II-2 Chaîne de
traitement
Pour mieux élucider nos résolutions, il convient
de noter :
- L'heure et date d'arrivée des correspondances
- Le délais de traitement de chaque type ou
catégorie de lettres
- La traçabilité
II-2-1 Notation des dates et
heures des courriers
Cela impose une heure de la journée à laquelle
les courriers doivent être reçus au MINREX. Par exemple à
la guérite, on peut installer un bureau de dépôt des
dossiers. C'est aussi dans ce même bureau qu'on vient retirer les
pièces légalisées, les notes verbales et bien d'autres
attestations.
Les responsables qui traitent les dossiers ne doivent pas
être connus par les usagers. C'est ainsi que procèdent les
Administrations Fédérales Belges.Ce bureau doit être
informatisé en sorte que lorsqu'on dépose une correspondance,
l'usager reçoit un papillon sur lequel est noté la date, l'heure
de dépôt et le code qui lui permet de suivre le traitement de ce
dossier en ligne dans le site du Ministère.L'attroupement des usagers
dans les bureaux qui viennent de manière pitoyable suivre les dossiers
ne sera qu'un triste souvenir.
II-2-2 Délais de
traitement
L'usager doit savoir à partir des informations du site
web du MINREX le délai de traitement de chaque catégorie de
dossier. Cela veut dire qu'après un certain nombre de jours, une suite
doit être réservée à un dossier. A partir de ce
moment, on ne peut plus retirer un dossier et le traiter au détriment de
ceux qui sont arrivés des jours avant.Les dossiers devront alors
être catégorisés pour donner des délais fiables.
Ce travail va supprimer le mystère qui existe entre le
dépôt du dossier et son éventuelle signature. Ainsi,
l'usager redevient au centre des préoccupations de l'APC et non une
victime.
II-2-3 La
traçabilité
Elle doit être interne et externe. Cela veut dire que
tous les dossiers sont concernés ; que ce soit ceux traités
dans les directions que les demandes venant de l'extérieur.
Tout le monde, à partir de son appareil informatique
doit pouvoir être renseigné sur son dossier, puisqu'il a un
code.Voyez-vous, le code reçu est la preuve que le dossier est
entré dans le circuit et qu'il ne saurait plus être confiné
dans un tiroir.
Ceci implique une transparence au courrier qui doit bien
classer les courriers et introduire les informations sur net.
Les secrétaires du Ministre au Cabinet, par voie
électronique font part au ministre des dossiers urgents qu'il doit faire
connaissance(régulièrement). Ce qui informe le chef de
département via internet sur le nombre de dossiers à traiter sans
les avoir vu et noter celles qui revêtent un caractère urgent.
Le Ministre à son tour, après avoir pris
connaissance des urgences via internet, il peut demander aux secrétaires
de lui passer les parapheurs pour traitement.
On devrait pouvoir bien voir dans le site web du
Ministère la rubrique des pièces à fournir pour chaque
qualité de dossier. Ce site doit être actualisé en
permanence.
Ce double traitement physique et électronique est
important pour les usagers, ce qui renforce la transparence.
Le courrier étant une unité de communication
entre le ministère et l'extérieur, son bon fonctionnement
contribuera à la protection de ses responsables qui traitent les
dossiers parce qu'ils ne seront pas exposés au public.
En outre, nous préconisons l'installation d'un serveur
téléphonique pour guider les usagers qui ne viendront plus au
cabinet. C'est un système qui fait que lorsque vous avez une question,
ce système vous conduit jusqu'à la personne qui peut vous donner
la réponse adéquate. Ainsi, les personnels devront être
à leur poste de travail aux heures indiquées dans le site pour
que la chaine fonctionne normalement. Car, si quelqu'un n'a pas l'information
via le téléphone, il va se précipiter au
Ministère.
L'usage du téléphone portable(GSM) doit
être proscris aux heures de travail.
L'accès à chaque Direction doit être
verrouillé par une porte électronique, ne donnant accès
qu'aux seuls personnels affectés à cette direction ; telle
est le cas à l'Ambassade du Cameroun à Paris.Cela empêche
les visites entre personnels qui freinent dangereusement le service.
Un badge permet donc que les seuls ayant droit y passent.
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