Section II :
Description du processus d'achats de médicament
Nous essayerons dans cette section de décrire le
processus d'achat de médicament.
II.1. L'expression des besoins, la sélection des
fournisseurs et le lancement de la commande
Nous allons essayer de décrire comment nait le besoin,
la sélection des fournisseurs et le lancement de la commande.
II.1.1. L'expression des besoins
L'expression du besoin est faite par le magasinier compte tenu
de la situation de stock. Dès l'atteinte du stock d'alerte, ce stock
d'alerte est constitué d'un stock de sécurité et d'un
stock minimum fixé pour chaque type de médicament. Le magasinier
transmet l'état de stock en émettant une proposition d'achat au
comptable matière. Le comptable matière à son tour
établit une demande d'achat qui sera visée par le gestionnaire et
le médecin chef.
II.1.2. La sélection des fournisseurs
Une fois que la demande d'achat est remplie, une consultation
des fournisseurs est faite en se référant à la base de
données par le comptable matière, et le fournisseur le qui offre
les meilleur conditions (qualité, prix, délais de livraison et
conditions de règlement) sera sélectionné. Cette base de
données pourra être consultée par tout le service comptable
mais seule le comptable matière peut apporter des modifications aux
prix.
II.1.3. Le lancement de la commande
La commande est faite sur la base d'un bon de commande
signée par la le comptable matière le gestionnaire et le
médecin chef. Cette commande sera envoyée au fournisseur puisque
la plupart des fournisseurs son située a Bafoussam..
Le bon de commande sera établi en plusieurs exemplaires
qui seront dispatchés de la manière suivante :
Ø une copie pour le magasinier pour rapprochement entre
le bon de commande et le bon de réception lors de la livraison;
Ø une copie pour la comptabilité pour
rapprochement entre le bon de commande le bon de réception et la
facture ;
Ø une copie au comptable matière pour le suivi
de la commande ;
Ø une copie au fournisseur.
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