lenteur dans la délivrance des
documents.
Lors de nos recherches, nous avons constaté
l'existence d'une relation étroite entre les problèmes
spécifiques ci-dessus énoncés. Cette relation se
matérialise à travers le facteur temps.
Le temps selon (SIMON et JOFFRE, 2è
édition, p.304)
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
peut être appréhendé de plusieurs points
de vue :« il est dimension constitutive de l'organisation,( en tant
que coût de transaction), il fixe l'horizon de la décision
(l'urgence)... »
Emmanuel VIERA va un peu plus loin en
affirmant : « La gestion du temps s'énonce comme la
planification et l'organisation de notre relation au temps par rapport aux
activités que nous réalisons. ». Il
apparaît donc que gérer son temps suppose à priori que le
temps est une propriété. Mais le temps ne peut être une
propriété puisqu'il est inélastique. Nous nous devons donc
de bien organiser notre temps, car nos productions sont calées sur des
échéances données. Nos performances en entreprise
étant mesurées à notre capacité à effectuer
d'importantes tâches en peu de temps, il serait peu probable de nous
attendre à l'efficacité de nos capacités en gérant
mal notre temps.
Ainsi pour une bonne gestion du temps il suggère :
« Il faut que nous arrivions à faire la part
des choses entre le temps de travail, de loisirs et le temps à consacrer
à la famille et aux amis. Il faut ensuite que nous évaluions le
temps que nous avons de disponible, lister nos activités et les
objectifs à atteindre, tout en les classant par ordre de priorité
et les caler dans notre planning, et enfin veiller au respect de ce planning.
Il serait également intéressant d'éviter ce que j'appelle
les dévoreurs du temps qui sont : les visites non programmées,
les longues discussions au téléphone sur des sujets d'ordre
personnel ... etc. Se dire à chaque fois, qu'un objectif non atteint
dans le délai est une contre performance latente »
En plus de la gestion du temps, il faut une bonne qualité
de prestations de service pour qu'une entreprise soit compétitive.
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
C'est ainsi que la norme (ISO 8402-94)
définit la qualité comme suit : « ensemble des
caractéristiques d'une entité qui lui confèrent l'aptitude
à satisfaire des besoins exprimés et implicites ».
La norme (ISO 9000 :2000) la définit
comme ceci : « Aptitude d'un ensemble de caractéristiques
intrinsèques à satisfaire des exigences »
Pour Welch, l'ancien PDG de
Général Electric cité par (KOTLER et al.
2006) : « la qualité est la meilleure source
de fidélité de la clientèle, le principal atout
vis-à-vis de la concurrence et le seul axe possible pour
présenter la croissance et la rentabilité ».
La qualité selon (AFNOR, 2è
Édition p.106) cité par Claude DEMEURE : « est
l'aptitude d'un produit ou d'un service à satisfaire les besoins
(exprimés ou potentiels) des utilisateurs. » En effet, pour
améliorer la qualité, et tendre vers la notion de qualité
totale, la méthode des sept zéro olympiques a été
élaborée. Par cette méthode, tout le personnel de
l'entreprise doit entreprendre la chasse aux sept (07) zéros
olympiques.
· Le zéro défaut :
aux services issus de l'entreprise indique l'impérieuse
nécessité de bien faire dès le premier coup ;
· Le zéro délai :
rester dans les délais raisonnables en fournissant le service à
l'heure prévue ;
· Le zéro papier : peu de
formalité ;
· Le zéro stock : avoir un
stock de sécurité de consommables bureautiques et éviter
toute action inutile ;
· Le zéro panne : aux
installations de l'entreprise interdit les arrêts volontaires dus
à l'absence de compétences ;
· Le zéro problème de
sécurité : veut dire que le service soit
livré en toute sécurité et assurance ;
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
· Le zéro
mépris : donne une grande importance à la
sécurité des biens et personnes.
Une bonne gestion du temps et une bonne qualité de
services fournis, concourent à l'objectif de l'entreprise qu'est la
satisfaction des clients. Selon (KOTLER et DUBOIS,
13ème édition, p. 195) :
« La satisfaction résulte d'un jugement selon
lequel les performances de l'entreprise atteignent et vont même
au-delà des attentes. Un client satisfait reste fidèle plus
longtemps, achète davantage, se détermine moins à partir
des prix et s'exprime favorablement sur l'entreprise »
2-2-2-2- Les contributions antérieures
à la résolution du problème lié au long et lent
processus d'établissement des
factures.
Selon M. Boubacar TRAORE, ingénieur
statisticien économiste et M. Roland Olivier
KYEDREBEOGO, ingénieur informaticien dans leur «
étude sur l'usage des TIC par les entreprises au Burkina-Faso », il
faut une volonté manifestée des dirigeants d'entreprises à
disposer d'une technologie de pointe pour le traitement des données.
Cette volonté doit être accompagnée du financement
nécessaire à son acquisition.
« Le souci pour les entreprises de maîtriser
et d'accélérer la régulation des flux, quel que soit le
niveau complexe du marché, conduit ces dernières à
améliorer constamment leurs systèmes d'informations. Elles
passent donc progressivement des systèmes manuels aux systèmes
mécanisés, puis aux systèmes partiellement ou quasi
totalement automatisés.
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
L'automatisation d'un système d'information fait
référence à un système dans lequel, toutes les
opérations portant sur les informations sont assurées par les
machines électroniques (ordinateurs) effectuant des traitements
automatiques. Ce système limite éventuellement l'intervention
humaine à une phase de préparation du travail des machines.
Ainsi, optimiser la gestion des flux documentaires au sein du
département shipping de SAGA, revient à automatiser les
opérations telles que : enregistrement, établissement des
factures, classement et archivage des dossiers navires. En effet, la pratique
de ces opérations de façon manuelle ralentit la manipulation des
données. » Selon Jean Philippe NSOME NLEME dans
son mémoire intitulé « Optimisation de la gestion des
flux d'informations et documentaires: cas du département shipping de
SAGA GABON ».
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
CONTRIBUTION A L'AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'ECHANGE
DOCUMENTAIRE DANS UNE
SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN
