chapitre 2 :
La
gestion de la trésorerie de la MA.BU.CIG
La gestion de la trésorerie peut être
définie comme l'ensemble des moyens et techniques permettant à
l'entreprise de prévoir et de gérer les excédents et
déficits de trésorerie issus de ses activités
d'exploitation, financier et H.A.O. Son principal objectif sera donc de
parvenir à un niveau de trésorerie
« zéro » (où il n'y aurait ni déficits
ni excédent); et de permettre ainsi à l'entreprise de minimiser
ses charges financières et accroître ses gains financiers. Il est
donc à la charge du Trésorier de tout mettre en oeuvre pour
atteindre cet objectif. Le Trésorier de la MA.BU.CIG s'occupe ainsi de
la gestion des risques à travers le contrôle des règlements
effectués et les créances accordées grâce au suivi
de leur compte individuel.
Comment la gestion de la trésorerie se passe t-elle
à la MA.BU.CIG ? La réponse à cette question se fera
par une description des moyens de gestion quotidienne et prévisionnelle
de la trésorerie (section I) et de la gestion des excédents et
des déficits de la trésorerie et l'analyse de la
trésorerie (section II).
Section I : La gestion permanente et
prévisionnelle de la trésorerie
I. La gestion permanente
de la trésorerie
Comme le préconisent les principes comptables, les
opérations de l'entreprise sont enregistrées au jour le jour et
suivant la chronologie de leur réalisation. L'importance d'une gestion
quotidienne de la trésorerie se situe dans le fait qu'elle permet
d'avoir chaque jour une idée des soldes de la trésorerie
(excédents ou déficit) afin d'opérer des décisions
adéquates pour les transactions. Elle permet aussi en tenant compte des
dates de valeur de réduire les frais financiers.
I.1. Le suivi des mouvements de la
trésorerie
Il consiste au suivi des mouvements de la banque et de la
caisse, et est constitué des enregistrements comptables des
opérations, de la tenue d'un tableau de gestion de la trésorerie,
et de l'établissement des brouillards de caisse.
I.1.1. Les
écritures comptables
La MABUCIG utilise pour la saisie des opérations
comptables, le logiciel de gestion « SAGE » version
COMPTABILITÉ 500 PACK. Pour la saisie des mouvements de la
trésorerie, le Trésorier introduit de la manière suivante
les informations pour renseigner le logiciel :
Ø le journal de trésorerie concerné
(journal de banque ou de caisse),
Ø la date de la pièce,
Ø l'imputation par ligne :
· numéro de compte,
· services destinataires (pour les besoins de la
comptabilité analytique,
· le montant (au débit ou au crédit),
· la nature de l'opération (explicité en
dessous),
· le libellé indiquant la finalité de
l'opération.
Ø le numéro de la pièce (étape
facultative car la numérotation est automatiquement effectuée par
le logiciel. Il suffit de porter manuellement le numéro sur le support
bancaire : bordereau de versement avis de crédit) ;
Ø la codification flux de trésorerie
(« flux de tréso ») qui permet un regroupement des
différents mouvements par centres d'intérêts et une
facilité dans l'établissement du flash (récapitulatif des
mouvements mensuels) de la trésorerie.
Exemple de codes de flux de trésorerie :
· CHG : encaissements clients
· EMP : encaissements emprunts
· PFIHG : encaissements
intérêts DAT et intérêts créditeurs
· FA : décaissements
fournisseurs matières hors groupe
· FG : décaissements
fournisseurs matières et services ITG
· FS : décaissements
fournisseurs services
· IS : décaissements
impôts sur le résultat
· RBEMP : décaissements
remboursements emprunts
· P : décaissements frais de
personnel
· DVVG : décaissements
dividendes versés hors groupe
Ø la date de la pièce et
l'échéance.
La nature de l'opération donne son sens en termes de
débit ou de crédit. Exemples des différentes natures
débitrices que nous avons sont :
· ENCE encaissement d'effets
· ESP versements d'espèces
· PROF produits financiers
· RCEB remise de chèques en banque
· VIRB virements reçus Burkina
· VIRE virement reçus étrangers
Les différentes natures créditrices
sont :
· CHQI chèques émis
· PREF prélèvements frais
· VIEB virements émis Burkina
· VIEE virements émis étrangers
I.1.2. Le tableau de gestion quotidienne de la
trésorerie (Annexe n°4)
L'objectif de la tenue du tableau de gestion quotidienne de
la trésorerie (T.G.Q.T) est la récapitulation des
opérations quotidiennes de trésorerie. Vu l'importance en
montants des opérations qui se font par la banque par rapport à
celles de la caisse, le TGQT récapitule seulement les mouvements de la
banque. Il est tenu en dates de valeur et est dressé à partir du
logiciel EXCEL, dans un classeur nommé
« VALEURTRESO ». Dans ce classeur, une feuille est
attribuée à chaque banque sans différenciation d'agences.
Le TGQT sur ces feuilles est constitué en colonnes par les dates et en
lignes par les natures d'opérations (encaissements et
décaissements). Il est rempli chaque jour à partir des
relevés bancaires reçus ou extraits sur les sites web des
banques. Le trésorier y porte pour chaque banque et par date les
montants correspondants à chaque nature (encaissement ou
décaissements) et à des dates ultérieures seulement les
décaissements engagés mais qui n'ont pas encore eut un
dénouement à la banque.
L'importance du TGQT est qu'il permet d'avoir chaque jour une
idée des disponibilités en banque et globalement de la
trésorerie afin de permettre le choix des banques pour effectuer les
règlements fournisseurs, TVA, droit d'accise,...
I.1.3. Le brouillard de caisse (Annexe
n°7)
Le brouillard de caisse est un registre dans lequel le
Caissier note les encaissements et les décaissements de fonds au jour le
jour et en tire le solde. Il permet à tout moment d'avoir une
idée des disponibilités en caisse. Le brouillard de caisse est
remplit sur la base d'une pièce de caisse (Annexe n°6) indiquant
la nature de l'opération (dépense ou recette).
I.1.4. Le tableau de trésorerie mensuel
méthode directe Recettes/Dépenses
Le tableau de trésorerie mensuel méthode
directe Recettes/Dépenses est établit lors du reporting. Il est
dressé chaque mois et récapitule tous les mouvements de la
trésorerie. La méthode directe consiste à faire une
confrontation entre les prévisions de recettes et de dépenses et
leurs réalisations au cours du mois afin d'en évaluer les
écarts.
Instrument du contrôle de gestion, ce tableau permet
d'alerter le Trésorier et les dirigeants sur les niveaux d'atteinte des
objectifs à partir de l'analyse des écarts prévisions
réalisations. Il permet également de voir le cumul des flux de
trésorerie budgétés et réalisés depuis le
début de l'exercice, ainsi que celui des écarts de
réalisation des prévisions.
I.2. Le contrôle de
la trésorerie
Le contrôle de la trésorerie consiste en une
comparaison des soldes théoriques avec les soldes réels des
différents comptes de trésorerie. Différentes
méthodes de contrôles sont utilisées par la MABUCIG. Il y a
les contrôles sur la banque (pointage et conciliation) et le
contrôle de la caisse.
I.2.1. Les pointages
Le pointage consiste en une vérification de la
correspondance des montants des versements bancaires (sur les relevés)
aux montants sur les états de vente des agences. En fin de
journée, les chefs des six (6) agences envoient par courrier
électronique les états de ventes journalières. Le
lendemain matin, le trésorier les imprime et compare les montants y
figurant avec ceux des relevés bancaires. Cela lui permet de voir les
versements non encore positionnés et de tenir compte des dates de
valeur.
I.2.2. La conciliation bancaire (Annexe
n°9)
La conciliation bancaire ou état de rapprochement
bancaire est indispensable pour le contrôle des mouvements de la banque.
Les comptes banque dans les livres de l'entreprise et celui de l'entreprise
dans les livres de la banque sont des comptes réciproques. Cela implique
que leurs soldes en fin de période doivent être opposés
mais égaux. Cependant, du fait du décalage entre les
enregistrements des opérations par la banque et par l'entreprise, les
soldes des comptes tenu par chacun d'eux ne sont pratiquement jamais
opposés et égaux. Il est donc nécessaire d'en
vérifier la concordance en présentant un état de
conciliation. Pour cet effet, il faut :
o disposer de l'état de conciliation
précédent des deux comptes ;
o comparer les opérations enregistrées dans les
deux (2) comptabilités ;
o inscrire les soldes à la date de la conciliation dans
un tableau ;
o y inscrire les opérations non comptabilisées
de part et d'autre ;
o calculer les deux (2) soldes qui doivent être
égaux mais opposés.
I.2.3. Le contrôle de la caisse
Il est effectué par le contrôleur de gestion et
consiste à faire une comparaison entre les existants réels en
caisse et ceux théoriques récapitulés sur le brouillard de
caisse. Un procès verbal de contrôle de caisse (Annexe n°8)
est rédigé à la fin du processus de contrôle.
Lorsque le contrôle ne donne pas de différence
entre les deux (2) soldes, la gestion de la caisse est saine et le caissier
reçoit décharge de sa gestion. Par contre, il peut arriver que la
comparaison donne des écarts. Les cas de figure présents peuvent
être constatés :
· le solde théorique supérieur au solde
réel : il y a alors déficit de caisse et après
justification la régularisation se fait par l'enregistrement de
l'écart comme perte dans le compte de charges diverses.
· le solde théorique inférieur au solde
réel : il y a alors excédent de caisse. L'écart est
considéré comme gain et après justification la
régularisation se fait en l'enregistrant dans le compte de produit
divers.
I.2.4. Le contrôle interne (sur les moyens de
règlement)
Le contrôle interne est le contrôle
effectué aux différents niveaux de responsabilité de
l'entreprise sur tous les documents ayant une incidence financière. Il a
pour objectif de réduire au maximum les erreurs et toutes autres
malversations de nature financières. Le contrôle sur les
opérations d'encaissements lui est effectué par la banque lors
des versements d'espèces par le client et par le gestionnaire des stocks
avant la livraison des produits.
Pour ce qui est du contrôle sur les
décaissements par banque, il porte sur tous les documents de
décaissements (pièces de caisse, chèque, lettre de
virements,...). Lorsque ces documents sont établis, ils sont soumis
à l'appréciation des signataires (DG, DAF, DT, DCM, signataires
intérimaires) qui avant d'y porter leur autorisation
vérifient :
· La concordance des montants aux factures
réglées ;
· les bénéficiaires ;
· l'état du chèque (barré ou
non barré) ;
· la mention « PAYEE » et les
références du paiement (numéro du
chèque,...),...
Pour ce qui est du contrôle de la caisse, avant de
procéder au paiement de la pièce, il est porté
vérification sur : l'authenticité de la signature des
signataires et la signature de la pièce par le
bénéficiaire. Il est en outre interdit au Caissier l'affectation
directe des recettes aux dépenses (compensation).
II La gestion prévisionnelle de la
trésorerie
II.1. Définition et
présentation du budget de trésorerie (Annexe n°2)
Le budget de trésorerie est un document annuel
prévisionnel qui se présente comme une simulation de l'incidence
de tous les flux économiques sur la trésorerie, présentant
ainsi la trésorerie disponible à la fin de chaque période.
Il est composé des rubriques encaissements et décaissements dont
la différence permet d'avoir le solde de la trésorerie
Dans sa présentation classique, le budget de
trésorerie est un tableau présentant en colonne les mois de
l'année et en ligne les encaissements, les décaissements, le
solde, la trésorerie initiale et la trésorerie finale.
II.2. Elaboration du
budget de trésorerie
Pour élaborer un budget de trésorerie, il est
indispensable d'avoir les informations suivantes :
· le bilan de clôture de l'exercice
précédent pour distinguer les créances et les dettes qui
arriveront à échéance au cours de la période (la
période budgétaire de la MABUCIG va d'octobre à septembre,
suivant l'exercice d'ITG);
· les budgets approuvés de toutes les
directions : pour la prévision des achats, des ventes, de la TVA,
des charges sociales et de personnel, des investissements, charges diverses et
remboursements d'emprunts ;
· les modes de règlements : les délais
de règlement clients et fournisseurs pour l'imputation par
mois ;
· les opérations H.A.O : cessions
d'immobilisations, acomptes,...
Le budget de trésorerie de la MABUCIG regroupe les
informations tels que les flux d'activité, les flux d'investissement
hors taxe et les flux financiers.
II.2.1. Les flux d'activité
Les flux d'activité concernent les prévisions
d'encaissement et de décaissement liées aux activités
ordinaires. On peut citer :
· les encaissements clients hors division : ce sont
les prévisions des encaissements relatifs aux règlements des
clients ;
· les décaissements fournisseurs intra
division : cette rubrique concerne les règlements des factures des
entreprises membres du groupe auprès desquels la MABUCIG
s'approvisionne en matières premières telle SITAB pour le
scaferlati ;
· les décaissements fournisseurs services et
autres : ce sont les prévisions de décaissements pour les
règlements des factures des fournisseurs de services et autres
achats ;
· les décaissements frais de personnel :
concernent les décaissements pour la rémunération du
personnel ;
· les impôts sur le résultat et autres
impôts et taxes : ce son les prévisions de
décaissements (mensuels) pour les paiements des acomptes de
l'impôt sur les bénéfices, des droits d'accise et de la
TVA ;
· les frais financiers LMT et CT externes : ce sont
les décaissements liés aux frais attachés aux emprunts
à long, moyen ou court termes contractés par la MABUCIG ;
La différence entre les encaissements et les
décaissements donne le flux net d'activité.
II.2.2. Les flux d'investissement HT
Ce sont les prévisions d'acquisition d'immobilisations
corporelles. Le total de ces flux donne le flux net d'investissement.
La somme du flux net d'activité et du flux net
d'investissement donne le cash opérationnel.
II.2.3. Les flux financiers
Ils sont constitués des prévisions de
décaissements liés aux opérations financières. On a
entre autre :
· les dividendes versés hors groupe : les
prévisions de dividendes versés aux actionnaires de la MABUCIG
non-membres du groupe ;
· les dividendes versés intra groupe : pour
les dividendes versés aux actionnaires membres du groupe ;
· les remboursements d'emprunts LMT : pour les
prévisions de remboursement des emprunts contractés ;
· la variation de l'endettement financier : il
s'obtient en faisant la différence entre les remboursements d'emprunts
et le nominal des emprunts ;
· la variation de la trésorerie : c'est
l'augmentation ou la diminution de la trésorerie d'un mois à
l'autre.
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