SECTION I :
ELABORATION DES ALTERNATIVES EN FONCTION DU MANDAT
Le mandat s'inscrit dans la quête de l'efficacité
du service public au MINREX. Ce qui nécessite un logiciel formaté
des tâches relativement à chaque service. Pour le courrier du
cabinet, il nous semble important de confectionner une alternative nouvelle
d'approche de son fonctionnement par l'utilisation des forces pour contrer les
menaces(I) cumulativement à l'utilisation des opportunités pour
détruire les faiblesses(II).
I- Utilisation des forces pour
contrer les menaces
Les capacités intellectuelles du personnel du courrier,
leur probité morale et toutes les commodités mises à leur
disposition devraient être capitalisées pour réduire ou
détruire les menaces de l'environnement qui sont hostiles à
l'atteinte de leurs résultats. C'est ainsi qu'ils devraient insister que
le renseignement ne se fait pas au cabinet, mais au courrier central.
Ils doivent s'organiser malgré le faible nombre
à laisser au moins une personne toujours sur place.Ils peuvent aussi
avec le micro ordinateur, enregistrer les courriers directement en machine et
non sur le registre, imprimer la page et la coller sur le registre pour besoin
de décharge. Ainsi, D'une pierre ils feront deux coup puisque, pour
fouiller manuellement c'est très fastidieux alors qu'avec la machine,
ils renseigneront facilement.
Ils doivent aussi procéder à la
récupération des copies des correspondances signées par
les MINDELS au courrier central chaque semaine et les classer dans un chrono en
sorte que si le ministre a besoin d'une lettre signée en
référence et qui ne soit pas signée par lui, qu'ils la
retrouve facilement quand même le courrier central est déjà
fermé. Il est à noter que c'est parfois à des heures
tardives que le ministre demande certaines correspondances lorsqu'il traite les
dossiers et il se trouve que ce n'est pas lui qui avait signé cette
lettre.
II- Utilisation des
opportunités pour détruire les faiblesses
Le ministère présente assez
d'opportunités pour la bonne marche du Courrier du cabinet. C'est ainsi
que par exemple ;
Le réseau intranet de communication à
l'intérieur du ministère doit être fonctionnel. Les
personnels du service informatique en ont les capacités. Cela permettra
la consultation des correspondances signées par chaque direction et
réduira l'engorgement du cabinet qui est trop
fréquenté.
Le renforcement des effectifs du personnel du courrier du
cabinet : Grace aux recrutements opérés ces dernières
années dans les services publics, le MINREX compte un nombre important
de personnels non diplomatique auquel il faut ajouter ceux qui sortent de
l'IRIC chaque année et qui ne sont qu'utilisés que par le
ministère, puisque ceux qui vont à la primature ou à la
présidence n'y vont pas à la sortie de l'école. Les
ressources humaines existent bel et bien. Il faut simplement les utiliser.
La séparation du courrier arrivé et du courrier
départ au cabinet : Avec la construction de nouveaux
bâtiments, on pourrait loger ce courrier dans deux bureaux distincts.
Ainsi, cela évitera de bloquer le travail des uns quand les autres sont
interpelés.
Un véhicule affecté au cabinet et un chauffeur
pour les correspondances urgentes qui doivent être déposées
à temps rehaussera l'image du MINREX auprès des autres
administrations. Ce véhicule et son chauffeur devront être
disponibles et astreint au service du courrier du cabinet. Dès qu'il ya
une lettre urgente, on ne se remue pas les méninges, on lui fait signe
et le chauffeur convoie le courrier.
L'e-government serait un moyen idoine de réduction de
passage des usagers au cabinet pour des besoins de renseignement.
Déjà, à travers le site du MINREX existant et connu, on
ajoute simplement des fenêtres de consultation des dossiers. L'usager via
internet suivra à domicile son dossier ou sa demande de soutien ou de
légalisation. Les directions verront à travers ce canal le moment
où leurs dossiers sont entrés au cabinet et quand ils sont
sortis.
La mise en application de la note de service
réglementant l'accès au cabinet est un levier sur lequel doit
s'appuyer les personnels du courrier pour éviter d'être
bousculé.
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