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Evaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe. Cas du Fonds Routier au Bénin

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par Prudence BOCOVO
Institut supérieur de management Adona௠Bénin - Master en audit et contrôle de gestion 2010
  

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Paragraphe 2 : Structure Organisationnelle du Fonds Routier

1. ATTRIBUTIONS

Les organes de gestion et de direction du Fonds Routier sont : le Conseil de Revue - le Comité de Gestion et la Direction du Fonds Routier.

a. Les organes de gestion

Ses organes de gestion sont :

· le Conseil de Revue.

Le Conseil de Revue est l'organe suprême du Fonds Routier. Il élabore et suit la politique générale du Fonds Routier ; détermine de manière générale les perspectives de développement ; évalue périodiquement le respect des orientations, le niveau de réalisations des objectifs et l'accomplissement des performances. Il a délégué une partie de son pouvoir au Comité de Gestion

· le Comité de Gestion

Le Fonds Routier est administré par un Comité de Gestion investi par le Conseil de Revue des pouvoirs les plus étendus pour agir en toutes circonstances au nom dudit fonds. Il les exerce dans la limite de ses attributions.

Le Comité de Gestion a les pouvoirs suivants dont l'énumération n'est pas limitative :

v' il met en oeuvre la politique générale du Fonds Routier ;

v' il reçoit directement de la direction, communication des

rapports semestriels, annuels et tous autres rapports et

délibère à leur sujet ;

9 il examine et approuve chaque année le programme d'activités du Fonds Routier pour l'exercice à venir établi dans le respect de la politique générale adoptée par le conseil de revue ainsi que les comptes de l'exercice écoulé. Il en adresse rapport au Conseil de Revue ;

9 il propose au Conseil de Revue, par un rapport motivé, toutes modifications aux statuts qui lui paraissent utiles ou indispensables pour assurer le bon fonctionnement ou le développement du Fonds Routier ;

9 il ordonne de la manière et aux conditions qu'il juge

convenables les contrôles, audits et inspections appropriés ;
9 il exerce toutes actions judiciaires, tant en demande qu'en

défense.

b. Les organes de Direction

Le Fonds Routier est dirigé par :

- le Directeur

Il est chargé :

9 d'assurer l'exécution des décisions prises par le Conseil de Revue et le Comité de Gestion,

9 de préparer le Budget du Fonds Routier et de l'exécuter après approbation du Comité de Gestion,

9 d'assurer la gestion quotidienne du Fonds Routier,

9 de représenter le Fonds Routier vis - à - vis des tiers dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués par le Comité de Gestion,

9 de représenter le Fonds Routier en justice sur mandat du Comité de Gestion.

- le Contrôleur de Gestion

Le Contrôleur de Gestion est responsable des comptes et de la mise en oeuvre des moyens nécessaires au fonctionnement permanent du Fonds Routier.

A ce titre :

9 il exécute la totalité des opérations financières et administratives correspondantes sous la responsabilité du Directeur,

9 il fournit les informations nécessaires à la prise de décision du Comité de Gestion,

9 il assure le suivi de l'exécution des décisions, mesure les écarts entre les prévisions et les réalisations, organise et réalise l'archivage de tous les documents relatifs à ses attributions.

9 assiste le DFR dans la gestion du Fonds Routier.

9 participe à la mise en place des procédures et veille au respect de ces procédures dans la gestion quotidienne du Fonds Routier.

9 contrôle l'exécution du budget.

- le Chef Comptable

Le Chef Comptable est garant de la bonne tenue des comptes. Il est responsable du suivi comptable et financier des opérations dont l'exécution est confiée au Fonds Routier, et à ce titre il :

9 assure le paiement des factures ou décompte des travaux ;

9 contrôle et envoie des Demandes de Retrait des Fonds (DRF) ;

9 s'assure de la mise à jour des états certifiés des dépenses (ECD) ;

9 rend compte au Directeur de la situation financière du Fonds Routier ;

9 suit l'état des comptes bancaires et assure la garde des chéquiers ;

9 transmet au Contrôleur de Gestion la situation exhaustive des

informations comptables enregistrées durant le mois ;

9 contrôle et vise les états de rapprochement bancaires de tous

les comptes bancaires ;

9 élabore les états financiers périodiques.

9 assure le contrôle de la caisse

- le Responsable du Budget et de l'Administration

Placé sous l'autorité du Contrôleur de Gestion, il est chargé de: 9 la gestion du personnel ;

9 la gestion des immobilisations ;

9 la gestion des approvisionnements ;

9 l'organisation matérielle des réunions ;

9 la supervision des activités des chauffeurs et des gardiens.

9 l'élaboration du budget de fonctionnement du Fonds Routier

et, en relation avec la DGTP, du budget de l'entretien routier; 9 Le suivi de l'exécution desdits budgets.

- le Comptable

Il est placé sous l'autorité du Chef comptable. Chargé de l'enregistrement de l'ensemble des opérations budgétaires et financières du Fonds Routier, le comptable :

9 enregistre et suit tous les engagements financiers du Fonds Routier ;

9 reçoit les pièces comptables relatives aux dépenses effectuées en espèces ;

9 prépare les dossiers de justifications des dépenses effectuées sur les comptes banques ;

9 supervise les travaux relatifs à l'imputation comptable et à la saisie comptable ;

9 participe à l'élaboration des états financiers périodiques ;

9 assure le contrôle de la caisse sous la responsabilité du chef comptable.

- le Chargé de Règlement

Il est placé sous l'autorité du Chef Comptable. Il est chargé de

l'exécution des tâches financières du Fonds Routier. A ce titre, il :

9 assiste le Chef Comptable pour la gestion de la trésorerie du

Fonds Routier dans le cadre du planning annuel de trésorerie

établi ;

9 gère les relations avec les banques (réclamations, rapprochement, etc.) ;

9 détermine, en relation avec le Chef Comptable les conditions de

paiement aux fournisseurs et les modalités de règlement ; 9 veille au respect des échéances programmées ;

9 assure toutes les tâches préalables au paiement des créanciers assure le paiement des créanciers en exécution des instructions du chef comptable

9 assure le réapprovisionnement de la caisse.

- le Chargé du Personnel et du Patrimoine

Placé sous l'autorité du Responsable du Budget et de l'Administration, il est chargé de :

9 la gestion du personnel ;

9 la gestion des immobilisations ;

9 la gestion des fournitures ;

9 l'organisation des réunions ;

9 la supervision des activités des chauffeurs et des gardiens.

- le Chargé du Budget et des Engagements

Placé sous l'autorité du Responsable du Budget et de l'Administration, il : 9 participe à l'élaboration du budget de fonctionnement du Fonds Routier et du budget de l'entretien routier;

9 suit l'exécution desdits budgets.

- la Secrétaire Administrative

Placée sous l'autorité du Directeur, elle est chargée :

9 du courrier arrivée ;

9 du courrier départ ;

9 de la gestion des moyens de communication ;

9 assure le paiement des créanciers en exécution des instructions du chef comptable

9 assure le réapprovisionnement de la caisse.

- le Chargé du Personnel et du Patrimoine

Placé sous l'autorité du Responsable du Budget et de l'Administration, il est chargé de :

9 la gestion du personnel ;

9 la gestion des immobilisations ;

9 la gestion des fournitures ;

9 l'organisation des réunions ;

9 la supervision des activités des chauffeurs et des gardiens.

- le Chargé du Budget et des Engagements

Placé sous l'autorité du Responsable du Budget et de l'Administration, il :

9 participe à l'élaboration du budget de fonctionnement du Fonds Routier et du budget de l'entretien routier;

9 suit l'exécution desdits budgets ;

- la Secrétaire Administrative

Placée sous l'autorité du Directeur, elle est chargée : 9 du courrier arrivée ;

9 du courrier départ ;

9 de la gestion des moyens de communication ; 9 de l'accueil des visiteurs du Directeur.

- la Secrétaire du Contrôleur de Gestion

Placée sous l'autorité du Contrôleur de Gestion, elle est chargée :

9 du courrier arrivée du service ;

9 du courrier départ du service ;

9 la saisie et le traitement des correspondances du service ;

9 du classement et de l'archivage du courrier du service ; 9 de la gestion des moyens de communication du service;

9 de l'accueil et de l'orientation des usagers du service ; 9 de toutes autres tâches de secrétariat.

En outre, elle aide la secrétaire du Directeur dans tous ses travaux de secrétariat.

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"Il y a des temps ou l'on doit dispenser son mépris qu'avec économie à cause du grand nombre de nécessiteux"   Chateaubriand