4.1.3.3. L'acquisition
En fonction de la nature, du nombre et de la
quantité des produits que l'on souhaite acquérir, on
choisit, dans le code des marchés publics en vigueur, la
procédure d'achat requise. Trois procédures d'achat sont
utilisées par la pharmacie de l'HPD selon les préconisations du
Code des Marchés Publics du Sénégal :
- les achats sur simple facture ;
- les achats selon une procédure de mise en
concurrence ;
- les achats avec passation de marchés.
Ø Achats sur simple facture (sans passation de
marché)
Il consiste, pour un article donné, à
procéder à une commande ponctuelle chez un fournisseur ; ce
fournisseur est choisi à l'issu d'une demande de cotation,
c'est-à-dire que trois fournisseurs au moins sont consultés et
c'est le moins cher qui est retenu). La pharmacie a recours à ce type
d'approvisionnement lorsque le montant total de la commande
est inférieur ou égal à 3 millions de francs
CFA. En d'autres termes elle est applicable :
- pour de petites commandes (effectuées entre deux
grosses commandes, pour pallier à une mauvaise quantification des
besoins et éviter une rupture de l'approvisionnement) ;
- en cas de défaillance d'un fournisseur avec lequel on
avait engagé une procédure de marché ;
- en cas d'urgence (achat chez un grossiste répartiteur
local).
Ø Achats selon une procédure de mise en
concurrence restreinte
Lorsque le montant des fournitures est égal ou
supérieur à 3 millions de francs CFA mais inférieur au
seuil fixé par le code des marchés publics (15 millions de francs
CFA), il est fait recours à la procédure de mise en concurrence.
La pharmacie de l'HPD adresse des demandes de renseignements et de prix
à différents fournisseurs (au moins cinq). Le fournisseur le
moins disant est retenu.
Ø Achats avec passation de
marché
Lorsque le seuil (15 millions) des marchés publics est
susceptible d'être atteint, la procédure de passation d'un
marché est systématiquement engagée.
ï Marché sur appel d'offres
restreint
L'appel d'offres est le mode de passation de marché par
lequel l'autorité contractante choisit son cocontractant après un
appel public à la concurrence.
La procédure d'appel d'offres comporte cinq
étapes :
- publicité obligatoire organisée par la cellule
des marchés de l'hôpital (publication dans le quotidien
national) ;
- les fournisseurs intéressés par l'appel
d'offres se manifestent et une pré sélection est effectuée
par la pharmacie après renseignements sur les garanties techniques et
financières des candidats, les délais d'exécution des
prestations ;
- envoi du cahier des clauses administratives
particulières (CCAP préparé par la cellule des
marchés) et du cahier des clauses techniques particulières (CCTP
préparé par la pharmacie) aux fournisseurs pré
sélectionnés ; ce sont des dispositions contractuelles
écrites et relatives au marché ;
- examen des offres sur le plan technique (qualité des
produits, sérieux du laboratoire, informations relatives au produit) et
financier est fait par une Commission des Marchés de l'Hôpital
Principal de Dakar. Cette commission est composée :
ú d'un Président : le Gestionnaire de l'HPD
ou son adjoint ;
ú d'un membre siégeant à titre de
Directeur financier : le chef du service financier de l'HPD ou son
adjoint ;
ú d'un membre siégeant à titre de
responsable des services techniques : le Pharmacien chef ou son
adjoint ;
ú d'un membre siégeant à titre de
responsable des approvisionnements et marchés : le chef de service
de la cellule des marchés ou son adjoint ;
ú d'un membre représentant le Ministère
des Forces Armées (Tutelle) ;
ú d'un membre représentant le contrôleur
financier (dépend de la Présidence de la
République) :
ú d'un rapporteur.
La commission analyse les offres sur le plan administratif et
financier après avoir pris connaissance des propositions de la
commission technique; à l'issue de ce travail, un rapport de
présentation est rédigé, qui justifie le choix des
fournisseurs retenus.
Le dossier d'appel d'offres est ensuite transmis à la
Direction de Contrôle des Marchés Publics (DCMP). La DCMP est
rattachée au ministère de l'économie et des finances. Elle
valide ou non les choix de la commission d'appel d'offres. En cas de
validation, le projet de marché est retourné à
l'hôpital pour la notification du marché. Le marché est
finalement signé par les deux parties cocontractantes à savoir
l'HPD représenté par son Directeur et le fournisseur retenu
à l'issue du processus d'appel d'offres. La cellule des marchés
avise immédiatement les autres candidats du rejet de leurs offres.
ï Problèmes liés à la
passation des marchés
La procédure d'appels d'offres est lourde à
mettre en oeuvre et entraîne une lenteur dans la livraison des produits,
elle pourrait être à l'origine de fréquentes ruptures de
stocks. En plus des pénalités que l'hôpital serait
contraint à payer du fait du non respect des délais de paiement.
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