Memoire Online - La mobilisation des ressources pour les projets de développement communautaire.

Chaque mécanisme de mobilisation nécessite des compétences différentes. Dans la mesure où toutes les organisations ont des compétences différentes, il est important de déterminer quelles sont les compétences requises par chaque mécanisme afin que les ONG/OBC puissent choisir les mécanismes appropriés. Il est également important de prendre en considération le temps et le budget nécessaires à chaque mécanisme de mobilisation de ressources pour veiller à ce que les ressources humaines et les finances soient également disponibles pour exécuter l'activité.

Chaque mécanisme a ses «pour» et ses «contre» (forces et faiblesses) qui doivent être pris en considération avant que l'ONG/OBC n'essaie de l'utiliser. Les «pour» et les «contre» sont souvent liés au temps, au budget et aux compétences requises mais aussi aux risques inhérents à l'approche (voir tableau ci-dessous).

Mécanisme	Compétences spécifiques requises	Les «Pour» du mécanisme	Les «Contre» du mécanisme
Vendre des services (traduction, formation...)	Les compétences vendues comme service, c'est-à-dire les compétences de langue	-Génère un revenu flexible, -fait la promotion de l'organisation	Accroît la charge de travail, les compétences clés du personnel utilisées pour des activités non en rapport au travail
Événements exceptionnels de mobilisation des ressources	-Compétences organisationnelles; initiative ; -compétences communication	-Peut générer beaucoup de ressources avec un engagement minime régulier ; -ressources flexibles.	Nécessite du capital ; à risque
Campagnes à long terme de mobilisation des ressources	Compétences en marketing et promotion	Montants d'argent potentiellement importants avec un peu d'effort régulier après la promotion initiale	-Promotion initiale à risque ; -revenu dépendant du profil du public et de sa perception
Faire marcher un petit commerce (café, ferme...)	-Compétences générales en gestion commerciale ; -compétences en rapport avec la production commerciale (cuisine, agriculture, charpenterie, etc.)	-Revenu constant ; -les produits peuvent être donnés au personnel comme soutien	-N'est pas lié au travail programmé ; -nécessite des ressources humaines et du capital; -les gains dépendent du marché, de la compétition, du temps et d'autres obligations
Vendre des produits achetés au prix de gros (préservatifs, seringues...)	Compétences de négociation en achat, marketing social, marché et recherche	-Accroît la disponibilité de produits nécessaires ; -fait la promotion des organisations ; -travail de mobilisation des ressources en rapport avec le programme	-Bien qu'en relation avec le travail, cela soustrait des ressources humaines au travail; -ressources limitées par rapport à l'effort; -revenu variable
Louer de l'équipement et d'autres biens (ordinateurs, espace de bureau, véhicules...)	-Rédaction de contrat d'obligation légale ; -révision des politiques d'assurance ; - marketing	-Nécessite des ressources humaines limitées ; -génère un revenu flexible	-L'équipement peut être endommagé ; -il y a des risques de sécurité ; - besoins administratifs
Rédiger des demandes de ressources (de façon proactive ou en réponse à des offres/concours...)	Capacités de concevoir un projet, de «lancer» des idées, de rédiger	-Effort initial suivi par la capacité de se concentrer sur le travail ; -Les exigences de rapport qui assurent que le travail est documenté	Embarras dans les exigences de rapport et interférence externe dans la conception et la planification du travail
Contributions non sollicitées (cadeaux...)	Démontre de la transparence et de bonnes relations extérieures	Pas d'effort en soi; argent flexible ; pas d'exigences de rapports	Très peu fréquent et moyens non fiables d'obtenir des ressources

Référence : Adapté à partir d'un atelier de mobilisation des ressources, tenu à Ulaan Baatar (Mongolie), février 2001.

b) Partager les informations sur les fournisseurs potentiels et identifier des manières d'obtenir et de recueillir des informations sur les fournisseurs

Les informations nécessaires à obtenir sur les fournisseurs de ressources sont:

- Leurs restrictions sur l'usage de l'argent - argent à usage restreint ou non ;

- La variété des ressources qu'ils offrent, par exemple, équipement, appui technique ;

- La procédure pour demander des ressources (formulaires de demandes, visites de projets, etc.) ;

- La personne clé de l'institution qui sera le contact et comment la contacter ;

- Demander à des fournisseurs potentiels de l'information écrite sur les ressources qu'ils offrent et sur la façon de se les procurer ;

- Demander aux chambres nationales de commerce et d'industrie des informations sur les commerces responsables socialement ;

- Contacter les départements de communications (ou de relations publiques) des entreprises les plus importantes oeuvrant dans votre milieu ;

- Contacter les bibliothèques des ambassades, les instituts culturels, les organisations internationales, etc. ;

- Contacter les personnes qui connaissent des fournisseurs ou qui seraient de bons contacts pour trouver de nouvelles idées ;

- Lire les journaux, les revues spécialisées et les rapports, pour se mettre à jour sur les façons dont les autres organisations sont financées. Les rapports et les présentations des autres soulignent, d'habitude, la contribution des fournisseurs de ressources ;

- Demander aux organisations partenaires et à d'autres ONG (oeuvrant ou pas dans votre secteur) de suggérer des organisations à qui demander du soutien ;

Une fois qu'une ONG/OBC a identifié ses ressources manquantes par rapport à sa mission, ses buts et objectifs, elle doit identifier quels fournisseurs peuvent potentiellement combler ces besoins.

Ce processus permettra également d'aider les ONG/OBC à identifier quels besoins seront les plus difficiles à combler. Cela aidera les ONG/OBC à prioriser leur travail de mobilisation des ressources dans leur plan d'action.

	Besoins en ressources 2			Besoins en ressources 1		Besoins en ressources du plan stratégique	PLAN D'ACTION DE MOBILISATION DE RESSOURCES BASÉ SUR LES PRIORITÉS
						Ressources spécifiques nécessaires pour combler le manque
						Fournisseur de ressources sur qui se renseigner / contacter
Mécanisme (activité) 1	Mécanisme (activité) 2	Mécanisme (activité) 1	Mécanisme (activité) 1	Mécanisme (activité) 2	Mécanisme (activité) 1	Quel mécanisme de mobilisation de ressources sera utilisé
						Échéance pour obtenir les ressources
						Budget nécessaire pour le travail de mobilisation des ressources
						Personne responsable du travail de mobilisation des ressources

Il est possible de demander des ressources à des fournisseurs de plusieurs façons : envoyer des demandes avec une lettre de présentation; contacter des fournisseurs inconnus par lettre, courrier électronique ou par téléphone; envoyer des demandes pour un renouvellement de financement; et utiliser les occasions comme les conférences, les séminaires et les événements sociaux pour rencontrer des fournisseurs.

Si toutes ces méthodes sont appropriées à différents moments, une des façons parmi les plus efficaces de demander des ressources demeure la rencontre face-à-face avec un fournisseur de ressources. Les rencontres face-à-face offrent la chance de discuter ensemble du travail proposé et permettent aux fournisseurs de mieux connaître votre organisation.

La plupart des fournisseurs travaillent avec des institutions qui fonctionnent de façon structurée et ont des champs d'intérêt programmatiques spécifiques. Ainsi, il est avantageux de rencontrer le fournisseur avant d'envoyer une demande pour s'assurer que le travail proposé est décrit de manière à correspondre aux intérêts du fournisseur potentiel. C'est ce que l'on appelle «se coller» - ce qui n'est pas la même chose que d'être sous la coupe du bailleur de fonds.

Le « collage » consiste à décrire votre travail de façon à faire ressortir les similarités avec les intérêts du fournisseur de ressources et donc à avoir plus de chances d'être soutenu. Dans certains cas, les fournisseurs ont aussi une expérience et des idées utiles qu'ils aiment partager.

Il est important de donner une bonne impression aux fournisseurs de ressources durant le face-à-face. Pour cela, il faut bien se préparer, ce qui permet également d'être à l'aise. Le fait d'être calme permet d'expliquer notre travail clairement et d'être davantage à l'écoute de ce que le fournisseur dit, ce qui permet d'avoir une vraie conversation.

Quelles sont les choses clés que l'on doit préparer et planifier avant une rencontre avec un fournisseur de ressources ?

Si possible, préparer un résumé conceptuel du projet pour le remettre au fournisseur ;

Apporter de la documentation sur l'organisation pour la remettre au fournisseur ;

Si possible, essayer d'avoir des informations sur la personne que l'on va rencontrer afin de se préparer psychologiquement ;

Faire une recherche soigneuse sur l'organisation afin de savoir pourquoi elle donne des ressources et quelles sont ses priorités programmatiques

Se préparer à être questionné sur des problèmes antérieurs de l'organisation, préparer des réponses honnêtes qui expliquent comment les problèmes ont été réglés dans le passé.

Informations à donner au fournisseur des ressources :

Information sur le projet que l'on veut voir soutenu (à partir du résumé conceptuel).

Ø Pourquoi avez-vous choisi notre organisation ? Avez-vous approché le gouvernement ?

Ø Quels sont les résultats attendus de votre projet ? Quand seront-ils disponibles ? Comment seront-ils mesurés ?

Ø Quelle est la compétence de votre organisation ? Comment pouvez-vous prouver que vous êtes capable de réaliser le projet proposé ?

Ø Comment continuerez-vous le projet après que les ressources fournies seront épuisées ? Est-ce que les activités du projet sont durables ?

Ø Comment veillerez-vous à ne pas dupliquer le travail d'autres organisations?

Ø Comment veillerez-vous à l'imputabilité des ressources que nous fournirons?

Ø Êtes-vous prêts à travailler en collaboration avec d'autres ONG pour mettre en oeuvre le projet ?

Ø Comment montrerez-vous que vos systèmes financiers sont transparents et bien gérés ?

Planifier une structure claire et les grandes lignes du contenu pour une demande de mobilisation de ressources sont les deux éléments les plus importants pour que la proposition ait le plus de succès possible.

Développer une demande exige d'organiser l'information de façon structurée et de déterminer les points clés à inclure. Les lignes directrices à suivre dans les demandes sont souvent disponibles auprès des fournisseurs. S'il n'y en a pas, on peut développer sa propre structure, conçue selon les besoins spécifiques d'un fournisseur potentiel de ressources.

Une fois la structure de la demande développée, le contenu peut être établi à partir de documents tels que la description du projet (buts et objectifs), le cadre logique ou la stratégie de programme qui ont été développés pendant la conception du travail proposé.

Toutes les propositions doivent être envoyées aux fournisseurs avec une lettre de présentation. Les lettres sont d'environ une page. Elles incluent quelques informations sur l'organisation, le travail proposé et un résumé des ressources demandées.

Quelques questions orientant la préparation du contenu des demandes gagnantes :

§ quelle est votre adresse (physique, postale, téléphonique, électronique) ?

§ Décrivez-nous succinctement le projet pour lequel vous sollicitez notre appui.

§ Qui sont les bénéficiaires de ce projet et quelle est leur catégorie sociale ?

Partie E: Suivi et évaluation, leçons à tirer et diffusion des résultats

§ Comment les bénéficiaires seront-ils impliqués dans le suivi et l'évaluation ?

§ Comment allez-vous tirer les leçons de vos expériences et diffuser des résultats ?

Une fois la proposition remise au fournisseur des ressources, il est important de faire le suivi pour veiller à ce qu'elle soit prise en considération.

Pourquoi un fournisseur de ressources peut-il ne pas répondre à une demande ?

Ø La demande n'est pas arrivée ou n'a pas atteint la bonne personne dans l'organisation ;

Ø La date d'échéance est passée et la demande sera analysée au prochain tour ;

Ø Le fournisseur de ressources vérifie d'autres références sur l'organisation.

Ø Demander à un ami dans l'organisation d'assurer le suivi avec la personne contact

Ø Demander à d'autres organisations si elles ont reçu une réponse (si le fournisseur de ressources suit un cycle de financement).

Pour maintenir des liens avec les fournisseurs de ressources, il est nécessaire, avec le temps, de gagner une confiance mutuelle. Cette relation commence par une recherche exhaustive sur les fournisseurs et leurs priorités qui, dans le meilleur des cas, évolue vers un partenariat à moyen/long terme dans lequel les deux parties sont dans une relation «donnant-donnant».

Dans ces relations «donnant-donnant», l'ONG/OBC offre un mécanisme pratique grâce auquel les fournisseurs de ressources peuvent soutenir une cause qui les intéresse tandis que les ONG/OBC peuvent obtenir un appui financier, technique ou en nature. Ces relations peuvent aller plus loin que la simple correspondance des besoins et opportunités. Le succès de ce type de relation nécessite un entretien et renforcement constants.

La mobilisation des ressources pour les projets de développement communautaire.

2.3.3. Développement des compétences pratiques en mobilisation des ressources

Informations à donner au fournisseur des ressources :