2.2.5.2 la démarche du contrôle de gestion mise
en oeuvre par le
PACOM
La démarche du contrôle de gestion des radios de
proximité construite par l'Appui Suisse à la Communication
Communautaire (ASCCom), ex PACOM repose sur deux piliers fondamentaux :
- le monitoring et le conseil en gestion ;
- les missions d'audit et de révision comptables.
2.2.5.2.1 Le monitoring et le conseil en gestion
Le PACOM s'est engagé dans une approche nouvelle de
monitoring et de conseil en gestion des APRC, à la suite des constats
que révèlent les différents rapports d'audit
institutionnel et de révision comptable, sur les défaillances
récurrentes dans le système de gestion administrative,
financière et comptable.
Cette approche vise à mettre en place un système
d'assistance conseil sur site, en vue de trouver, à partir des
problèmes réels et de l'identification de leurs sources, les
solutions les plus adaptées aux insuffisances constatées.
Le monitoring et le conseil en gestion se font de façon
mensuel ou trimestrielle au niveau des radios ; ces séances
permettent aux acteurs de la radio ensemble avec les consultants, de faire
l'inventaire des difficultés et faiblesses et de chercher en même
temps les pistes de solution.
Cette méthode a l'avantage de permettre aux organes de
gestion d'avoir le réflexe des procédures. Ainsi pour toute
situation, on se réfère d'abord aux procédures avant de
penser à d'autres alternatives ; mais cela ne se passe pas toujours
aisément.
2.2.5.2.2 Les missions d'audit et de
révision comptable
Les missions d'audit et de révision comptable
constituent le mécanisme par lequel le PACOM s'assure de la bonne
gestion ou non des radios communautaires. Ainsi les missions sont
confiées à des consultants qui se chargent de passer au peigne
fin les différents documents comptables tenus par les radios, ainsi que
le respect des procédures existantes. Au cours de ses missions, une
collaboration avec les membres du comité de contrôle, le
secrétaire aux finances et le comptable est nécessaire pour
cerner tous les aspects de la gestion des ressources financières.
2.3 PROPOSITION DE
SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS
Au regard des insuffisances relevées dans le
fonctionnement des radios communautaires, il nous apparaît opportun de
proposer quelques approches de solutions susceptibles de contribuer à
relever des défis au plan organisationnel et financier.
2.3.1 MISE EN PLACE D'UN DISPOSITIF COHÉRENT
D'APPUI
2.3.1.1 Propositions d'outils et méthodes
d'organisation et de
gestion
En fonction des thématiques du diagnostic, des outils
et méthodes d'organisation et de gestion sont proposés pour
conserver les forces et pour relever les faiblesses des radios
communautaires.
Au plan de la vie associative et du fonctionnement
des organes
· Clarifier les conditions d'acquisition ou de perte de
statut de membre de l'APRC ;
· Assurer la publication de l'APRC au Journal
Officiel ;
· Etablir et partager les mécanismes et
procédures de contrôle de la gestion administrative et
financière de la radio communautaire ;
· Elaborer un guide (check-list) de contrôle de
gestion pour la commission de contrôle ;
· Organiser un atelier d'internalisation des statuts,
règlement intérieur et manuel de procédures ;
· Etablir et suivre le fonctionnement du registre de
délibération du conseil d'administration ;
· Appuyer la réalisation d'une enquête
d'auditoire autour de la radio communautaire.
Au plan de la gestion
administrative
· Affiner l'élaboration du manuel de
procédures administratives et financières ;
· Appuyer la vulgarisation du manuel de procédures
(atelier et procédures sectorielles) ;
· Suivre l'utilisation des outils de gestion de
l'information (cahiers d'appels, de courriers (départ et
arrivée), de transmission (interne et externe), chronos, etc. ;
· Suivre l'utilisation des outils de suivi des agents
(cahiers de présence, de production/occupation, de suivi des
déplacements, des formulaires d'ordre de mission et de compte rendu,
etc.) ;
· Concevoir et mettre en oeuvre un système de
motivation du personnel.
Au plan de la gestion
financière
· Appuyer la mise en place des différents outils
de gestion financière ;
· Concevoir et utiliser un plan comptable ;
· Faire approuver le budget de la radio communautaire en
Assemblée Générale ;
· Veiller à l'élaboration et à la
transmission de rapports financiers mensuels et trimestriels.
En ce qui concerne la Fonction de direction et de
management de la radio, il faut :
· Organiser une réunion périodique de
concertation entre le président du conseil d'administration et le
directeur de station ;
· Organiser une réunion biannuelle de concertation
entre le CA et le personnel ;
· Promouvoir la solidarité, l'esprit
d'équipe et la responsabilité collective au sein du personnel.
Concernant la fonction du personnel, il importe
de
· Veiller à faire viser et enregistrer les
contrats de travail du personnel permanent au service de la main
d'oeuvre ;
· Elaborer une description de poste pour chaque acteur
de la radio communautaire ;
· Concevoir et mettre en oeuvre un système de
motivation et d'intéressement des correspondants locaux ;
· Evaluer périodiquement le personnel.
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