II.2. La réception des
médicaments, comptabilisation de la facture et le règlement
Nous allons essayer de décrire comment les
médicaments sont réceptionnés, comment la facture est
comptabilisée ainsi que son règlement.
II.2.1. La réception de la marchandise
Les médicaments sont réceptionnés sous la
présence du magasinier et éventuellement du comptable
matière.
Un rapprochement est effectué par le magasinier et le
comptable matière chacun à sont tour entre les quantités
et qualité porté sur le bon de commande et le bon de
livraison.
Le magasinier fait deux copies du bon de livraison pour
transmettre à la comptabilité et au comptable matière.
Ensuite le magasinier va établir un bon de
réception en quatre exemplaires qui sera signé par le
comptable matière et le magasinier :
Ø une copie à la comptabilité ;
Ø une copie au magasinier;
Ø une copie au caissier principal pour
vérification lors du règlement
Ø une copie au comptable matière pour
confrontation au bon de commande.
Lorsque les médicaments livrés ne sont pas
conformes à la commande, ceux-ci seront réceptionnés tout
en émettant une réserve sur le bon de réception.
L'information sera remontée au comptable matière en cas de
détérioration et à la comptabilité en cas de
différence sur les prix. Le comptable matière va remonter
l'information au fournisseur pour régularisation la situation.
II.2.2. Comptabilisation de la facture fournisseur
Les écritures comptables sont saisies manuellement sur
la base des factures fournisseurs reçues avant d'être
déversées dans le logiciel de gestion commerciale.
II.2.3. Le règlement de la facture
fournisseur
Le règlement des fournisseurs a lieu le jour convenu
entre le fournisseur et l'hôpital. Le délai de règlement
des fournisseurs est habituellement un mois. Le règlement peut
être effectué en espèce ou par cheque. L'initiation du
règlement est fait par le gestionnaire
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