Memoire Online - Management du courrier et efficacité du cabinet du ministère des relations extérieures

MANAGEMENT DU COURRIER ET EFFICACITE DU CABINET DU MINISTERE DES RELATIONS EXTERIEURES

RAPPORT D'INTERVENTION PRESENTE EN VUE DE L'OBTENTION DU DIPLOME DE MASTER PROFESSIONNEL EN MANAGEMENT PUBLIC

DIRECTEUR DE RECHERCHE: PROF. MACHIKOU NDZESOP Nadine PROFESSEUR DES UNIVERSITES Chef de Division de la Formation Supérieure et de la recherche/ ISMP
CO- DIRECTEUR DE RECHERCHE: Mme NGUEGUIM KAMDEM Germaine PROFESSEUR-CONSULTANT/ISMP
CHARGE DU PROJET *Dr. NZEUGANG Alexis* Diplomate en service à l'Inspection Générale chargé des questions Consulaires au Ministère des relations extérieures
Yaoundé, Septembre 2016
SOMMAIRE
INTRODUCTION GENERALE..........................................................							1
PREMIERE PARTIE: CADRE THEORIQUE ET APPROCHE METHODOLOGIQUES METHODOLOGIQUE ....................................							14
CHAPITRE I: CADRE THEORIQUE DU MANAGEMENT DU COURRIER ET DE L'EFFICACITE ORGANISATIONNELLE.......................................
SECTION I: DEFINITION DES CONCEPTS CLES RELIES A LA RECHERCHE..............................................................................							16
SECTION II: ANCRAGE THEORIQUE(REVUE DE LA LITTERATURE)...........................................................................							31
CHAPITRE II: CADRAGE METHODOLOGIQUE...................................							41
SECTION I: LES OUTILS DU DIAGNOSTIC.......................................							41
SECTION II: DESCRIPTION DE L'ECHANTILLON ET DU MODE DE TRAITEMENT ET DE COLLECTE DES DONNEES........................							47
DEUXIEME PARTIE: LE CADRE D'ANALYSE: DIAGNOSTIC, SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS............................................							54
CHAPITRE III: DIAGNOSTIC DE L'OBJET D'ETUDE.............................							56
SECTION I: PRESENTATION DU MINREX.......................................							56
SECTION II: APPRECIATION DU DIAGNOSTIC EXPERIMENTAL........							61
CHAPITRE IV: SCHEMAS DES SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS......							78
SECTION I: ELABORATION DES ALTERNATIVES EN FONCTION DU MANDAT...............................................................................							78
SECTION II: RECOMMANDATIONS ET MODALITE DE LEUR MISE EN OEUVRE......................................................................................							80
CONCLUSION GENERALE...................................................................							85
DEDICACE

v La réalisation de ce travail a été possible grâce au concours des personnes physiques et morales. Je ne cesserai jamais de leur exprimer toute ma reconnaissance.

v J'exprime ma totale gratitude au Professeur Pierre MoukokoMbonjo pour son appui qui a favorisé la réalisation de ce travail.

v J'exprime tout particulièrement ma profonde gratitude au Professeur Nadine Machikou et à Madame Germaine NgueguimKamdem, qui malgré leurs occupations multiples ont accepté de diriger notre travail. Je remercie également le Docteur NZEUGANG Alexis, Diplomate, chargé de ce projet au MINREX. Merci chers encadreurs pour votre entière disponibilité, vos critiques constructive et vos encouragements.

v Mes Remerciements vont à l'endroit de tout le corps enseignant de l'ISMP qui, Durant notre formation, a toujours eu pour soucis, au- delà de la formation académique dispense, de nous amener à prendre conscience du rôle des auditeurs que nous sommes dans le développement de nos différentes organisations.

v Qu'il me soit permis de remercier monsieur EDOUBE Célestin et tous mes collègues du MINREX pour leurs encouragements.

v Toute ma gratitude à l'endroit de S.E.M EVINA Daniel, Ambassadeur du Cameroun auprès du Royaume de Belgique qui a bien permis que je vienne présenter ce travail.

v Toute ma gratitude à l'endroit des camarades auditeurs et à mes frères et amis pour leur affection, leur patience et leur soutien multiforme.

v Enfin, je tiens à remercier tous ceux qui de près ou de loin ont contribué à ma formation et à la réalisation de ce travail et dont je n'ai pas cité les noms.

LISTE DES SIGLES ACRONYMES ET ABREVIATIONS
ADC:			Les Aéroports du Cameroun
AMBA:			Ambassade de pays étrangers au Cameroun
AMBACAM:			Ambassade du Cameroun
APC:			Administration Publique Camerounaise
CAB/MINREX:			Cabinet du Ministre des Relations Extérieures
D1:			Direction Afrique
D10:			Direction du Commonwealth
D2:			Direction Europe
D3:			Direction des Nations Unies
D4			Direction des Affaires Générales
D5			Direction du Protocole
D6:			Direction de la documentation et des archives
D7:			Direction de l'Asie
D8:			Direction Amérique
D9:			Direction de la Francophonie
DAG:			Direction des Affaires Générales
DSCE:			Document de Stratégie pour la croissance et l'Emploi
EMP/PRC:			Etat Major Particulier de la Présidence de la République
MINDEL:			Ministre Délégué
MINDELCOM:			Ministre Délégué chargé de la cooperation avec le Comonwealth
MINDELMI:			Ministre Délégué chargé de la cooperation avec le monde Islamique
MINREX:			Ministère des Relations Extérieures
PM:			Primature
PRC:			Présidence de la République du Cameroun
SG:			Secrétariat Général
LISTE DES TABLEAUX
Tableau 1:	Types d'organisations, structure, stratégie et inconvénient...			24
Tableau 2:	Les 4 axes de développement....................................			45
Tableau 3:	répartition des personnels interrogés par structure..........			49
LISTE DES FIGURES
FIGURE A:		Les composantes d'une organisation......................		23
FIGURE B		Les composantes de la performance......................		30
FIGURE C:		Processus de diagnostic dans une organisation..........		42
FIGURE D:		Forces/Opportunités.......................................		45
FIGURE E:		Faiblesses/Opportunités....................................		46
FIGURE F:		Forces/Menaces.............................................		46
FIGURE G:		Faiblesse/Menaces...........................................		47
FIGURE H:		Distribution des enquêtes suivant le sexe..................		48
FIGURE I:		Distribution du statut des personnels interrogés.........		48
FIGURE J:		Etat des locaux...............................................		61
FIGURE K:		Mode de fonctionnement du courrier.....................		62
FIGURE L:		Degré de satisfaction du service du courrier..............		62
FIGURE M:		Fonctionnement du courrier du cabinet..................		63
FIGURE N:		Avis des répondants par rapport au courrier du cabinet		63
FIGURE O:		Mode de préférence de traitement et de suivi du courrier		64
FIGURE P:		Passage de personnels au cabinet...........................		64
FIGURE Q:		Raison de passage au cabinet.................................		65
FIGURE R:		Etat de répartition des tâches au courrier du cabinet........		65
FIGURE S:		Distribution des répondants au sujet du matériel de travail mis à la disposition des personnels de ce courrier............		66
RESUME

Dans la plupart de nos administrations, le service du courrier n'est visité que pour déposer une correspondance ou tout simplement la retirer. Ce qui laisse croire que la fonction courrielle n'occupe qu'une portion congrue dans l'organisation. Mais la question du courrierestcentrale eu égard aux réformes que connait l'APC guidée de nos jours par la culture du résultat. Le ministère des Relations Extérieures particulièrement son cabinet, objet de notre étude est également intéressé par cette question.

Nous voulons donc par ce travail présenter la fonction du courrier comme promotrice à part entière de la réalisation des objectifs par l'administration. Cela suppose de savoir quelle est l'incidence du schéma de management du courrier sur l'efficacité du cabinet du MINREX.En réponse à cette question de recherche, nous énonçons l'hypothèse selon laquelle Les mécanismes de fonctionnement du courrier sont les ressorts du dysfonctionnement du cabinet du MINREX.

Faisant appel à la méthode inductive, nous avons d'une part mis en lumière le traitement actuel du courrier au cabinet au moyen des modèles de diagnostic, aussi bien l'analyse fonctionnelle que l'analyse stratégique ; et d'autre part recueillis par les soins d'un questionnaire et des interviews les avis des usagers. Du tout, nous avons fait le constat d'un courrier encore informel.

C'est dans cette optique que nous escomptons à l'issue de nos travaux, élaborer une chaîne de traitement homogène de l'activité courrielle qui rejaillit positivement sur la double spécificité diplomatique et administrative du MINREX. Aussi, recommandons-nous la fin de la subsidiarité de ce poste de travail par son ancrage formelle dans les actes juridiques, notamment l'organigramme et une note de service qui rappelle les règles de fonctionnement efficaces du courrier.

In most of our administrations nowadays, the mail services are only visited either to collect a mail or simply to send it. This makes us believe that the mail service occupy just a tiny place in the organization. But we must understand that the mail servicequestion is central considering the APC reformsguided by the culture of getting results; the ministry of external relations, specially its office, subject of our study, is also interested by this question.

Our interest through this work is to present mail function as full promoter of objective's realization by the administration. That supposed to know what is the incidence of mail's management diagram on the efficacy of the MINREX office. Answering to this question of research, we state the hypothesis that mechanisms of mail functioning are springs of the MINREX office's incoherence.

Calling to the inductive method, we have unlighted the actual treatment of the office's mail, strengthen by a questionnaire and user's interviews. Coming through it, with the aid of strategic and functional analysis models, we carry out the diagnostic of the study's object and conclude by incoherencies characterizing a mail service informal till now.

It's in this perspective that we expect, by the end of our work to elaborate a homogeneous channel of treatment of the postal activity which positively effect on the MINREX's double diplomatic and administrative specificity. We also recommend the end of this work post's subsidiarity by its formal anchoring in legal acts, notably the organism and a service note that remember about the efficient rules of functioning.

Management du courrier et efficacité du cabinet du ministère des relations extérieures

RESUME

ABSTRACT

INTRODUCTION