Etymologiquement, elles désignent la
manière d'agir en quelque affaire que ce soit, de telle ou telle
manière.
L'établissement de procédures dans une
entreprise quelle qu'elle soit, est d'une importance capitale
au point où l'on serait amené à le
considérer comme la base de la réussite d'une entreprise. Elle
permet en effet d'établir des normes d'exécution du travail et
d'instaurer un ordre dans les tâches.
C'est donc dans ce sens que nous pourrons distinguer
les procédures administratives et financières. L'étude de
ces deux sortes de procédures peut se résumer en
l'énumération de deux catégories de documents :
les documents comptables et les documents commerciaux.
Les documents commerciaux :
Au SMR, les règles administratives liées
à la gestion des activités se résument à la
circulation de documents que voici :
· Les bons de livraison et de
réception :
Les articles livrés à Ramco sont
toujours accompagnés de bons de livraison. C'est ce
dernier qui est utilisé pour faire l'entrée en stock des
marchandises. De même, pour une commande passée par un client, la
livraison est effectuée avec un bon de livraison dûment
signé par le livreur et le client. Cette opération atteste donc
que le client approuve le fait d'avoir effectivement reçu la
marchandise.
Le bon de livraison est toujours en deux exemplaires,
l'un étant destiné au client et l'autre retourné au
gérant.
Un exemplaire de ce document est
représenté en annexe de ce rapport.
· La facture :
Au SMR, elle est établie d'abord lors de la
livraison de marchandises puis en cas d'achat de valeur
élevée ; Dans ce dernier cas, il est délivré
par le gérant qui se réserve le droit de la
dresser et d'y mentionner le s réductions s'il y a lieu.
Il est aussi souvent établi des factures pro-formats
à la demande des clients pour des fins personnelles ou pour le compte de
sociétés.
Au SMR ex-Goyi-Score, plus de 95% des factures établies
font suite à des achats de produits dans les rayons électroniques
ou électroménagers.
· Les pièces de caisse :
Ce sont des « tickets » qui jouent le rôle de
« mini-factures » que le caissier remet au client à chacun de
ses achats. Elles sont le résultat de l'informatisation des
opérations effectuées au SMR.
Elles servent de preuve en cas de retour d'un produit suite
à un éventuel dysfonctionnement.
· Le cahier des achats :
Comme son nom l'indique, c'est un cahier où chaque
responsable de rayon enregistre les achats de produits de son rayon par les
clients. Dans ce cahier, l'on peut trouver les chiffres d'affaires
hebdomadaires, mensuels et même annuels du rayon en question.
Tous ces documents précités interviennent dans
l'établissement des documents comptables.
Les documents comptables :
Ils permettent de recueillir et d'analyser les données
chiffrées relatives à l'exploitation. Ils servent non seulement
à suivre les entrées et les sorties de fonds mais aussi à
apprécier l'évolution de l'activité en vue de prendre les
décisions adéquates.
Les documents comptables relevés au SMR sont entre autres
:
· Les documents de trésorerie qui sont : le cahier
journal de caisse, le cahier journal de banque et le cahier des
créanciers.
· Les documents de synthèse périodique qui
rassemblent les états mensuels, trimestriels ou annuels des achats et
des ventes.
Instaurer une procédure dans une entreprise permet
d'aérer les activités de cette dernière et de
détecter rapidement des responsabilités en cas d'erreurs ce qui
améliore la qualité de la gestion ; laquelle gestion passe aussi
par une bonne tenue des stocks.
. La gestion des stocks :
Cette opération suppose une bonne tenue de la fiche de
stock au cours d'une période donnée de manière à ce
qu'à la suite de l'inventaire, la situation physique ou réelle
soit égale à la situation comptable. La fiche doit être
tenue de telle sorte à éviter un grand écart entre ces
deux types de données.
A Ramco, les entrées en stock se font au moyen du
logiciel informatique « SAARI option gestion commerciale » et ces
entrées sont valorisées au coût d'achat. Les sorties sont
constatées au moment de la saisie des bons de commandes établies
par les clients pour en faire des bons de livraison.
Des défaillances dans la gestion du stock ainsi que
quelques situations peuvent engendrer des pertes pour l'entreprise. C'est le
cas des dépréciations notamment :
· Lorsque l'entreprise se trouve dans l'obligation de
revoir à la baisse le prix d'un produit dont la date de
péremption est proche,
· Lorsque des articles ou produits sont
périmés ou abîmés,
· Lorsque le conditionnement d'un produit est
endommagé.
L'approvisionnement :
Dans la plupart des supermarchés du rang de RAMCO, il se
vend deux catégories de produits : les produits locaux et les produits
importés.
L'étude de l'approvisionnement dans le superamco se fera
donc en deux étapes :
L'approvisionnement des produits locaux :
Les produits locaux commercialisés au superamco ainsi que
les principaux fournisseurs sont résumés dans le tableau
ci-après
Tableau 2 :
Les produits locaux et leurs
fournisseurs
A côté de ces produits dont RAMCO a la
propriété, il en existe qui sont exposés pour le compte
d'autres sociétés. Deux catégories de produits sont
concernées. Il s'agit :
· Des objets d'arts dont le fournisseur et
propriétaire est l'établissement « Petit Prince
».
· Des produits de la boulangerie dont le fournisseur et
propriétaire est l'établissement le «
Croustillant »
Les produits importés :
Les produits importés par Ramco sont essentiellement
les appareils électroniques et électroménagers, les
produits vestimentaires et de soin, les revues et magasines, les vins, les
produits alimentaires, les meubles.... Les principaux fournisseurs de ces
produits sont des firmes Européennes, des firmes Américaines et
des firmes Asiatiques.
Les modes de règlement :
Le mode de règlement est mentionné dans le contrat
qui lie le client à son fournisseur. Chaque partie mesure les risques et
les minimise.
Trois principaux modes de règlement sont utilisés
par le superamco lors de ses approvisionnements en produits locaux. Il s'agit
:
· De la vente au comptant :
Selon ce mode, la livraison des produits par le fournisseur
est immédiatement suivie de règlement. A Ramco, ce cas de
règlement s'effectue dans un délai ne dépassant pas vingt
quatre heures (souvent en fin de journée)
· De l'achat à crédit avec
échéance de paiement :
Dans ce cas, le client reçoit les marchandises
livrées mais convient avec le fournisseur de ne régler sa dette
qu'à une date fixée d'un commun accord. Le supermarché
Ramco règle souvent ses fournisseurs, dans ce cas de figure, dans un
délai d'un mois.
· Du dépôt vente :
Ce mode de règlement consiste pour le client à
ne régler son fournisseur qu'après épuisement du stock
livré et exposé dans les différents rayons. Cette
opération qu'effectue ces types de fournisseurs est donc appelée
le dépôt- vente.
Le principal risque que courent les fournisseurs dans ce
genre d'opération intervient lorsque des articles arrivent à leur
date d'expiration. Dans ce cas de figure, une dépréciation est
constatée et le montant de l'article périmé est
déduit de celui de l'article normal.
1. Organisation :
La main d'oeuvre dans une entreprise est un facteur
prépondérant dans les opérations conduisant à un
bon rendement de l'entreprise. Sa gestion est délicate et complexe.
Le SMR emploie une vingtaine d'employés dont environ
sept de sexe féminin. Tous ont un délégué qui les
représente auprès de l'administration et est chargé d'y
porter les réclamations.
Chaque membre du personnel est affecté à un
rayon donné dans lequel il est censé maîtriser les produits
qui s'y trouvent. Notons toutefois qu'on peut avoir plus d'un employé
par rayon.
Cependant, à l'exception du personnel de la
charcuterie, de la boulangerie ou encore des caissiers, chaque employé a
une connaissance approximative des produits des autres rayons du fait de
l'expérience ou d'autres facteurs.
2. Distribution du temps de travail :
Au SMR, la rentrée du personnel se fait à huit
heures (8h) le matin. La pause intervient à midi et demie (1 2h30) ; le
travail reprend à quatorze heures trente (14h 30) et prend fin à
dix neuf heures trente (19h 30). Le compte donne environ neuf heures trente
minutes (9h 30min) de temps de travail par employé.
