SECTION II :
RECOMMANDATIONS ET MODALITE DE LEUR MISE EN OEUVRE
Le sens de nos recommandations porte en lui-même les
modalités de leur mise en oeuvre et se subdivise en recommandations
principales(I) desquelles découlent des recommandations secondaires non
moins importantes(II).
I- Recommandations principales
Pour faire du courrier au cabinet un service à part
entière, il y a lieu de le sortir de l'anonymat et de l'inscrire dans le
décret portant organisationdu Ministère des Relations
Extérieures. Toujours s'agissant du rayonnement de ce service, le chef
de Département ministériel est appelé à prendre
dans un acte juridique interne (Note de service, Circulaire etc.) les
modalités de son fonctionnement et son interaction avec le courrier
central qui devra du même coup bénéficier des mesures de
police faisant échec au tohu-bohu jusque là observé.
On ne peut faire de surcroit l'économie
d'uneaugmentation de l'effectif du personnel au sein duquel sera
institué un système d'évaluation-motivation.
De la même manière, il est impératif de
procéder à la séparation des bureaux du courrier
arrivé et du courrier départ et de pourvoir permanemment un
véhicule pour la ventilation du courrier urgent dans les autres
administrations.
II- Recommandations
secondaires
Ces recommandations émanent de l'implémentation
des actes juridiques précédemment énumérés
et concourent à l'élaboration d'un processus de travail
corrélativement au classement et à l'informatisation d'une part
(II-1) et à la chaîne de traitement du courrier d'autre
part(II-2).
II-1 Classement et
informatisation
Le classement consiste à gérer de manière
organisée et structurée des documents (Petit Jean B. et al.,
2008). En d'autres mots, il consiste à mettre dans un certain ordre un
ensemble d'éléments - des documents par exemple - ou les mettre
à leur place (par exemple : classer des lettres dans un dossier, classer
des dossiers dans une rubrique d'un classement).
Dans la pratique, le classement s'effectue en deux temps
(COPPENS H. 1997) :
- Tout d'abord, créer un cadre général de
classement sous forme de catégories structurées : c'est
l'étape qui définira une place pour chaque type de document / de
dossier ;
- ensuite, placer dans chacune des catégories
définies dans un classement les documents qui sont créés :
c'est l'étape où chaque document est classé dans une
catégorie.
Chaque document ou correspondance doit être
classé physiquement et électroniquement.
Le classement des correspondances doit être
méthodique et rigoureux. Cela ne s'improvise pas.Les systèmes de
gestion électronique des lettres doit être combinés au
traitement des documents sur support papier.Le classement selon COPPENS peut
être :
- Chronologique : c'est la méthode la plus
simple
- Alphabétique : permet un accès direct aux
documents ou aux chronos via le nom
- Numérique (numéro) : facile à
mettre en place.
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