B) Le
Back-office
Par définition, le Back-office représente
l'ensemble des processus tant matériels, que financiers et humains
réalisés en interne sans avoir d'interaction directe avec les
clients de l'entreprise.
Dans le cas de Circular France, la cellule Back-office (ou
centrale d'appels) a été mise en place dans le but d'optimiser la
réactivité de l'entité et de simplifier les process
d'affectation, de tâches administratives et de logistique ayant
jusqu'alors incombés au Chefs des Ventes Régionaux ou à
leurs Assistantes ayant été amenées à
disparaître. Le Back-office n'entre pas en contact physique avec ses
interlocuteurs, la relation les liant n'étant que purement
téléphonique. Basée au siège social à
Sèvres, il est composé d'un Responsable encadrant et manageant
une équipe de Chargés de Dossiers Back-office (CDBO). Ces
derniers sont chacun en charge d'une Direction Régionale et ont pour
missions principales de :
· proposer des missions en adéquation avec le
profil et le lieu d'habitation des salariés ;
· gérer la partie logistique (kit matériel)
en collaboration avec un logisticien indépendant ;
· suivre le dossier administratif des salariés
(contrat de travail, note de frais, compte-rendu d'activité, book de
formation).
Parallèlement et, lors de chaque démarrage de
mission, il s'attèle au contrôle des confirmations de
présences signalées par les collaborateurs terrain sur le Serveur
Vocal Interactif. Qui plus est, il se consacre à la transmission et au
suivi des autorisations d'entrée en magasin. En effet, les enseignes, au
préalable de chacune des missions réalisées en leur sein,
requièrent un document spécifique appelé
« mandat fournisseur » (cf. annexe 7) et,
attestant que le salarié et la société qui l'emploie aient
été mandatés par une marque donnée.
En somme, il a permis au Chefs des Ventes Régionaux de
se voir alléger de certaines tâches et de s'adonner de
manière plus qualitative à leurs fonctions
premières : le recrutement, la formation et, le coaching terrain.
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