Conception et réalisation d'une base de données pour la gestion d'un hotel, cas de Jay- Hotel Kindu RDC

Deuxième Chapitre: ETUDE DE L'EXISTANT

II.1. DEFINITION ET BUT

Cette analyse consiste à décrire ce qui existe dans l'entreprise, son fonctionnement, ses fichiers, procédures, etc...⁶

Elle consiste à faire la description de fonctionnement du système qui est en place et des critiques pertinentes sur celui-ci pour enfin déceler les anomalies qui bloquent le bon fonctionnement du système actuel ;et les points positifs contribuant ainsi à son bon fonctionnement.

II.2. DESCRIPTION DE L'APPLICATION (Gestion des Clients/Passagers)

Au besoin le client se présente à la réception pour formuler sa demande, celle-ci le reçoit et consulte le plan de l'hôtel pour vérifier les chambres disponibles et le tarif selon la requête du client. Si la demande est favorable, elle enregistre les identités du client dans le bulletin de police, le registre des clients et dans le plan de l'hôtel pour signaler l'occupation de la chambre tout en indiquant l'heure et jour d'entrée, et jour de sortie(jour de départ), on établit la facture en deux exemplaires dont un qu'elle garde et l'autre, on lui remet, si le client est prêt, paie sa facture, dans le cas contraire, il paie avant de quitter l'hôtel, enfin on le donne la clé de la chambre pour l'occuper.

A la fin de la journée, la réception établit un rapport donnant la situation globale de toutes les chambres occupées et inoccupées et sur tous les clients reçus ou partant dans la journée pour servir le rapport à l'agence de renseignement (DGM, ANR, etc...) et au gérant.

II.3. ETUDE DE POSTES DE TRAVAIL

Cette étude de poste de travail est question d'étudier les différents services ou postes de travail concernés dans la gestion de client. Ainsi durant cette étude nous allons épingler les postes ci-après :

⁶ Jacques MVIBUDULU KALUYIT, Notes de cours de méthode d'analyse d'information, G3 INFO, ISC-GOMBE, 2005-2006, Inédit

Jay HOTEL sprl Kindu, le.... /.... /2O....

80, Avenue LUMUMBA, C/KASUKU

KINDU-MANIEMA Facture N° /JH2008/...

RDC

Mr, M^me, doit ce qui suit :

Designation

Sejour

Pri

Prix Total

II.3.1. Recensement des postes

- Postes internes : Réception.

- Postes externes : Client, Agence de renseignement

II.3.2. Description des postes

1) Poste Interne

ü Réception : donne toute les informations nécessaires au client qui veut avoir un service au sein de l'hôtel, enregistre tous les clients et chambres ou appartements occupés ou inoccupés, enregistre toutes les identités du client dans le bulletin de police, entre en contacte avec les entreprises, organisme et les ministères pour gagner la clientèle en faveur de l'hôtel.

2) Postes Externes

ü Client : formule la demande d'occupation de chambre ou appartement, c'est un poste capital sans lequel l'hôtel ne peut fonctionner.

ü Agence de renseignement : est chargé de contrôler tous les clients qui occupent les chambres ou appartements durant une période donnée au sein de l'hôtel, il reçoit un rapport journalier provenant du service de réception sur tous les clients enregistrés.