Contribution à l'amélioration de la procédure d'échange documentaire dans une société de consignation: cas de GETMA- Bénin

CHAPITRE I: LA PRESENTATION DE LA

PROCEDURE D'ECHANGE DOCUMENTAIRE

DE GETMA-BENIN ET LA METHODOLOGIE

DE RECHERCHE.

1- La présentation de la procédure d'échange
documentaire de GETMA-BENIN et les inconvénients.

Nous commencerons cette section par la présentation de la procédure d'échange documentaire de GETMA-BENIN, suivra ensuite la présentation des inconvénients de la lenteur de ladite procédure.

1-1- Présentation de la procédure d'échange documentaire de
GETMA-BENIN.

La procédure d'échange documentaire constitue l'ensemble des formalités à accomplir en vue de l'établissement du Bon à Délivrer (BAD) et de l'Autorisation de Dépotage Conteneur (ADC) ou de l'Autorisation de Sortie Conteneur (ASC), documents qui participent au processus d'enlèvement des marchandises.

L'établissement de ces documents nécessite un certain nombre d'étapes:

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SOCIETE DE CONSIGNATION : CAS DE GETMA-BENIN

V1 Au niveau de l'Echange Documentaire

Le chef Echange Documentaire assure la coordination de toutes les opérations relatives aux échanges de connaissement, aux retraits de titres de transport et aux paiements des frais d'échange et de surestaries. Les clients se présentent devant le chef Echange Documentaire et lui remettent un dossier complet comprenant : les trois connaissements originaux, la photocopie de la carte d'importateur du chargeur, celles de la carte professionnelle et d'identité de la personne ayant acquitté le connaissement, de même que celle de la carte d'identité du client.

Le chef Echange Documentaire, dès réception des dossiers, vérifie si les documents sont au complet et en cours de validité. Il vérifie également si c'est le véritable destinataire des marchandises, c'est-à-dire le chargeur qui se trouve sur les connaissements endossés par celui-ci. Lorsque toutes ces informations sont exactes, il recherche le manifeste correspondant au dossier. Il appose ensuite son visa, marque le montant à payer et transmet le dossier à la facturation.

Le montant à payer diffère selon que ce soit un simple échange de connaissement ou un échange avec lettre de garantie.

V1 Au niveau de la Facturation

La Facturation est une entité de la direction Shipping qui se charge d'établir toutes sortes de factures aux clients.

Dans le cas d'espèce, elle établit la facture échange sur la base des données du connaissement et en fonction du montant transmis par le service Echange Documentaire. Une fois la facture imprimée, elle est transmise au Directeur Shipping.

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V1 Au niveau de la direction Shipping

Le directeur Shipping est le premier responsable de la direction. ^Iiappose sa signature sur les factures après vérification.

V1 Au niveau de l'Echange Documentaire

L'assistant Chef dudit service rapporte les factures à l'Echange Documentaire et les remet aux clients.

V1 Au niveau de la caisse

Les factures sont payées et les montants se répartissent comme suit selon le cas:

Tableau n^o7 : Répartition des frais d'échange.

ELEMENTS		MONTANT (en F CFA)
		Échange avec lettre de garantie	Échange B/L
25000		25000	Timbre connaissement
3000		3000	Frais de banalité
2700		2700	Lettre de garantie
-		12500	TVA
4500		6750	TOTAL
35200		49950

Source : Réalisé par nous-mêmes.

NB: La TVA s'applique uniquement aux frais d'échange B/L et à la lettre de garantie le cas échéant.

V1 Au niveau de L'Echange Documentaire

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Une fois les factures payées, le client apporte le reçu de la caisse accompagné du dossier à l'Echange Documentaire. Ce service la conformité entre le dossier et le reçu de caisse. Après cette vérification, le chef Echange Documentaire joint le manifeste au dossier et tire le BAD correspondant, avec l'ADC ou l'ASC (si le client n'est pas en surestarie). Le BAD, une fois tiré, doit prendre par le service Audit.

~ Au niveau du service de l'Audit Interne

Le service Audit Interne est chargé de contrôler la régularité et la conformité des dossiers. Dans le cadre de l'établissement des bons et autorisations, il vérifie la concordance entre le BAD tiré et le dossier correspondant. Après ceci, il appose son visa et son cachet.

~ Au niveau de la Direction Shipping

Le Directeur Shipping signe les documents à savoir BAD, ADC ou ASC après vérification.

~ Au niveau de l'Echange Documentaire

Tous les dossiers sont ramenés ici après signature. On procède alors à leur dépouillement, c'est-à-dire qu'il faut dissocier les pages originales des souches. Les souches sont alors agrafées aux dossiers, lesquels seront conservés dans les archives du Shipping. Les BAD sont joints aux autorisations de dépotage ou de sortie. Toutes ces étapes achevées, le BAD ainsi que l'ADC ou l'ASC sont alors remis aux clients sur nouvelle présentation du reçu de caisse.

Si le client est en surestarie, c'est-à-dire qu'il n'a pas effectué le dépotage ou la sortie du conteneur dans le délai de franchise, et désire

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obtenir l'ADC ou l'ASC de nouveau, il faudra qu'il paye les frais de surestaries. Elles sont calculées soit par le chef Echange Documentaire ou son assistant. Il en sort une facture appelée facture provisoire de surestaries. Cette facture passe par l'Audit pour contrôle, puis va à la Facturation pour impression.

Lorsque le client n'est pas en possession des connaissements pour une raison ou une autre, mais désire néanmoins obtenir le BAD et l'ADC ou l'ASC, il établira une lettre de garantie dans laquelle il s'engage à fournir les connaissements dans les meilleurs délais possibles et s'engage aussi à garantir le consignataire contre toutes réclamations qui pourraient être faites contre lui suite à la livraison des marchandises. Le client payera alors en plus des frais d'échange, une somme de douze mille cinq cents FCFA (12500 FCFA) correspondant à la lettre de garantie.

Il faut préciser que lorsqu'il s'agit d'une ASC, un contrat de location de conteneur est établi entre l'armateur et le client. Les signataires sont : le Directeur Shipping, agissant pour le compte de l'armateur et le client agissant pour celui du chargeur.

Le contrat est établi au service Echange Documentaire. Il est aussitôt signé par le client. Le dossier est transmis à l'Audit Interne qui vérifie la conformité entre le dossier d'échange, l'ASC imprimée et le contrat qui est en train d'être conclu. Lorsque tous les éléments sont exacts, il les transmet au Directeur Shipping pour signature. Après ceci, la Facturation établit une facture appelée facture Deposit Location Conteneur. Le client se présentera à la caisse avec cette facture pour payer une caution qui varie d'un conteneur à un autre et d'un armateur à un autre.

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La procédure d'échange documentaire ainsi présentée, nous passerons à la présentation des inconvénients de leur lenteur tant sur la société que sur les clients.