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Evaluation du contrôle interne du cycle Trésorerie par l'auditeur externe. Cas du Fonds Routier au Bénin

( Télécharger le fichier original )
par Prudence BOCOVO
Institut supérieur de management Adona௠Bénin - Master en audit et contrôle de gestion 2010
  

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CHAPITRE 2 : TEST SUR LES PROCEDURES

Section 1 : Programme de travail des tests

A ce stade, il s'agira pour nous de faire la distinction entre les points forts et les faiblesses. L'ensemble de ces éléments, résultante de l'évaluation préliminaire et du contrôle de fonctionnement réalisés plus haut, constitue les bases de l'évaluation définitive du contrôle interne de la trésorerie au Fonds Routier.

L'évaluation définitive consistera en un premier temps à effectuer des contrôles de fonctionnement des points « forts » et « très forts » révélés par l'évaluation préliminaire puis dans un second temps à passer à l'évaluation proprement dite avec les commentaires afférents

Paragraphe 1 : Définition des programmes de test

Dans ce paragraphe, nous avons cherché à confirmer l'application des points forts et très forts révélés par l'évaluation préliminaire. Pour ce faire, nous avons utilisé entre autres techniques les observations, les recherches des preuves que des contrôles ont été effectués (signatures, visa), les enquêtes, etc. Notre étude a porté sur la période allant du 01 Janvier 2010 au 31 Octobre 2010 au cours de laquelle nos contrôles ont porté sur :

- les autorisations

- l'exhaustivité dans la saisie des opérations de trésorerie; - leur exactitude

- les sécurités en place en ce qui concerne les accès

Le tableau V ci-dessous résume les contrôles de fonctionnement que nous avons effectués

Tableau V : programme des contrôles de fonctionnement

P.P.C

F.P.C.

Contrôles à effectuer

Résultats des contrôles

1

2

Sélectionner au hasard trois (03) pièces de dépenses par mois et vérifier le visa du supérieur hiérarchique du département bénéficiaire (se référer au spécimen de signatures existant et en vigueur)

Toutes les dépenses portent des

signatures figurant sur le spécimen de signatures

2

12

Choisir au hasard cinq (05)

rapprochements bancaires mensuels et vérifier, l'effectivité, le délai d'établissement et la conformité

Vu et conforme

3

13

Vérifier l'effectivité des contrôles inopinés et des contrôles mensuels de la caisse par le CC

01 seul procès verbal de contrôle

inopiné existant pour la période

d'étude. 10 PV pour les contrôles mensuels soit un pour chaque mois de Janvier à Octobre 2010

4

9

Vérifier que PERFECTO s'oppose à la saisie de deux documents ayant même référence par une simulation de saisie par le Comptable

Vu et conforme

5

5

Prendre les carnets de chèque utilisés et s'assurer que les chèques annulés portent effectivement la mention « Annulée » et s'y trouvent. Identifier au hasard 02 chèques certifiés annulés et s'assurer de la notification d'annulation à la banque

Vu et conforme

6

7

Sélectionner au hasard deux états

d'encaissements par mois et vérifier la présence des pièces de base (bordereau d'encaissement)

Vu et conforme

7

22

Exporter vers Excel, le grand

livre « Caisse », y faire un tri décroissant afin de s'assurer qu'aucun décaissement par la caisse ne dépasse 50.000 FCFA (Sauf les frais mission et les Perdiems)

Décaissement Le 04/05/2010 de

120.200FCFA pour règlement de

deux factures (Factures n°FC 41038 et FC41039 ORTB).

8

19

Parcourir le brouillard de caisse et

s'assurer que tous les soldes de

fermetures de caisse n'excèdent pas
500.000 FCFA

Les journées du 22/04/10, 18/06/10 et
10/09/10 se sont soldées

respectivement par 638.650 FCFA,
598.000 FCFA et 705.000 FCFA

9

20

Prendre tous les documents de

réapprovisionnement de la caisse et

s'assurer que le solde de réapprovisionnement n'est pas inférieur au solde requis (200.000 FCFA).

La demande d'approvisionnement du 30/06/2010 affiche un montant de 112.250 FCFA

10

15

Vérification de l'existence du registre de

suivi des délivrances des chèques et des décharges de chèques

Vu et conforme

11

17-18

Vérification de l'existence du coffre fort du
CC qui ne contient que les chéquiers non
encore utilisés. Celui du CR contient

uniquement les chéquiers en cours
d'utilisation et les espèces.

Vu et conforme

12

8

Editer le journal des règlements des Chefs des Ponts Bascules et confirmer que tous les règlements se font directement à la

 

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 84

 
 

banque (par dépôt de chèque et par virement ou par Versement d'espèces)

Vu et conforme

13

3 - 4

Prendre 02 listes de paiement et deux pièces de paiement par la caisse par mois et s'assurer que toutes les factures s'y trouvant sont des copies originales et portent toutes le cachet Payé

Vu et conforme

14

22

Demander au CR d'effectuer, dans son profil sous Perfecto, une saisie d'opération de décaissement ou d'encaissement

Vu et conforme

15

16

Contrôler le calcul et le positionnement des intérêts générés par les DAT sur le compte courant du Fonds Routier

Vu et conforme

Source: nous-même

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 85

Paragraphe 2 : Résultats des tests Elle se résume dans le tableau VI. Tableau VI : résultats des tests

FPC

Objectifs

Moyens utilisés par
l'entreprise

Evaluation préliminaire

Contrôle de fonctionnement

Evaluation définitive

Référence

Appréciation

PPC

Résultat

 

PROCEDURES DE DECAISSEMENT

1) Qu'est ce qui assure :

 
 
 
 
 
 

1

Que toutes les
dépenses
correspondent à des
pièces justificatives
acceptées ?

Tout décaissement
est soumis à la
présentation
préalable des pièces
justificatives signées.

 

FC

1

B

FA

2

Que toutes les

dépenses sont autorisées par des personnes ayant autorité pour cela ?

Visa de toutes
dépenses par le
supérieur
hiérarchique du
bénéficiaire.
Existence d'un
spécimen de
signatures qui
répertorie tous les
signataires autorisés
quelque soit la
nature des
documents à signer

 

FC

1

B

FA

3

Qu'un double
paiement des
dépenses par la
caisse est impossible

Le cachet « payé »
apposé sur la pièce
de base avant la
transmission au DFR

 

FC

13

B

FA

4

Qu'un double
paiement des
factures fournisseurs
est impossible ?

Système
informatique,
enregistrement des
pièces de base avec
référence. Toute
facture fournisseur

 

FC

13

B

FA

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 86

 
 

payé porte la
mention « PAYE >>
au vu de laquelle
aucun autre
paiement ne peut
être fait

 
 
 
 
 

5

Que les chèques
annulés sont
inutilisables ?

-Mention « annulé >>
portée sur le
chèque ;

-Notification à la
banque si le chèque
est certifié

 

TFC

5

B

FA

6

Que les dépenses
effectuées au cours
des missions sont en
relation avec l'objet
de la mission ?

Justification des
dépenses de la
mission et
vérification des
avantages accordés
à chaque catégorie
d'employés lors des
missions avant
signature par le
supérieur
hiérarchique

 

FC

1

B

FA

 

PROCEDURES
D'ENCAISSEMENT

2) Qu'est ce qui
assure :

 
 
 
 
 
 

7

Qu'il est gardé une
trace de la réception
de toutes les
recettes ?

Conservation par le
CR des bordereaux
et reçus
d'encaissement pour
pointage de l'état
des encaissements
journaliers

 

FC

6

B

FA

8

Que les
détournements de
règlements sont
impossibles ?

Aucun règlement en
espèces n'est
effectué par les
clients. Tous les
règlements se font
directement à la
banque.

 

TFC

12

B

FA

 

ENREGISTREMENT
ET SUIVI
COMPTABLE

3) Qu'est ce qui

 
 
 
 
 
 

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 87

 

assure :

 
 
 
 
 
 

9

Qu'une double
comptabilisation des
dépenses et des
recettes est
impossible ?

Numérotation des
pièces et
référencement dans
le logiciel qui
s'oppose à toute
saisie portant les
mêmes références
qu'une saisie
préalablement faite ;
le champ de contrôle
étant le « document
référence »

 

TFC

4

B

FA

10

La sécurité au
niveau du journal de
trésorerie

Etablissement d'une
situation journalière
de caisse et de
banque. Seul le
Comptable y a
accès ;

 

FC

14

B

FA

11

Que tous les
mouvements
affectant les comptes
de trésorerie sont
enregistrés sans
délai dans lesdits
comptes

Aucune mesure
particulière

 

fc

 

M

fc

12

Que les comptes
bancaires sont
fiables ?

Rapprochements
bancaires mensuels.

 

TFC

2

B

FA

 

INVENTAIRE
PHYSIQUE

4) Qu'est ce qui
assure :

 
 
 
 
 
 

13

Qu'il est effectué un
inventaire physique
des espèces en
caisse ?

Contrôles inopinés et
des contrôles
mensuels de la
caisse par le
comptable.

 

FC

3

B (ctrl
mensuel)

et BI
(pour le
contrôle

FA (ctrl
mensuel) -

IA (ctrl
inopiné)

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 88

 
 
 
 
 
 

inopiné)

 

14

Qu'il est effectué un
inventaire physique
des chèques

Aucune mesure
particulière

 

fc

 

M

Fc

 
 
 
 
 
 
 
 
 

PROTECTION DES
VALEURS

5) Qu'est ce qui
assure :

 
 
 
 
 
 

15

Que la délivrance
des chèques est
suivie ?

Existence d'un
cahier de décharge
émargé par les
bénéficiaires ou le
coursier qui se
charge de ramener
une décharge signée
du bénéficiaire

 

FC

10

B

FA

16

L'optimisation de la
trésorerie

Contrôler le calcul et
le positionnement
des intérêts générés
par les DAT sur le
compte courant du
Fonds Routier

 

FC

15

B

FA

17

Que les chèques
sont protégés contre
le vol et les
détériorations
physiques ?

Conservation dans un coffre-fort ; ceux en cours d'utilisation sont gardés par le

CR et ceux non

utilisés par le CC

 

TFC

11

B

FA

18

Que les valeurs en
caisse sont
protégées contre le
vol et les
détériorations
physiques ?

Conservation des
valeurs dans un
coffre fort

 

FC

11

B

FA

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 89

19

Le non débordement
de l'encaisse au
niveau de la caisse

Il existe un plafond
des espèces en
caisse : 500.000
FCFA

 

FC

8

M

fa

 

La non rupture de la
liquidité au niveau de
la caisse

Un seuil de sécurité
de 200.000 FCFA
déclenche le

 
 
 
 
 

20

 

processus de
réapprovisionnement
de la caisse
principale

 

FC

9

M

fa

 

Qu'il existe une
réglementation des

Limitation des
dépenses par

 
 
 
 
 

22

dépenses par
espèces ?

espèces à 50.000
FCFA

 

FC

7

M

fa

TFC : Point très fort théorique ; FC : Point fort théorique ; fc Point faible de conception B : Bon ; M : Mauvais ; BI :

Bon mais insuffisant ; FA : Force d'application ; IA : Insuffisance d'application ; fa : Faiblesse d'application ; fc :

Faiblesse de conception ; FPC : Feuille par points de contrôle ; PPC : Programme par points de contrôle.

Source : nous-même

L'évaluation définitive du dispositif de contrôle interne des procédures de trésorerie au Fonds Routier révèle que dans son intégralité, le manuel de procédures n'est pas toujours respecté. Ceci se traduit par le fait que des points de contrôles révélés forts de conception lors de l'évaluation théorique se sont révélés faibles dans leur application au niveau de l'évaluation définitive. Il s'agit :

- du non débordement de l'encaisse au niveau de la caisse - de la non rupture de la liquidité au niveau de la caisse

- de l'application de la réglementation des dépenses par espèces.

Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 90

Cependant, il existe également des points dits forts par l'évaluation théorique qui se sont avérés être effectivement appliqués dans la pratique.

L'existence des points faibles d'application signifie que les procédures de trésorerie décrites dans le manuel de procédures du Fonds Routier ne sont pas respectées dans la pratique par les exécutants, donc inefficacité du système de contrôle interne de la trésorerie. Cette démarche nous permet de confirmer notre deuxième hypothèse de recherche

La section qui va suivre sera celle dans laquelle sera développée les recommandations afin de mitiger les risques existants (révélés par notre évaluation).

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"Le don sans la technique n'est qu'une maladie"