SECTION II : LES OUTILS DE LA CI
Il existe un bon nombre d'outils efficaces pour
réaliser une bonne communication en entreprise, sans pour autant se
substituer à l'indispensable dialogue et contacte physique.
Le recours à ces solutions permet des économies: nous
parlerons des outils traditionnels de la communication (sous-section 1) et des
outils modernes (sous-section 2)
Sous section 1 : Les outils traditionnels
ü La note d'information: elle s'adresse
en général à tous les salariés et concerne la vie
de l'entreprise ;
ü Le téléphone: le
téléphone est considéré comme un outil traditionnel
de communication, il permet aux agents d'une même entreprise de
communiquer entre eux ou de rentrer en contact avec l'extérieur et vice
versa;
ü Le fax: le fax est un moyen de
communication qui utilise un support écrit, il permet donc de
communiquer à distance;
ü La réunion: est un moyen de
communication direct, où nous sommes en contact avec notre
interlocuteur;
ü Le tableau d'affichage: le tableau
d'affichage est considéré comme un moyen traditionnel de
communication, il permet donc à un plus large public de prendre
connaissance d'une information que veut véhiculer l'entreprise;
ü Les notes de service: la note de
service, permet à la hiérarchie de faire connaitre l'orientation
qu'elle souhaite donner dans l'organisation du travail;
ü La circulaire: la circulaire s'inscrit
dans la même logique que la note de service;
ü Le règlement intérieur:
le règlement intérieur est un moyen de communication, celui-ci
doit être remis à chaque nouvel employé, il permet donc
à ce dernier de se familiariser avec les pratiques mises en place par
l'employeur;
ü Les mémos: (textes courts
contenant une information précise, communication ascendante ou
verticales);
ü Le journal papier de l'entreprise:
(communication descendante mais aussi verticale entre salariés. Outil
privilégié de la culture d'entreprise
ü La boîte à idées:
le principe est simple, le personnel dépose par écrit,
anonymement ou non, ses suggestions. Celles-ci traitent de l'entreprise sous
différents angles.
Sous-section 2 : Les outils moderne de la CI
Film, diaporama, vidéo, vidéoconférence,
intranet... sont autant d'outils, plus ou moins récents, mis à la
disposition des communicants d'entreprise. Souvent chers, parfois complexes,
généralement impressionnants, «ces nouveaux
médias» sont plus ou moins utilisés selon la taille des
entreprises, leur capacité à dégager les budgets
nécessaires, leur volonté à mettre en place la logistique
ad hoc et l'adaptabilité du personnel.
Il s'agit de :
ü Internet: le monde vit une
révolution remarquable qui a un impact sur les réalités de
l'entreprise. Il s'agit de la révolution des technologies de
l'information et de la communication. A cet effet, plusieurs outils ont
révolutionné l'organisation interne et externe des entreprises.
De cette explosion technologique, internet s'impose comme le moyen de
communication le plus moderne. Le développement des nouvelles
technologies de l'information et de la communication (NTIC) et la
démocratisation de l'accès aux services, a permis la
création d'intranet: ce dernier est un vrai portail d'informations pour
les travailleurs et il permet aussi la gestion administrative (avancement,
congé, arrêt etc....) en ligne et en temps réel ;
ü L'audiovisuel: film, diaporama,
vidéo d'entreprise ... ces instruments sont tout à fait
entrés dans les moeurs. Ce sont des supports de communication efficace
(bonne transmission de l'information, compréhension et
mémorisation aisées) et agréable pour les spectateurs ou
les auditeurs. Au prix d'un petit effort d'attention (bien moindre que pour
des supports écrits), ils reçoivent confortablement le
massage ;
ü Les forums de discussion sur internet:
communication ascendante et transversale ;
ü Le journal électronique: le
journal électronique de l'entreprise et les courriels permettant de
réaliser de façon interactive la communication aussi bien
descendante qu'ascendante dans le cas des courriels) ;
ü L'intranet: utilisant les technologies
de l'intranet (tels les liens hypertexte, les moteurs de recherche et le
courrier électronique), l'intranet permet, à moindre coup et en
toute sécurité (seuls les membres autorisés peuvent
accéder aux informations), le transport et le partage de texte, d'images
et de sons entre les membres d'une même entreprise, ou d'un même
groupe, quel que soit l'endroit où ils se trouvent.
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