1.6 Préalable à la gestion des stocks
Dans les entreprises qui possèdent des stocks, il
existe certaines notions qui servent de base à la gestion des stocks et
qui sont à la base d'une fiabilité des données de
stock.
En effet, les causes d'enregistrements erronés sont
nombreuses, mais elles sont souvent issues des mauvaises procédures
d'enregistrement. Il semble alors qu'il faut avoir un bon système de
codification et des procédures de transaction simples pour obtenir une
fiabilité des données de stock. Il faut notamment :
· Identifier l'article : car beaucoup d'erreurs ont pour
origine la mauvaise identification des articles ;
· Vérifier les quantités ;
· Enregistrer toutes les données liées
à la transaction dans le système de gestion ;
· Réaliser enfin la transaction.
Pour ce fait, il est évident de dire que la
connaissance des différents articles est l'un des préalables
à la gestion des stocks. La connaissance dont il est question ici doit
permettre, non seulement d'identifier, mais également de localiser et de
classer des articles faisant l'objet de stockage. Elle est relativement
aisé là oil les produits sont peu nombreux, elle devient complexe
lorsque le nombre d'article gérés augmente. Dans bien
d'entreprises, on a décidé, pour résoudre ce
problème, de codifier, de nommer et de classer les articles.
Analyse de la politique de gestion des stocks dans une
entreprise pétrolière cas de la
SEP-CONGO
1.6.1. La codification
Elle a pour but rationalisation d'un système qui
permette de passer d'un langage naturel à un langage symbolique dont
l'assimilation est possible par des machines capables de traiter
l'information.
En fait, il s'agit d'affecter à chacun des articles un
numéro de code qui en permettra l'identification. Il faudra signaler
que, non seulement les articles mais également les documents peuvent
être codifiés pour permettre une bonne suivie des
opérations.
Une telle numération présente l'avantage, par
rapport à la désignation, d'une plus grande concision. Mais il
conviendra de respecter, dans la constitution du numéro lui-même,
des règles précises afin d'éviter les confusions
ultérieures.
1.6.2. La nomenclature
Elle consiste à établir une liste de tous les
articles utilisés dans l'entreprise et elle comprendra, au moins, pour
chacun d'eux :
- Le numéro de code
- La désignation complète ou succincte
(abrégée)
D'autres renseignements peuvent être ajoutés en
fonction de l'utilisation qui doit être fait. Les articles étant
connus, classés, codifiés et répertoriés, il
importe d'avoir une idée de valeur économique
représentée par chacun.
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