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République du Bénin

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par Gaston MASSIM OUALI
Université d'Abomey Calavi- Cotonou (Bénin) - Diplôme d'études supérieure spécialisée (DESS option Finances et Contrôle de Gestion) 2005
  

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2.2.5.2 la démarche du contrôle de gestion mise en oeuvre par le

PACOM

La démarche du contrôle de gestion des radios de proximité construite par l'Appui Suisse à la Communication Communautaire (ASCCom), ex PACOM repose sur deux piliers fondamentaux :

- le monitoring et le conseil en gestion ;

- les missions d'audit et de révision comptables.

2.2.5.2.1 Le monitoring et le conseil en gestion

Le PACOM s'est engagé dans une approche nouvelle de monitoring et de conseil en gestion des APRC, à la suite des constats que révèlent les différents rapports d'audit institutionnel et de révision comptable, sur les défaillances récurrentes dans le système de gestion administrative, financière et comptable.

Cette approche vise à mettre en place un système d'assistance conseil sur site, en vue de trouver, à partir des problèmes réels et de l'identification de leurs sources, les solutions les plus adaptées aux insuffisances constatées.

Le monitoring et le conseil en gestion se font de façon mensuel ou trimestrielle au niveau des radios ; ces séances permettent aux acteurs de la radio ensemble avec les consultants, de faire l'inventaire des difficultés et faiblesses et de chercher en même temps les pistes de solution.

Cette méthode a l'avantage de permettre aux organes de gestion d'avoir le réflexe des procédures. Ainsi pour toute situation, on se réfère d'abord aux procédures avant de penser à d'autres alternatives ; mais cela ne se passe pas toujours aisément.

2.2.5.2.2 Les missions d'audit et de révision comptable

Les missions d'audit et de révision comptable constituent le mécanisme par lequel le PACOM s'assure de la bonne gestion ou non des radios communautaires. Ainsi les missions sont confiées à des consultants qui se chargent de passer au peigne fin les différents documents comptables tenus par les radios, ainsi que le respect des procédures existantes. Au cours de ses missions, une collaboration avec les membres du comité de contrôle, le secrétaire aux finances et le comptable est nécessaire pour cerner tous les aspects de la gestion des ressources financières.

2.3 PROPOSITION DE SOLUTIONS ET RECOMMANDATIONS

Au regard des insuffisances relevées dans le fonctionnement des radios communautaires, il nous apparaît opportun de proposer quelques approches de solutions susceptibles de contribuer à relever des défis au plan organisationnel et financier.

2.3.1 MISE EN PLACE D'UN DISPOSITIF COHÉRENT D'APPUI

2.3.1.1 Propositions d'outils et méthodes d'organisation et de
gestion

En fonction des thématiques du diagnostic, des outils et méthodes d'organisation et de gestion sont proposés pour conserver les forces et pour relever les faiblesses des radios communautaires.

Au plan de la vie associative et du fonctionnement des organes

· Clarifier les conditions d'acquisition ou de perte de statut de membre de l'APRC ;

· Assurer la publication de l'APRC au Journal Officiel ;

· Etablir et partager les mécanismes et procédures de contrôle de la gestion administrative et financière de la radio communautaire ;

· Elaborer un guide (check-list) de contrôle de gestion pour la commission de contrôle ;

· Organiser un atelier d'internalisation des statuts, règlement intérieur et manuel de procédures ;

· Etablir et suivre le fonctionnement du registre de délibération du conseil d'administration ;

· Appuyer la réalisation d'une enquête d'auditoire autour de la radio communautaire.

Au plan de la gestion administrative

· Affiner l'élaboration du manuel de procédures administratives et financières ;

· Appuyer la vulgarisation du manuel de procédures (atelier et procédures sectorielles) ;

· Suivre l'utilisation des outils de gestion de l'information (cahiers d'appels, de courriers (départ et arrivée), de transmission (interne et externe), chronos, etc. ;

· Suivre l'utilisation des outils de suivi des agents (cahiers de présence, de production/occupation, de suivi des déplacements, des formulaires d'ordre de mission et de compte rendu, etc.) ;

· Concevoir et mettre en oeuvre un système de motivation du personnel.

Au plan de la gestion financière

· Appuyer la mise en place des différents outils de gestion financière ;

· Concevoir et utiliser un plan comptable ;

· Faire approuver le budget de la radio communautaire en Assemblée Générale ;

· Veiller à l'élaboration et à la transmission de rapports financiers mensuels et trimestriels.

En ce qui concerne la Fonction de direction et de management de la radio, il faut :

· Organiser une réunion périodique de concertation entre le président du conseil d'administration et le directeur de station ;

· Organiser une réunion biannuelle de concertation entre le CA et le personnel ;

· Promouvoir la solidarité, l'esprit d'équipe et la responsabilité collective au sein du personnel.

Concernant la fonction du personnel, il importe de

· Veiller à faire viser et enregistrer les contrats de travail du personnel permanent au service de la main d'oeuvre ;

· Elaborer une description de poste pour chaque acteur de la radio communautaire ;

· Concevoir et mettre en oeuvre un système de motivation et d'intéressement des correspondants locaux ;

· Evaluer périodiquement le personnel.

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9Impact, le film from Onalukusu Luambo on Vimeo.



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