I.4 LE SUIVI DU
STOCK
Trois systèmes sont suggérés pour
enregistrer les mouvements des stocks :
utilisation d'un cahier des stocks avec une page
séparée par produit
utilisation d'une fiche individuelle par produit si l'on
utilise un classeur
utilisation d'une fiche individuelle par produit,
placée à l'endroit où les produits sont stockés.
Quelle que soit le système adopté, les
informations minimales suivantes doivent être contenues dans les
documents :
· la description du produit
· la description de la transaction
· la date de la transaction
· les quantités reçues ou sorties
· la quantité disponible
· le point ou niveau de déclenchement de
commande.
Dans le contexte des pays en voie de développement,
l'utilisation des fiches de stock pré-imprimées, d'usage
aisé, paraît être la solution la plus adéquate.
I.5 LA CONSERVATION
DES MÉDICAMENTS
Le but de l'amélioration des conditions de stockage est
de limiter les pertes. Pour une meilleure conservation des médicaments
les éléments suivants doivent être pris en compte :
propreté des locaux, désinsectisation et dératisation
régulières, toiture imperméable, pas d'entrée d'eau
ni de rayons solaires sur les produits, bonne ventilation et un bon
éclairage, clef accessible à tout moment, isolation des produits
du sol d'au moins 10 cm, éloignement des produits des murs d'au moins 30
cm, hauteur maximale des colis égale à 2,4 m, dates de
péremption écrites lisiblement sur les emballages, identification
du produit sur emballages, température idéale du local entre
20°C et 25°C et humidité relative de l'air inférieure
à 90%, bonne séparation entre les médicaments et les
autres matériels non médicamenteux, utilisation de la
méthode FIFO (first in - first out) pour la gestion des stocks afin de
les utiliser dans l'ordre de péremption.
I.5.1 CLASSEMENT DES
MÉDICAMENTS
En plus du classement par la méthode FIFO, les
classements des médicaments selon l'ordre alphabétique ou selon
les groupes thérapeutiques sont également jugés
nécessaires. Ce dernier classement facilite le remplacement d'un produit
manquant par un autre de la même classe thérapeutique et donc la
rédaction des commandes.
I.5.2 LE CONTRÔLE QUALITATIF
Les stocks doivent être examinés au moins une fois
par mois pour surveiller des altérations éventuelles et
l'intégrité des emballages. Les produits périmés ou
endommagés doivent être séparés des autres pour
être éliminés ou renvoyés au fournisseur.
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