I.5. La gestion
Un Système d'Information Documentaire a pour rôle
d'identifier, acquérir, traiter, valoriser et diffuser l'information. On
peut noter 2 dimensions :
Une dimension « interface usager », ayant pour
vocation d'être un point d'accès unique aux ressources et services
d'un ou plusieurs établissement(s) : il doit en améliorer la
visibilité, éviter au lecteur de se perdre et lui permettre
d'exploiter et de gérer au mieux les ressources proposées. Il se
différencie d'un simple site par l'intégration d'informations de
toutes natures, mais aussi celle d'applications et de services, dont les
possibilités de personnalisation ne sont pas les moindres. Les liens
entre applications, qui permettent de basculer des informations de l'une
à l'autre, donnent au portail une valeur ajoutée
considérable : le site Web est, lui, plus proche de la juxtaposition. On
y trouve aussi : messagerie, fils de discutions (groupes de travail), forum,
Foire aux questions (FAQ), renseignements pratiques (agenda des formations et
activités proposées aux professionnels.
Une dimension « gestion interne », incluant
des procédures et outils d'acquisition et de traitement de l'information
ainsi qu'une part statistiques et tableaux de bord, qui sont invisibles pour
l'usager.
a. Diffusion s13OcNivI GIHICIRP 1N414r1 li 4 )
Elle se fait selon :
Les droits d'accès
Les profils personnalisés
Le Parcours pré-établis en fonction des
diplômes, de profils de groupes d'usagers, Base de droits des
utilisateurs
b. / 413GiNNI
Elle se fait à l'aide des outils suivants :
S.G.D.E. ou GED (Gestion électronique de documents)
- - ROC-O.C.R. (Optical Character Recognition),
outil de numérisation et de reconnaissance
-- catalogage, balisage et indexation en XML
C.M.S. (Content Management System)
Système de gestion de contenus et de constitution
dynamique des pages web avec signalement et indexation : Outils de
création de
documents comportant le signalement
(Métadonnées) et l'indexation (moteur de
recherche)
? Workflow
Ou système de suivi de l'élaboration d'un document
jusqu'à sa validation (Validation, mise à jour, durée de
« vie »...)
? Business Process Management (B.P.M.)
ou orchestration des principes de modélisation des
processus, utilisant le format de Records Management (archives courantes et
intermédiaires)
I.6. Les objectifs
La valorisation, l'identification, l'acquisition, le traitement,
la diffusion
des travaux et des résultats de la recherche se fait
suivant deux type d'objectifs à savoir :
Objectif fonctionnels visibilité,
publicité
gratuité d'accès, facilité de consultation,
ergonomie
structuration, standardisation pour un signalement et une
indexation plus efficace
archivage pérenne
· Objectifs politiques :
visibilité, mesure et évaluation de l'état
de la recherche dans un
établissement
indépendance et propriété des productions
maîtrise des coûts
maîtrise des droits, utilisation de licences Creative
Commons I .7. La nouvelle coopération entre la
pédagogie et la documentation
·.
Préconisation politiques
Campus numériques
Dans les campus numériques :
'( Il est préconisé de développer une
réflexion de type éditorial La mise en cohérence des
plates-formes pédagogiques est recommandée (Claroline,
Moodle...)
v' Il est fait mention du signalement et de l'indexation des
ressources pédagogiques produites par l'établissement.
Les contrats quandriennaux
Il ne faut pas oublier les productions pédagogiques.
Systèmes d'informations
v' Il s'agit du signalement dans le Système d'Information
Documentaire. (cf. notion de« catalogue », de bibliothèque
numérique)
v' Il s'agit également de l'indexation des productions
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