Analyse de la politique de gestion des stocks dans une entreprise pétrolière. Cas de la SEP-Congo.

CHAPITRE 4. LA GESTION DES STOCKS PAR SEP-
CONGO

Dans le but d'affirmer notre hypothèse de travail, il s'avère nécessaire d'analyser la façon dont la gestion des stocks s'effectue à SEPCONGO.

4.1. Les produits entreposés par SEP-CONGO

La plupart les produits dérivés du pétrole, les produits entreposés par SEP-CONGO sont :

1. Le pétrole

C'est une huile minérale naturelle (bitume liquide) accumulée en gisements et utilisée comme source d'énergie. Sa prospection se fait par forage (derrick, trépan), elle peut être transportée par oléoduc, pipeline, pétrolier, tanker et par wagon-citerne.

A l'état brut ou naturel, elle est connue sous le nom de naphte. Par raffinage ou distillation du pétrole on dérive aux produits tels que : l'huile légère, l'huile lampant, l'essence, le gazole, l'huile lourde, l'huile de graissage, la paraffine, ainsi que les résidus (fioul, mazout, vaseline, bitume, brai). Ce produit est représenté, pour besoin de codification, sur les documents par « Pe ».

2. L'essence

C'est un hydrocarbure, produit de la distillation du pétrole brut, c'est un liquide très volatil, odorant et flammable. Il est employé comme carburant des moteurs à explosion et comme solvant. Celui-ci est identifié par « Super carburant » en sigle « Sc ».

3. Le gasoil ou gas-oil (gazole)

C'est un produit combustible provenant de la distillation du pétrole et utilisé comme carburant dans les moteurs Diesel. Il est repris sur tous les documents SEP par l'initiale « Go ».

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4. Le gaz liquide (GPL), plus précisément du Gaz butane.

5. Les huiles de base qui servent à fabriquer les lubrifiants.

6. Le Jet A1 vulgairement appelé Kérosène.

4.2. La pratique de la gestion des stocks par SEP-CONGO

La gestion des stocks par SEP-CONGO a pour opérations de base l'approvisionnement ou la réception, la manipulation, ainsi que la distribution des produits mis à sa disposition par les sociétés commerciales. Et pour cela SEP utilise certains documents à travers lesquels nous pouvons comprendre sa politique.

4.2.1. Quelques documents utilisés

Dans le but de mieux coordonner les mouvements des produits et pour faciliter le contrôle de gestion, SEP-CONGO utilise un certain nombre des documents.

Etant donné l'expansion de l'informatique, et dans le but de rationaliser un système qui permette de passer d'un langage naturel à un langage symbolique dont l'assimilation est possible par des machines, capables de traiter l'information, les agents de SEP prennent soin de codifier la plupart des documents. Ces documents sont :

1. Programme pompage

Il est dans le but d'ordonner le transport de produit dans les deux pipelines de MATADI à KINSHASA. Il est fait en fonction des arrivages, du volume disponible à recevoir à ANGO, des besoins et du creux à Kinshasa.

Il est établi sous forme de message écrit :

o Emetteur : L'unité distribution ;

o Destinataire : Base d'ANGO ;

o Mode de transmission : par télex pour ANGO ou par radio HF ;

o Libellé : Identification du pipeline (PL) à mouvementer, du produit et du volume à pomper.

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Ce document est établi en se référant à un autre document appelé « Plannings arrivage tankers », émis par l'unité approvisionnement.

Tableau 3: Planning arrivage tankers (en TM)

Fournisseur	Tanker					ETA	Déchargeme nt
MOCOH	RAS
TOTAL	SAN				370	07/12/201	ANGO
	BENED				0	0
	ICTO
SONANGOL	NGOL		450	450		07/12/201	ANGO
	DANDE		0	0		0
X-OIL	T.B.N					18/12/201	MOANDA
						0	10.000 TM produits confondus
TRAFIGUR	RAS
A
STASCO	M/T	170		250		20/12/201	ANGO
	ABEDI	0		0		0

Source: Unité approvisionnement SEP-CONGO; le 22/05/2011

Dans ce tableau est repris l'intitulé du fournisseur, du fréteur dont le bateau transporte le produit ainsi que sa quantité. On reprend également le jour prévu d'arrivée du bateau et son lieu de déchargement.

Les plannings arrivages tankers lui est élaboré par l'unité approvisionnement sur base des messages déposés par les sociétés commerciales, messages ayant trait aux des contrats avec leurs fournisseurs.

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2. Dispatching commercial

Il s'agit d'un ordre émanant des sociétés commerciales, exprimé sous forme d'un message radio destiné à un dépôt terminal, spécifiant au représentant local de la société commerciale les clients retenus, bénéficiaires de la mise en place réalisée. Cet ordre est valable à condition que la société commerciale ait du stock au dépôt concerné.

Il reprend les éléments ci-après :

o Emetteur : Direction commerciale du siège des sociétés commerciales ;

o Destinataire : Direction régionale des sociétés commerciales via dépôt terminal ;

o Mode de transmission : Télex, Internet, Radio HF, etc.

Exemple : livraison de 10 m cube = Sc (Dix mètres cubes) d'essence au client KAYANGA à KINSHASA

Le cumul des dispatchings commerciaux des sociétés commerciales doit être égal à quantité mise en répartition. Et ce dernier aide à contrôler les accusés de réception venant des dépôts terminaux.

3. Dispatching convoi

Le dispatching convoi reparti les expéditions des produits entre les sociétés commerciales. Il suit également le stock non reparti.

Libellé du document :

· Identification par un numéro de suite ;

· La référence du convoi ;

· La date de départ Kinshasa ;

· La composition du convoi par :

o Société commerciale ;

o Client prioritaire ;

o Dépôt terminal à ravitailler.

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4. Le registre de transmission de dispatchings

C'est un cahier qui a comme rubriques :

· Le numéro et le convoi relatif au dispatching ;

· Le numéro de l'instruction de la société commerciale ;

· La société instructrice ;

· La date et l'heure de remise à la transmission ;

· La date et l'heure de transmission ;

· La date d'entrée à l'unité distribution ;

· Le libellé du dispatching.

Le registre est consulté systématiquement par le responsable des transmissions et le prépose aux dispatchings afin de détecter une anomalie ou un retard éventuel.

5. Relevé des dispatchings

C'est un document établi dans le cadre du rapport mensuel par un dépôt. Il est réceptionné par un radio et par toute autre voie éventuelle. Le prépose aux dispatchings testera ce relevé sur les originaux de dispatchings.

6. Câble des stocks

Ce document a pour but de faire connaître chaque jour la situation des stocks de différents partenaires commerciaux et clients prioritaires, de manière à démontrer le stock réel corrigé par les pertes de transport et d'exploitation. Il comprend :

· Le stock brut, résultat du jaugeage des réservoirs ;

· Le fond de bac ;

· Les droits individuels de sociétés commerciales ;

· Les droits de tiers ;

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· Le stock non reparti ;

· Le stock pour consommation SEP ;

· L'écart d'exploitation.

7. Programme et bon de livraison

Pour Kinshasa, tous les programmes de livraison émanant des sociétés commerciales transitent obligatoirement par l'unité distribution. Ils sont accompagnés de copies roses de bons de livraison (instruction donnée à SEP-CONGO de livrer le produit indiqué suivant la quantité mentionnée). Le programme de livraison reprend les sorties sollicitées par une société commerciale. Il est introduit de préférence septante deux (72) heures avant l'exécution, et au plus tard à 10h30' afin de respecter un délai logique d'exécution. Ce passage obligé à l'unité distribution permet à celleci d'examiner la disponibilité des stocks eu égard aux stocks individuels physiques.

8. Fiche de stocks par quota

C'est un document tenu par l'unité distribution, tout comme chaque dépôt et par quota alloué aux sociétés. Les quantités y sont exprimées à température ambiante et les sorties journalières viennent en déduction du quota.

Cette fiche a pour but, le suivi par produit des quotas accordés. Il convient de signaler qu'actuellement, à Kinshasa, à la place de ce document on utilise des fois le câble des stocks.

9. Transfert inter-dépôt

C'est un document qui reprend tous les transferts des produits inter-dépôt qui sont coordonnées par la distribution sur demande de sociétés commerciales.

10. Statistiques

Ce document emmagasine les statistiques des sorties de produits vers la clientèle sur des situations extracomptables. Elle récolte les sorties journalières par société commerciales, par produit et par dépôt

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pour dégager une situation décadaire et mensuelle. Cette situation est rapidement envoyée au DFN pour lui permettre de faire des prévisions de recettes. Toutes ces données sorties, à l'exception de celles de Kinshasa, parviennent à l'unité distribution via le radio. Le document décadaire ou mensuel intitulé << sorties vers la clientèle » donne la situation globale de sorties par dépôt.

Subsidiairement au document << sorties vers la clientèle », la distribution tient d'autres statistique de sorties vers certains clients particuliers tels que :

· L'armée ;

· La présidence de la république ;

· Le gouvernement ;

· Les bateaux ;

· Etc.

11. La demande de facturation (TO5)

C'est un document émis par la distribution dans le but de déterminer le montant à payer à la caisse par la société commerciale suite à un programme de livraison déposé en retard ou à un bon de livraison exécuté anticipativement.