Il est constitué de sept principaux grands fichiers qui
parlent :
- Classe 1000 : de l'organisation en générale
- Classe 2000 : la GRH
- Classe 3000 : de la Direction Ressources Financières
- Classe 4000 : des Ressources Matérielles
- Classe 5000 : de la Commercialisation
- Classe 6000 : de l'Exploration Pétrolière
- Classe 7000 : de la Production, Projet et
Développement
Chaque utilisateur consulte le groupe d'archives qui lui est
concerné. Ceci afin d'éviter une perte de temps précieux.
L'accès à l'information est rapide et contrôlé. Il
est nécessaire d'avoir une autorisation délivrée par sa
hiérarchie et/ou la hiérarchie du service concerné pour
acquérir une information classée confidentielle par ce
service.
Prenons le cas des dossiers classés 6000 et 7000
respectivement Exploration et Production, l'accès est strictement
réservé aux techniciens et ingénieurs. Un personnel de la
DSC devra prendre une autorisation pour accéder à ces
fichiers.
Cette Banque de données de documents
numérisés et stockés, est quotidiennement consultée
par les utilisateurs de l'ETAP. Ceci dans le but d'actualiser, de comparer les
informations reçues, d'avoir des preuves en cas de problèmes de
fonctionnement de chaque direction. Ex : Lors de l'émission d'un BC,
automatiquement la référence du Bon de Commande est la même
sur le Bon d'Achat et sur la facture d'achat.
L'accès à la classe 2000 : GRH, est strictement
réservé à une catégorie de personne précise
même dans cette direction. Ce fichier contient les données
confidentielles qui concernent la vie privée de tous les salariés
de l'ETAP. Donc l'accès de cette archive est contrôlé et
sécurisé par des codes.
Il en est pareil avec la Classe 3000 : Direction Ressources
Financières, qui contient tout ce qui est financier dans l'ETAP
(salaires, Ordre de Virement, règlement factures, Bon Achat, Bon
Commande, documents financiers et comptables). L'accès est aussi
très limité même aux personnes de cette direction.
Ex : Procédons à la description
Classeur 1100 : Organisation Administrative Ce classeur est composé de
quelques sous-classeurs tels que :
- 1110 Législation de Réglementation
- 1120 Historique de l'entreprise
- 1130 Comités et Organes de direction.
Dans chaque sous-classe, il contient des dossiers respectant la
codification du Sous-Classeur
Principal.
Ex : 1110 Législation et
Réglementation
1111 - Textes Réglementaires de création de
l'ETAP
1112 - Textes Réglementaires de l'organisation et de
fonctionnement de l'ETAP
Et parfois dans des dossiers on retrouve aussi des sous-dossiers
:
Ex : 1130 Comités et Organes
1131 Conseil d'administration
1132 Comités
1132-1 Comités Directeurs (Procès Verbaux)
1132-1 Comités Techniques des Concessions (TCM)
Sur l'écran de présentation à la gauche de
l'utilisateur, on remarque une liste de fonction du
GEIDE divisé en « Actions » et
« Vues ». Dans les listes « Actions » et
« Vues » on a des
fonctions telles que : (voir sur le schéma plus haut)
