de l'entreprise,
· . Il vérifie l'exécution des tâches
ou programmes de fonctionnement dans les départements de l'hotel,
· . Il informe la direction générale des
problèmes rencontrés,
· . Il supervise directement les services d'identification
des clients et de leur logement,
· . Il détient les documents relatifs aux clients
et en assure le suivi en ce qui concerne : leur logement,
évolution(séjour) et leur facturation.
3) Le Service de la réception
La réception est considérée comme le
centre de l'hôtel, c'est là que se fait toutes les transactions :
accueil des clients, règlement des factures par les clients, gestion de
stocks... c'est le service réception qui gère les services
d'entretien et de ménage (lingères, femmes de ménage,
ouvrier d'entretien, jardinier etc.) le réceptionniste est en relation
directe avec le directeur.
Le réceptionniste comme son nom l'indique est à
la réception pour accueillir les clients. Il travaille 24 heures sur 24
en adoptant un système de relais (deux réceptionnistes le matin
et deux le soir) il se consacre également aux tâches
administratives et commerciales : le planning des réservations, les
relations avec les agences de voyages, le secrétariat de l'accueil, la
vérification de la caisse...
On compte aussi beaucoup sur lui pour remplir l'hôtel :
à lui de savoir vendre aux " gros clients " (agences,
tour-opérateur...) les qualités de son hôtel, d'anticiper
une période de creux, de partir à la recherche de la
clientèle ou encore d'être en bonne relation avec les concurrents
pour se rendre des services, en cas de surréservation par exemple et
ainsi de pouvoir s'adresser mutuellement des clients en surnombre. Le
réceptionniste remplit souvent des responsabilités (en l'absence
du directeur de l'hébergement, il peut être
considéré comme le bras droit du directeur) il est parfois
amené à représenter le directeur en son absence. Le
réceptionniste est aussi un chef de service : il dirige son
équipe et gère le planning des prises de service. Il peut aussi
être amené à recruter le personnel de l'accueil. Enfin il
gère le stock et établit un rapport au directeur en fonction de
ce qu'il trouve, pour ce service il gère aussi.
· Le Chef de chambre S'assure du nombre de
logés dans tout le centre
· . Exécute l'ordre du gérant pour loger ou
montrer au client où il va rester au sein du centre,
· . Montre les petits documents aux clients ; lesquels
documents fixent ces derniers sur leur situation financière,
· . S'assure de la propreté des chambres par le
truchement du chargé de propreté,
· . Est le pont entre clients et autres services du centre
(restaurant,salle de conférence,...)
· Le Chef de la salle de
conférence
Fait respecter les heures d'occupation de la salle et suit de
près toutes les activités qui s'y déroulent.
4) Le Restaurant et Bar :
Le barman propose à la clientèle de se
détendre autour d'un verre avant le repas ou avant de regagner leur
chambre. Il est un spécialiste de la préparation de cocktails,
Shaker à la main, le barman confectionne les cocktails commandés
par les clients. Pour répondre à
toutes les demandes, le barman connaît aussi bien ses
classiques que le dernier cocktail à la mode et les habitudes de la
clientèle étrangère, infiniment variables, La
notoriété d'un bar ne se mesure pas seulement à la
qualité des consommations, un bar " marche " quand les clients se
sentent accueillis, quand ils y trouvent une ambiance propice à
l'intimité ou, au contraire, à la fête. C'est le barman qui
veille à la qualité de cette ambiance, en dialoguant avec les
consommateurs et en les mettant à l'aise, le barman gère
l'approvisionnement de ses stocks en informant tout manquement à la
réception. Le barman est un prestataire de service, il travaille donc
indépendamment et tient ses comptes tout en informant le directeur.
le service de restaurant tient la nourriture prête
à tout moment à la disposition de tous les clients au sein de
l'hotel et il dépend directement du gérant.
5) Service d'entretien
Le service d'entretien est composé de tout le
personnel d'entretien, il est dirigé par le réceptionniste qui
confie les tâches et donne toutes les instructions nécessaires au
bon fonctionnement de ce service.
L'ouvrier d'entretien assure le nettoiement, l'entretien des
différents matériaux indispensables au fonctionnement de
l'hôtel, Il entretient régulièrement les matériels
de nettoyage et veille à leur état de bon fonctionnement. Il
veille également à la continuité du fonctionnement des
installations de l'hôtel et signale tout dysfonctionnement qu'il
constate. Il effectue aussi des travaux de maintenance de premier niveau
(réparation de prises électriques arrachées, vitres
brisées, huisseries défectueuses, tuyauteries abîmés
...).
6) Buanderie :
Se charge de la propreté des vêtements des
clients qui veulent en supporter le coût. ce service s'occupe aussi du
nettoyage d'autres habits, draps, serviettes,...
Les lingères sont responsables de l'entretien des
linges de l'hôtel. Elles rassemblent et comptabilisent le linge sale que
apportent les chargés de chambre pour ensuite les confier à la
buanderie, quand le linge les revient propre, elle le compte et le
contrôle afin de voir s'il y a des travaux de couture à effectuer
avant de le redistribuer au personnel des étages. Elles se chargent
entre autre du repassage
pour les clients et elles peuvent aussi s'occuper de l'entretien
des uniformes du personnel de l'hôtel.
7) Jardinage :
Les jardiniers réalisent des travaux
d'aménagement et d'entretien des espaces non-bâtis : plantation,
ramassage de feuilles, débroussaillage, arrosage, tailler les fleurs et
la pelouse. Ils entretiennent le matériel d'intervention (tondeuse,
débroussailleuse), effectuent les travaux d'infrastructure comme le
terrassement, le baillage. Ils consignent tous ses travaux pour en rendre
compte au réceptionniste et participer lorsque cela est
nécessaire aux travaux exceptionnels liés aux
intempéries.
8) Gardiennage :
L'hôtel étant ouvert 24h sur 24. Il fait appel au
service de gardiennage ou veilleur de nuit qui avait eu la formation en
matière de gardiennage, il sécurise l'hôtel, les clients et
leur bien.
Le veilleur accueille la clientèle, et veille à la
sécurité des dormeurs.
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