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Approches pour une implication effective des secrétaires de direction dans la gestion des activités administratives: cas de la Direction Générale de l'Eau


par Komi Frédéric DADE
Université d'Abomey-Calavi du Bénin - Diplôme de technicien supérieur en assistanat / secrétariat de direction 2010
Dans la categorie: Ressources humaines
   
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Paragraphe 2 : Revue de littérature

La revue de littérature est la partie du mémoire où on fait l'état des connaissances sur les problèmes spécifiques en résolution. Son but est de faire le point des apports des auteurs qui ont contribué à la résolution des problèmes spécifiques identifiés.

Clarification de certains concepts

Selon le Dictionnaire "Le Petit LAROUSSE (Grand Format)", l'implication est l'action d'impliquer, l'état d'une personne impliquée dans une affaire, participation. Nous ne pouvons donc comprendre le sens réel du mot « implication » sans d'abord appréhender le mot « impliquer ».

« Impliquer » selon le même dictionnaire signifie engager, prendre part, se donner à fond.

L'adjectif « effectif » selon le même dictionnaire signifie ce qui est réel, qui se traduit en action.

Le mot « gestion » dans ce dictionnaire explique l'action ou la manière de gérer, de diriger, d'administrer.

Traduite du concept anglo-saxon « Commitment », l'implication correspond à la double relation d'identification et d'engagement d'une personne au travail.

Vu la définition de ces concepts, l'implication effective des secrétaires reviendrait à une responsabilisation ou à un engagement réel des secrétaires. Ceci nous amènerait à rejoindre l'idée de J.-G. PETITPAS, de P.-A. GAGNE et de G. BAUCHER qui disaient dans leur ouvrage intitulé « Comment motiver, mobiliser et responsabiliser mon personnel » que les gestionnaires qui réussissent à se démarquer des autres dans leur profession

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activités administratives : cas de la DG-Eau.

sont ceux ou celles qui mobilisent les énergies de leur équipe, qui gardent une motivation élevée chez leur personnel et savent le faire contribuer au maximum de ses possibilités en le responsabilisant.

Nous retenons qu'il faut responsabiliser les secrétaires et évidemment en tenant compte de leurs capacités.

Selon Jean-François AUBY dans son livre intitulé : « Le management public » l'implication dans le travail est l'une des six catégories des facteurs de motivation dans le cadre du service public et elle fait partie des quatre premiers critères égocentriques. Elle constitue un facteur très important et permet de se réaliser dans le travail.

D'après R. Hachman (AUBY, 1996, P.32), l'implication comporte cinq (05) dimensions fondamentales qui sont : la variété, l'identité de la tâche, la valeur de la tâche, l'autonomie et l'information en retour. Ces aspects donnent une signification du travail et agissent sur la satisfaction au travail. Donc, l'implication dans le travail passe notamment par la responsabilisation du personnel et un contenu de travail motivant.

Ainsi, selon Félix Leclerc : « La plus belle façon de tuer un homme, c'est de le payer à ne rien faire... » (J.G. Petitpas, P.-A. Gagné, G. Boucher, 1994, P.13).

Gérard LECRIVAIN dans son ouvrage intitulé : « Management des organisations et stratégies » souligne que dans le prolongement des facteurs explicatifs du comportement au travail, l'implication sert un besoin d'accomplissement, d'auto-expression et d'estime du travail. Ce fait rejoint en partie la typologie de Maslow.

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activités administratives : cas de la DG-Eau.

Apports au problème de l'absence des secrétaires dans l'accomplissement
de certains travaux administratifs

L'activité administrative a pour matière d'oeuvre l'information dont la saisie, le traitement et la diffusion mobilisent les ressources humaines et technologiques. Elle contribue souvent à la prise de décision à tous les échelons hiérarchiques (3).

Jean Gerbier, dans « Organisation et fonctionnement de l'entreprise », définit les activités administratives en quatre rôles essentiels :

· saisie de données ;

· conservation de données ;

· transformation de données ;

· transmission de données.

Jean Gerbier distingue dans les principaux services administratifs qui concentrent en volume et en temps le travail administratif : le service courrier, le service de la facturation, le service de la paye du personnel et le service de la comptabilité et des factures. L'efficacité du travail administratif est donc un point nodal du bon fonctionnement et de la performance de l'entreprise.

Selon C. CHAMPAGNE et D. BOUCKENHOVE dans leur ouvrage intitulé « Communication et Organisation », les activités administratives comportent des tâches répétitives, mais elles peuvent inclure, en plus ou moins forte proportion, des travaux divers, selon le degré d'initiative laissé par le responsable au personnel administratif. Ainsi, nous avons les activités de communication (courrier, téléphone, élaboration de documents internes, accueil des clients ou visiteurs, compte rendu de réunions, etc.), d'organisation (classement et recherche documentaire, préparation de

3 J.-P. VIVIEN, D. AUCLAIR, D. BACCHI, A. COZ, F. GLELFI, G. ORTEGA dans leur ouvrage : « Action et Communication Administratives. »

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réunions, préparation de voyages, gestion de l'agenda du responsable, suivi de dossiers, gestion des plannings de suivi des activités, etc.) et des opérations de gestion (suivi de budget, élaboration de statistiques, opérations de trésorerie, tenue des comptes, etc.).

Mais, CHAMPAGNE et BOUCKENHOVE vont loin en précisant que les activités administratives recouvrent essentiellement les tâches de communication et d'organisation qui sont intimement liées parce qu'elles cherchent à favoriser l'échange d'informations, à optimiser les activités par la recherche d'information, la gestion du temps et l'organisation. Ensuite, ils ont précisé que l'organe chargé d'accomplir ces tâches est le secrétariat.

Pour Gérard BONNET et Nicole MEUNIER dans leur livre « Connaissance de l'entreprise Tome 2 », la fonction administrative comprend au sens large le Service de Direction et le Service Administratif. Mais au sens strict, elle comprend uniquement le Service Administratif qui est chargé de récolter, stocker, traiter, faire circuler l'information au sein et à l'extérieur de l'entreprise. Ces auteurs rejoignent la conception des autres et affirment que l'organisation de la fonction administrative peut être confiée à :

· un secrétariat unique placé près de la direction ;

· ou chaque service (y compris la direction) peut posséder son propre sous-service de secrétariat.

Le plus souvent, il existe un secrétariat considéré comme service, près de la direction, et chaque service a son propre secrétariat, plus ou moins étoffé.

En vingt ans, le métier du secrétariat a beaucoup évolué. Longtemps considérés comme de simples exécutants, les secrétaires remplissent désormais par leur formation des fonctions variées. En plus des tâches de

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secrétariat traditionnel (prise de rendez-vous, accueil des visiteurs, saisie de document, classement, etc.) qui occupent la moitié de leur temps de travail, ils traitent les informations et assurent leur circulation dans l'entreprise, coordonnent et organisent les activités dans une équipe ou dans un service, gèrent les imprévus, font du suivi de projet, etc. Leurs responsabilités propres sont donc beaucoup plus grandes. C'est une fonction qui varie selon les secteurs d'activités.

Selon l'UIMM (Union des Industries et Métiers de la Métallurgie), le secrétaire de direction est tout d'abord l'assistant du responsable sous lequel il exerce sa fonction. Il a les capacités et qualités telles que l'autonomie et la responsabilité, le sens de l'initiative, la disponibilité et la flexibilité, la communication, la diplomatie et le sens du contact, l'ordre et la méthode d'organisation.

D'après les EN (Espaces Naturels), le secrétaire de direction est celui qui draine un ensemble large d'informations devant permettre à la direction un suivi régulier de l'ensemble de l'organisme. Il effectue les opérations de base en secrétariat mais se distingue par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité. Les EN définissent le secrétaire de direction comme celui qui occupe un emploi d'assistance lié directement à la fonction et à la responsabilité du directeur auquel il est rattaché, assure entre la direction générale et les différents services la diffusion de directives et la collation des informations nécessaires au suivi des activités des services.

Par son autonomie et sa responsabilité, le secrétaire de direction :

organise et réalise son travail en référence aux procédures définies, en tenant compte d'instructions ponctuelles données par le directeur ;

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assure la permanence du service de direction en l'absence du directeur ou du directeur adjoint afin de préparer et d'alléger au maximum le travail de ceux-ci ;

a accès aux informations parfois confidentielles ;

peut fournir des réponses directement, à partir des éléments dont il a connaissance.

Le secrétaire de direction, du point de vue général, est un véritable bras droit du chef d'entreprise et capable de l'assister dans ses tâches. Il est capable de :

· assurer la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services à travers la rédaction et la diffusion des notes de service, le classement et l'archivage des documents de la direction ;

· prendre en charge l'organisation matérielle des diverses relations qu'entretient la direction avec les services internes et organismes externes à travers la gestion du planning des rendez-vous et des réunions de travail, la préparation et l'organisation des différentes réunions institutionnelles, la réalisation des comptes-rendus ;

· effectuer les opérations classiques de secrétariat qui passent par la saisie, l'affectation du courrier, les appels téléphoniques, organisation des déplacements, la rédaction de correspondance, gestion des fournitures de bureau, etc.

Nous comprenons que la mission et la finalité globale d'un secrétaire de direction sont alors la prise en charge des travaux administratifs du service dans tous les types d'entreprise (privées, publiques, associatives), la coordination et l'organisation au sein de l'entreprise.

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Apports au problème de la lenteur dans la mise à disposition du matériel
de travail au secrétariat

Nous entendons par matériel de travail l'ensemble d'instruments, de fournitures et outils indispensables pour l'accomplissement d'une tâche.

Selon le Petit Robert, lenteur signifie manque de promptitude, de rapidité, de vivacité. On entendrait par lenteur dans la mise à disposition du matériel, l'absence de rapidité, de célérité dans le traitement des demandes d'acquisition du matériel.

L'action administrative recouvre un ensemble d'activités consacrées au traitement des informations et leur communication à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. Pour être efficace, cette action suppose un cadre favorable, une structure qui répond à l'activité de l'organisation, à ses objectifs, ..., des moyens matériels.

Pour J.-P. VIVIEN, D. AUCLAIR, D. BACCHI, A. COZ, F. GLELFI, G. ORTEGA dans leur ouvrage : « Action et Communication Administrative. », un processus administratif est l'ensemble des tâches concourant à une opération administrative donnée, en respectant les règles établies lors d'une procédure préalable. L'étude d'un processus revient à se poser les questions clés : Qui ?, Quoi ?, øü ?, Quand ?, Comment ?. Pour réaliser une opération administrative donnée, il est nécessaire de dresser la liste des tâches et de faire apparaître les intervenants, les documents utilisés, leur transmission de façon à mettre en évidence l'enchaînement des tâches effectuées et les postes de travail qui les exécutent. Pour y arriver, ils ont proposé la représentation du processus qui est utile surtout lorsque le processus est complexe pour informer ou former le personnel concerné et pour analyser un processus en vue de son amélioration. Cette représentation

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peut être effectuée principalement sous forme de fiche de processus ou de diagramme imagé.

« Un homme, une mission, des moyens » dit-on. Ceci explique qu'il faut mettre à temps du matériel de travail à la disposition du personnel pour qu'il puisse accomplir sa mission.

La revue de littérature ainsi faite, que dirons-nous de la méthodologie suivie au cours de nos recherches?

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