2. Le service communication
Nous avons constaté, qu'à la Loyale Assurances,
les attributions du chargé de communication sont assez floues, car ses
responsabilités sont partagées par toute personne
détenteuse d'information. Ces personnes n'ont pas été
officiellement mandatées par la direction et ne sont donc pas
habilitées à diffuser l'information.
Le principal responsable de la communication est le
chargé de communication, de par sa fonction qui en fait l'unique
porte-parole de l'organisation, tant en interne comme qu'en externe.
Etant donné que, le service communication centralise
toutes les informations et intervient comme une plate forme de gestion des
besoins et offres d'information, il doit être impliqué dans le
cheminement de la circulation des informations externes. Il fait de la veille
informationnelle (veut être au parfum de toutes informations concernant
les différents services) afin d'anticiper d'éventuels
dysfonctionnements du système informationnel. Tous les courriers entrant
à diffuser doivent être adressés directement au Service
communication pour diffusion et affichage. Il en ait de même pour les fax
arrivés adressés à tout le personnel.
Le service communication recense tous les besoins importants
d'information des différents services et entité, recherche
l'information et la communique aux intéressés sous la forme de
mémo.
Il reçoit une copie (de même que le service
Contrôle de gestion) de tous les mémos rédigés par
chaque entité pour son usage interne (changement de procédures,
directives, informations opérationnelles...) et se charge de transmettre
l'information à la Direction Générale et aux
entités susceptibles d'y être intéressés.
L'objectif de cette suggestion est de mettre tous les
intervenants au même niveau d'information, mais aussi de relever les
processus ou informations contradictoires ou conflictuelles ou encore à
capacité de nuisance.
Il permet d'éviter des problèmes
organisationnels interservices, mais surtout de veiller à la
qualité des informations qui circulent. Cela fait donc, obligation
à toutes les entités de mettre par écrit toutes les
décisions et de les transmettre aux services communication.
Il doit travailler en coordination avec le département
des ressources humaines pour toutes les informations en direction du
personnel.
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