Chapitre 4. Etablir un
budget prévisionnel
Avant de soumettre le projet pour approbation en mairie, il
faut pouvoir annoncer à combien le projet est estimé. Ce budget a
plusieurs utilités (section 1), ce pourquoi il doit être
précis et le plus complet possible (section 2).
Section 1. Utilité du budget prévisionnel
Il s'agit d'un document financier ayant pour but de
répertorier les dépenses et les recettes liées à
une action. Avant toute soumission du projet à la mairie ou demande de
subvention, il convient de savoir combien la réalisation va couter
à la ville.
L'utilité première de ce document est de
s'assurer de la viabilité et de la rentabilité du projet. Il
permet d'avoir une vue globale et détaillée de l'ensemble des
charges et recettes. Il s'agit aussi d'un moyen de prévention contre les
déficits budgétaires.
Cette estimation est importante, le projet pouvant être
invalidé par le conseil municipal s'il estime celui-ci
démesurément coûteux par rapport à la portée
du projet. Car il s'agit en effet de l'une des seules préoccupations du
conseil lors du vote : le coût et la portée. Il faut que les
moyens engagés par la mairie soient en corrélation avec
l'intérêt que pourra avoir le public.
Cela servira également à savoir quel montant
pourra être demandé en subvention à la DRAC ou quelle aide
pourra être demandée au mécène. Cela peut être
primordial car certains projets ne sont envisageables qu'avec une aide
financière extérieure et ne verraient pas le jour avec le seul
financement de la ville. En tout état de cause, la DRAC requiert ce
budget prévisionnel lorsqu'une demande de subvention est
sollicitée.
Enfin ce document sera utile après la
réalisation du projet. Il servira en effet pour comparer les
dépenses prévues avant la réalisation du projet et les
frais réellement occasionnés par l'ensemble du projet. Cela
permettra donc d'établir le bilan financier de l'action (Partie 3).
Du fait de sa triple utilité, il est nécessaire
que le budget prévisionnel soit complété attentivement et
le plus objectivement possible.
Section 2. Composition du budget prévisionnel
Le budget prévisionnel recense l'ensemble des charges
requises et des charges générées par le projet. Il s'agit
d'un « prévisionnel ». Les sommes sont donc toujours
arrondies. Un budget prévisionnel se fait en deux étapes qui font
d'ailleurs l'objet de deux colonnes distinctes dans un tableau
prévisionnel. Il faut faire la somme des dépenses du service
(§1) puis la somme de ses futures ressources (§2). (voir annexe L
p.93)
§1. Les charges
Les catégories de charges sont classées par
numéro de 60 à 68. Il doit donc être indiqué :
- Les dépenses d'achat qui comprennent les prestations
de services (intervention d'un artiste, de techniciens,...), les fournitures
(fournitures administratives, matières premières,
équipement,...).
- Les dépenses de services extérieurs qui
comprennent les locations, l'entretien et les réparations, l'assurance
si nécessaire.
- Les dépenses autres de services extérieurs
comprenant toutes les rémunérations intermédiaires et les
honoraires, la publicité (achat d'affiches, de plaquettes,...) ou encore
les frais postaux.
- Les charges de personnel comprenant la
rémunération (salaires et primes), les charges sociales et autres
charges (repas, déplacements, formations,...).
- Les frais généraux (charges
financières, charges de gestion courante,...).
Une fois le total de ces charges calculé, il doit
être indiqué si des contributions volontaires seront
apportées (bénévolat, mise à disposition
gratuite,...).
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