Memoire Online - Diagnostic financier et performance d'une entreprise en Cote d'Ivoire

Les impayés constituent un risque grave qui plonge l'entreprise dans les difficultés financières. La non exécution des contrats par les partenaires est également préjudiciable économiquement commercialement à l'entreprise. Recourir aux tribunaux lance l'entreprise dans des procédures souvent longues coûteuses et à l'issue incertaine. Des procédures rapides permettent de recouvrer les créances et de faire exécuter les obligations.

La SIGES doit dynamiser sa gestion c'est-à-dire évaluer sa capacité de prestation sur une base annuelle, fixer un rythme mensuel de facturation et d'encaissement en rapport avec les prestations. En matière de recouvrement, l'éloignement est synonyme de danger car en cas de trésorerie serrée du débiteur, celui-ci préférera payer les fournisseurs les proches, ceux dont les livraisons sont indispensables à la continuité de l'activité ou ceux dont ils craignent les représailles immédiates en cas de retard. Aussi les techniques de recouvrements doivent entre différenciées et adaptées au nouveau contexte socio économique depuis 2002. Le département de recouvrement doit jouer un rôle de médiateur et contacter les clients en temps réel (les relances, les récupérations d'impayés...) favoriser le contact amiable pour identifiera temps les clients ou débiteurs indélicats et évaluer leur capacité financière en fonction des charges auxquelles ils doivent faire face, leur convaincre d'améliorer leur relation avec la SIGES dans l'intérêt de tous.

Le département de recouvrement doit comprendre et analyser les situations en cas de litige et en évaluer le bien-fondé. Proposer éventuellement un échelonnement des paiements qui puissent satisfaire les deux parties ; ceci évite d'engager une procédure judiciaire toujours longue et plus coûteuse et si même elle est bien menée, ne laisse pas présager la situation financière que connaîtra le client ou le débiteur à l' issue de celle-ci car même si un jugement est favorable

à l'entreprise et si le débiteur est devenu insolvable ou disparu à la suite des incidents de trésorerie, récupérer quoi que ce soit s'avère impossible.

En revanche si le débiteur ou le client est de mauvaise foi, il faut engager des actions adéquates. Il faut privilégier les moyens de paiements les plus surs et les plus rapides, matérialiser les créances par la signature d'une reconnaissance de dettes ou d'un plan de paiement. Imputer si possible les intérêts de retard et les frais de recouvrement

Pour mieux suivre les clients et les séduire, il faut les ficher car un bon fichier permet de repérer les clients à fort potentiel. Cela facilitera le travail des commerciaux du département. Sachez aussi qu'à l'inverse d'un bon vin, une créance ne se bonifie en vieillissant bien au contraire. Si traquer les mauvais payeurs vous rebute vous pouvez sollicitez les services des sociétés de recouvrement qui demeurent aussi une parade contre les mauvais payeurs. En effet, en faisant appel à une agence de recouvrement vous lui donnez mandat pour obtenir à votre nom le règlement de vos impayés. Il est conseillé d'utiliser ce type de service qu'au cas par cas après avoir traité en interne la première relance. En effet, quand un incident de paiement émane d'un client habituellement bon payeur, c'est souvent parce que ce dernier n'est pas satisfait des prestations.

Le diagnostic de la balance à G est aussi un produit de recouvrement. Il consiste à un classement de vos débiteurs par niveau de retard de paiement et classer le risque avec préconisation de stratégie de recouvrement ciblé et rapproché.

Pour faire rentrer de l'argent au titre des impayés la meilleure solution est de se faire payer au « cul du camion ». En effet pour faire rentrer de l'argent il faut agir au plus tôt et faire au service de recouvrement interne par système de motivation. Au total pour faire rentrer de l'argent le plus vite possible et le plutôt tous les services de la SIGES doivent être largement mobilisés c'est à dire

adopter une transversale (une responsabilité partagée de tous les services de la SIGES).

Au total le respect des caractéristiques de chaque client, l'implication et l'intéressement des agents, prendre en amont la mesure du risque client, proposer des remises substantielles en cas de règlement anticipé par le client et le recours éventuel aux avocats devant les dossiers difficiles sont des stratégies pour lutter efficacement contre les impayés et faire rentrer de l'argent.

Le service de recouvrement doit agir avec passion insistance obstination pour aboutir à des performances (améliorer le taux de recouvrement d'année en année)

- Une autre méthode à laquelle l'entreprise pourrait utiliser pour recouvrir ses créances clients est le nantisse ment. La SIGES peut se rapprocher de sociétés spécialisées en ce domaine dans le pays tel que le CAAR (Cabinet d'Agence d'Affaire et de Recouvrement), la SONARECI (Société Nationale de Recouvrement en Côte d'Ivoire) et la banque OMNIFINANCE qui exerce des activités comme établissement financier et qui a un positionnement sur l'affacturage ou « factoring », expérience inédite en Afrique sub-saharienne. Ainsi, la SIGES va transférer ses créances commerciales a ces sociétés qui se chargeront d'en opérer le recouvrement et d'en garantir la bonne fin, même en cas de défaillance momentanée ou permanente du débiteur.

- La non motivation des employés pose un problème de communication avec les agents de base qui pourrait avoir pour conséquence leur inefficacité sur le terrain dans l'exercice de leur fonction respective. Il devrait être résorbé par des réunions de proximité avec les employés visant à leur expliquer la situation de l'entreprise et les plans d'amélioration prévus.

- La non couverture sociale pourrait être préjudiciable lors d'un éventuel contrôle social. Recommander à la SIGES de se conformer à la législation

en vigueur et de se rapprocher éventuellement des organismes concernés pour négocier des échéanciers.

Prévoir un plan de formation (interventions sur le terrain et niveau intellectuel)
des agents de base et redynamiser le recrutement par le recours à des employés
d'une certaine tranche d'âge et remplissant des conditions physiques prédéfinies.

- Les frais généraux maintiennent la société dans une situation financière de plus en plus dégradée : les ressources ne couvrant pas suffisamment les charges pour permettre qu'une marge soit dégagée. La mise en place d'un dispositif de réduction des frais généraux passe par une analyse préalable des facteurs concourant à l'exploitation (l'activité) pour en dégager le niveau de nécessité. Ainsi la hiérarchie pourra réduire les frais engagés dans le cadre d'activités annexes à l'exploitation. Cette analyse peut être également étendue aux investissements liés à l'exploitation (bâtiments, véhicules et autres biens meubles) ;

- L'évaluation des agents de base permet d'assurer le respect des orientations stratégiques de la direction d'une part, et d'autre part, la mesure des performances individuelles nécessaire à la définition de l'évolution professionnelle de chaque agent. Recommander à la SIGES la mise en place d'un système d'évaluation des agents de base qui pourrait consister en l'évaluation des heures de présence sur le terrain...

- Les cumuls de fonction produisent des cas d'inefficacité et d'abus. Ainsi, l'organisation de la SIGES doit permettre la séparation des natures de tâches suivante : conception, exécution, contrôle.

- Le matériel caduc justifie effectivement l'inefficacité des agents de base sur le terrain. Proposer un plan d'investissement tenant compte du niveau d'exigence de l'environnement en matière de sécurité ;

- Il devient difficile de le mettre sur pied un plan de développement de la société. Recommander à la SIGES de mettre en place une unité de recherche et de prospection sur le terrain.

- Le chiffre d'affaire qui prend un coup parce qu'on perd des clients. Systématiser un dispositif de communication permanent avec la clientèle. (un centre d'appel 24H/24) ;

- Mettre en place un service commercial chargé de faire le diagnostic des interventions sur le terrain d'une part, et d'autre part, de recenser les propositions de la clientèle. Cela permettrait de mettre en place un plan de fidélisation de la clientèle et de proposer des services dynamiques prenant en compte les observations de la clientèle.

- L'image de marque de la SIGES peut être interprétée par la perception, par le public d'une multitude d'éléments physiques et immatériels. C'est une image perçue, elle peut être donc être différente de l'image que l'entreprise a d'elle même. Et cette image se forge à travers les prestations qui sont le premier acteur, par sa forme, ses fonctions, son prix, son ingéniosité. L'image de marque découle aussi du nom de la société, de l'histoire de l'entreprise, ses dirigeants, son savoir-faire, sa communication et le service offert. Pour gérer cette image, on doit définir les objectifs, une stratégie d'entreprise et surtout en veillant à assurer une cohérence entre tous les éléments constitutifs. L'image de marque est un actif de l'entreprise, elle a une valeur même si elle n'est pas quantifiable

. Demandez l'avis de conseillers en qui vous avez confiance (amis, conseillers, collègues, employés)

. Ébauchez votre stratégie commerciale c'est-à-dire : Commencez par résumer votre positionnement commercial et vos objectifs, puis décrivez ce que vous souhaitez accomplir dans un laps de temps donné

- Le montant élevé des dettes fiscales est un danger pour la continuité de l'exploitation. Il est donc impérieux pour la direction de la SIGES de se rapprocher de l'administration fiscale pour une éventuelle négociation des facilites de paiement.

- Le manque d'objectifs formels rend impossible toute analyse de performance basée sur les réalisations et les prévisions et par conséquent d'envisager les mesures correctives. Prévoir des réunions régulières visant à mettre en place des prévisions mensuelles en termes de portefeuille et de chiffre d'affaire et à faire des analyses comparatives des résultats dans la perspective de l'amélioration de la situation financière de l'entreprise ;

- Le plan de positionnement guide toutes les actions de la société sur le terrain. Il doit être clairement défini et formalisé et permettre de donner une image de marque à la société dans le moyen terme. Cette image justifiera également les actions commerciales à mener et la croissance de l'activité.

Par rapport au rating des accords de classement de la Banque Centrale des états de l'Afrique de l'Ouest(BCEAO), des perspectives doivent être menées afin de permettre à l'entreprise d'être éligible aux critère de crédit afin d'améliorer sa performance. Ainsi des décisions rigoureuses de gestion doivent être mis en place tel que la révision des charges fiscales et sociales, la maîtrise des charges du personnel et des frais généraux.

Nous proposons à la société SIGES une procédure de contrôle interne et du système reporting qui n'y existait d'ailleurs pas auparavant :

- comparaisons entre les réalisations et les objectifs. 3. Les étapes de la procédure

INTERVENANTS

PERIODE

· DE

~ DCM

~ DAAF

(1) Mensuel

Rapport Fonctionnement (1)

Rapport commercial mensuel (1)

Rapport sur les variables du personnel (1) Rapport financiers et comptable (1)

Rapport sur la gestion du patrimoine (1)

Chef UCG

(1) Mensuel

(2) Trimestriel

Rapport mensuel d'évaluation du contrôle interne (1)

Rapport trimestriel sur contrôle de gestion (2)

~ DG

· Jour de
réception mensuel J
+ 3 ;

· Jour de
réception trimestriel J+3

Consolidation
des rapports

Intégration des rapports au niveau
des fichiers REPORTING

Présentation version définitive

de la au DG

Approbation

A la convenance du DG

Soumission du reporting

INTERVENANTS

PERIODE

DAAF

(1) Mensuel

(2) Trimestriel

Rapport trimestriel des des évluations Rapport trimestriel sur la gestion patrimoine informatique (2)

Chef UCG

(1) Mensuel

Rapport trimestriel de contrôle de gestion sur

- DG

~ Jour de réception

mensuel J + 3 ;

· Jour de réception
trimestriel J+3

Intégration des rapports au niveau
des fichiers REPORTING

de la au DG

·

Approbation

·

A la convenance du comité de gestion

Soumission du reporting

		*1. Le reporting mensuel*			~
LE DIRECTEUR D'EXPLOITAT ION		*a. Le rapport d'exploitation*
				·
LE DIRECTEUR COMMERCIAL ET MARKETING		*b. Le rapport commercial*

		*c. Le rapport sur les éléments variables de la paie*	·
LE DAAF	· reçoit des Directeurs d'Abidjan et Abengourou les rapports mensuels sur les éléments variables de la paie ; · élabore une synthèse sur les éléments de la paie et sur la gestion du personnel ; · transmet la synthèse au DG.
		*d. Le rapport sur la gestion du patrimoine*	·
LE DAAF	· · ·	reçoit des directeurs d'Abidjan et Abengourou les rapports mensuels sur l'état du patrimoine ; élabore une synthèse en insistant sur le niveau de dégradation des outils de production ; transmet la synthèse au DG

		*e. Le rapport financier et comptable*	~
LE DAAF	· reçoit du chef du département comptabilité, le niveau de charge mensuel et une analyse comparative par rapport au mois précédent ; · reçoit du chef de département finance : - le niveau de trésorerie (dépenses et recettes) mensuel ; - une synthèse sur le niveau d'exécution du budget ; · élabore une synthèse des documents reçus; · transmet la synthèse au DG.
	*2. Le reporting du contrôle de gestion*	·
LE CHEF DE L'UNITE DE CONTROLE DE GESTION	· élabore une synthèse sur les missions de contrôle mise en oeuvre au cours du mois en insistant sur l'évaluation du contrôle interne ; · élabore une synthèse sur l'évolution des indicateurs de performance ; · transmet la synthèse au DG.
	*3. La première validation*	·
LE DG	Dès la réception des différents rapports, le DG : · procède à une consolidation des rapports reçus ; · intègre ses analyses et suggestions aux documents ; · élabore le Reporting-Ressources sous sa version finale ; · transmet le Reporting-Ressources au DG.
	*4. La validation définitive du reporting*	·
LE DG	Dès la réception du Reporting-Ressources, le DG : · en déduit les directives de gestion des mois à venir ; · propose ses conclusions au Comité de gestion pour validation.

Diagnostic financier et performance d'une entreprise en Cote d'Ivoire

PROPOSITIONS DE PROCEDURE DE RECOUVREMENTS DE CREANCES :