Etude et perspectives pour le renforcement de la gestion des valeurs inactives à la trésorerie communale d'Abomey-Calavi

II. LA RESOLUTION DES PROBLÈMES LIÉS À LA PRATIQUE IDENTIFIÉE

A. L'APPROCHE THÉORIQUE DE LA RÉSOLUTION DES PROBLÈMES

Pour étudier la gestion des VI à la TC Ab-C, il convient de commencer d'abord par explorer les contours d'une gestion efficace des VI dans la revue théorique, ensuite d'exposer la gestion actuelle des VI à la TC Ab-C et d'en relever les insuffisances identifiées suite à sa confrontation à la théorie et enfin de proposer des solutions pouvant combler ces insuffisances.

1. LA REVUEDE LA THÉORIE 

a) Définition

Les valeurs inactives sont des formules de toutes natures qui n'acquièrent une valeur que dans la mesure où elles font l'objet d'une émission par le comptable habilité à cet effet.^1(*)

Selon le Manuel de procédure de gestion des valeurs inactives des collectivités locales de Septembre 2017, rédigé par la DGTCP, les valeurs inactives concernées, servent au recouvrement d'une partie des recettes propres non fiscales inscrites au budget de la commune qui sont essentiellement constituées des taxes, des droits et d'autres prestations de l'état civil perçus sans établissement préalable de titre de perception. Les recettes ainsi recouvrées contribuent au fonctionnement de l'administration locale. Elles ont une valeur financière et se gèrent avec le même niveau de sécurité et de traçabilité que la caisse.

b) Catégories de VI existante

Il existe à la date d'aujourd'hui quatre (4) catégories de valeurs inactives utilisées dans les communes que sont :

· la catégorie des timbres (timbres de légalisation des affirmations et des actes administratifs, de dépôt de signature etc.) ;

· la catégorie des tickets (droit de stationnement, droit de place sur marché, etc.) ;

· la catégorie des imprimés (attestation ou certificat de résidence, convention de vente de terrain, certificat de vie et de charge, etc.) ;

· et la catégorie des carnets ( attestation de recasement, autorisation d'ouverture de boutique, etc.).

c) Périmètre

Circuit théorique des VI : Elle se traduit par l'expression de besoins en VI, lacommande et la réception en début d'année, l'approvisionnement en cours d'année et le recollement, la reconduction et l'incinération des VI en fin d'année.

· Expression des besoins en VI et leur commande : Les besoins en VI pour le compte d'une année N sont exprimés par la mairie qui s'adresse au TC. Une fois les besoins exprimés, le SE procède au choix du prestataire suivant la procédure de passation des marchés publics puis, à la commande proprement dite. La commande se fait au plus tard au début du mois de décembre de l'année N-1, pour d'assurer la disponibilité des VI poinçonnées et prises en charge au plus tard le 1er janvier de l'année N. Après réception du bon de commande, le prestataire procède à la livraison dans le délai fixé, dans l'enceinte de la Trésorerie Communale.

· La réception correspond à la livraison des VI à la Trésorerie Communale par le prestataire. À cette étape, la section Valeurs Inactives de la Trésorerie Communaleprocède aux contrôles d'usagese rapportant à la malfaçon ou à l'exactitude en nombre et en montant des VI reçues et aux mentions obligatoires. La livraison fait l'objet d'un procès-verbal de réception des VI. La réception des VI implique leur prise en charge par la section VI.

· L'approvisionnementconsiste à mettre à la disposition des correspondants des VI (prises en charge et poinçonnées), qui en assurent la vente. Il est important de faire établir par le correspondant, un état d'approvisionnement, un bon, une décharge ou un PV d'expédition, sur lesquels sont décrites les valeurs remises. Cet état doit être signé par les deux parties concernées. Lorsque le Régisseur de recettes vend tout ou une partie des VI reçues du TC, il se présente au guichet de ce dernier pour faire le reversement de recettes, sur la base d'une fiche de reversement. En retour, il reçoit de la caisse du TC, une quittance du montant correspondant dont le numéro de quittance est mentionné sur l'état de versement.

· Le recollement : C'est le retour des VI invendues par le Régisseur de recettes. Ce retour s'opère de façon générale et automatique en fin d'exercice budgétaire au plus tard le 31 décembre, et de façon exceptionnelle en cours de gestion.

· La mise en reconduction consiste à rendre valide en année N+1, les VI recollées pour cause d'invendu et celles qui sont restées dans le portefeuille du TC au 31 décembre de l'année N. Aucune VI n'est mise en reconduction plus d'une fois.

· La reconduction quant à elle, fait réintégrer au portefeuille, les VI mises en reconduction. Aucune VI ne devant être reconduite plus d'une fois. Toute VI reconduite une fois au cours d'une année, est incinérée l'année suivante.

· L'incinération : il est question de détruire toutes les VI inaptes à la circulation. De façon générale et automatique, cette destruction s'opère en fin d'année pour des VI déjà reconduites une fois. Elle ne donne lieu à aucune écriture. De façon exceptionnelle, la destruction en cours d'exercice concerne les valeurs inactives qui présentent de malfaçons et les valeurs inactives qui présentent des signes de fraudes. L'incinération des VI se fait en présence d'une commission composée du Conseil Communal, du SE, du préfet ou son représentant, d'un huissier, d'un Policier de Justice, du Trésorier Départemental et du Trésorier Communal qui vérifie d'abord les VI à incinérer avant l'opération.

Principes et stratégies clés : Il s'agit notamment de laplanification, la gestion du capital humain, la sécurisation, la conservation sécurisée, le suivi comptableet les inventaires et contrôles périodiques

· La planification de la commande des VI se fait à travers l'expression du besoin en VI par la Mairie qui s'adresse au TC en novembre de l'année N-1. Celui-ci évalue les stocks disponibles tant au niveau de son portefeuille qu'au niveau des correspondants en tenant compte de la pratique d'incinération ou de reconduction de VI de la commune.

· La gestion du capital humain concerne la séparation des tâches, la formation continue, les conditions de travail et la rémunération. Elle est essentielle car les tâches ne doivent pas être concentrés sur une seule personne.^2(*) Les acteurs impliquées dans le processus de la gestion des VI sont le SE ( responsable des affaires budgétaires à la Mairie) et le Trésorier Communalqui est aidé par le régisseur de recettes de la Mairie, dans la collecte des recettes. Aussi, la vente sur le terrain des VI se fait par les agents collecteurs, formés par la Mairie, qui rendent compte de leur collecte au régisseur de recette.

· La sécurisation concerne la pré-numérotation par le prestataire lors de l'impression des VI, l'unicité des séries, le poinçonnage et les mentions obligatoires (l'insigne ou le logo et le nom de la commune ; la valeur faciale s'il y a lieu ; le millésime^3(*); la codification des valeurs inactives). Ces dispositions permettent dedétecter les numéros manquants, de fiabiliser et de suivre chaque formule de VI.

· La conservation (caveau, accès restreint au personnel de la Trésorerie Communale) réduit les risques d'intrusion.

· Le suivi comptable est assuré par les registres de mouvements (entrées, sorties, retours) et les états d'emploi tirés des systèmes informatisés « WMoney » dans les Trésoreries Communales et de « GBCO » au niveau des Mairies. Les registres tenus par la section valeurs inactives, sont comparés aux états d'emploi, pour s'assurer de conformité entre les deux. La combinaison de l'enregistrement manuel et de celle numérique garantit un suivi efficace des VI.

· Les inventaires périodiques et contrôles inopinéssur place et sur pièces se fontau niveau de la Régie de Recettes, au moins une fois par trimestre. Ce contrôle amène les régisseurs à suivre permanemment les procédures qui ont été établies. Ces contrôles consistent à comparer le stock physique, les états d'emploi et les encaissements. Les VI détériorées, périmées ou frauduleuses font l'objet d'un procès-verbal et d'une destruction contrôlée.

* ¹ BROLLES et AL, « Budget des communes, Gestion et Comptabilité », 2010.

* ²Cf Art 23,27et 113 du Décret N° 2014-571 du 07 octobre 2014 portant règlement général sur la comptabilité publique en République du Bénin.

* ³ Millésime : l'année budgétaire à laquelle appartiennent les valeurs inactives